Jana Van de Walle, Author at incrius | IT ARCHITECTS

Budgetoefening 2023, IT-managers wacht stevige uitdaging.

De uitdaging van 2023

Ben jij verantwoordelijk voor het IT-budget binnen je onderneming? Lees dan zeker verder. Want dit jaar is, zoals we allen wel konden verwachten, niet zoals anders. De gevolgen van de Covid-pandemie, de oorlog in Oekraïne en de energiecrisis zijn (helaas nog steeds) duidelijk voelbaar, ook in de IT-sector.

Wie in de huidige conjunctuur de budgetoefening maakt voor 2023, staat dan ook voor een stevige uitdaging. Als jouw IT-sparringpartner denken we graag met je mee. Daarom geven we je in wat volgt alvast enkele tips om je aankoopplan alsnog haalbaar en accuraat op te stellen.

“Haalbaar en accuraat?”, hoor ik je denken. Jazeker, want dit jaar moet je rekening houden met de onvoorspelbaarheid van drie belangrijke factoren:

1) Levertermijn:

Voor de eerste factor, een langere levertermijn, hadden we een half jaar terug al gewaarschuwd en dat blijft ook zeker de komende maanden nog aan de orde. Door chiptekorten en leveringsproblemen op bepaalde productlijnen kan de levertermijn van een paar weken opschuiven tot enkele maanden.

2) Prijs:

Aangezien dit jaar zowat álles duurder werd, komt deze factor vast niet als een verrassing. De meeste prijzen zijn dollargerelateerd en dus onderhevig aan een schommelende wisselkoers. Daarnaast zijn ook containerkosten fors toegenomen waardoor je voor opslag en/of transport vaak meer betaalt. Verder zorgen de hierboven genoemde chiptekorten voor een discrepantie tussen vraag en aanbod, wat resulteert in hogere aankoopprijzen.

3) Geldigheidsduur:

Waar een budgetofferte vroeger gemakkelijk enkele maanden geldig bleef, kunnen leveranciers (en dus ook wij) door de onvoorspelbare marktfactoren, de meegedeelde prijzen niet lang vasthouden. Hou er dus rekening mee dat de geldigheidsduur van je offerte korter zal zijn dan je gewoon bent.

Tips voor een haalbare budgetoefening

Gezien de onvoorspelbaarheid van de markt op vandaag, raden we aan om niet af te wachten. Werk tijdig je budget uit en ga ook direct na de goedkeuring over tot effectieve bestelling. Zo ben je zeker dat je budgetprijs nog geldig is en anticipeer je op lange levertermijnen. Als je nog in 2022 bestelt, met levering in 2023, verschuif je de bestelling naar het nieuwe boekjaar én kan je project normaal tijdig opgeleverd worden.

Op sommige productlijnen, zoals PoE switches, is er momenteel een extra lange levertermijn. De verwachting is dat tegen Q2 2023 de back-order achterstand zal ingehaald zijn en er terug zoals gewoonlijk kan aangeleverd worden.

Blijf niet met vragen zitten

Bekijk je graag je planning met ons zodat je volgend jaar niet voor verrassingen komt te staan? Heb je vragen rond projecten, levertermijnen,… ?

CONTACTEER ONS

Quite possibly you’ll like us

Ons kantoor

Incrius N.V.
Dorpsstraat 19
BE-9270 Laarne
België

E-mail: hello@incrius.be
Tel: +32 9 231 26 88

Ondernemingsnummer: BE0418477301

Openingsuren
maandag - vrijdag:
08:30 - 12:30 / 13:00 - 17:00

Modern werken, dat doen wij toch al?

Modern werken, een term waar we niet meer omheen kunnen. Voor ons meer dan reden genoeg om er een webinar aan te wijden. De opname van het webinar: “Modern werken, The good and the bad” kan je gratis opvragen:

Bekijk het webinar

Wie liever leest dan luistert, komt hieronder alvast heel wat over modern werken te weten.

Modern werken, wat is dat nu juist?

Er is niet echt een vaste definitie voor, maar algemeen wordt aangenomen dat een moderne werkplek zich kenmerkt door volgende 4 facetten:

1) Meer mobiliteit en flexibiliteit:

Medewerkers kunnen mobiel aan de slag, zowel op vlak van hardware als software. Ze kunnen met andere woorden flexibel werken, onafhankelijk van tijd, plaats of toestel. Bovendien hebben medewerkers niet langer voor alles de ICT-dienst nodig.

2) Optimale communicatie en samenwerken:

Aangepaste infrastructuur en moderne software zorgen ervoor dat medewerkers optimaal kunnen communiceren en samenwerken. Zo kan je naast het klassieke bellen en mailen, via MS Teams informeel chatten op een beheerde en veilige werkomgeving, ook met externen. Allen samen vergaderen in één ruimte maakt plaats voor hybride vergaderen dus vanop verschillende locaties, individueel of in groep, met video en/of audio op je laptop, smartphone of in een teamsroom. Alles is mogelijk.

Maar naast de vernieuwde hard- en software, is het ook een kwestie van goede afspraken en een open mentaliteit. Wat wordt wanneer en op welke manier gecommuniceerd? Die laatste verandering is vaak de lastigste.

3) Slimmer beheer van data:

Elke dag wordt nieuwe data gegenereerd: contracten, klanteninfo, productiefiches enz. Alles overzichtelijk beheren doe je onder meer met MS Teams; dé overzichshub tussen systemen en tools. Orde is één zaak, maar kan het ook niet eenvoudiger? Dankzij modern werken worden repetitieve taken opgespoord en omgezet in automatische processen, wat weer een berg werk spaart.

4) Security:

Moderne tools ondersteunen bovenstaande facetten waardoor jij antwoord krijgt op al je vragen betreffende veiligheid. Waar zijn je toestellen? In welke staat bevinden ze zich (updates, garantietermijnen…)? Hoe zijn ze beveiligd? Wie exact logt er in vanuit externe plekken? Wie heeft welke rechten?

Waarom wordt modern werken steeds belangrijker?

Anno 2022 is het niet evident om de juiste man/vrouw op de juiste plaats te vinden. Personeelsdiensten hebben moeite om de juiste kandidaten voor hun vacature aan te trekken maar ook nadien tevreden te houden. Want een goede woon-werkbalans is stillaan een must geworden. Is het mogelijk om zelf de kids af te zetten aan de schoolpoort en dat uurtje later op de avond in te halen als ze liggen te slapen of kan je tijdens twee afspraken door even je offerte bijwerken terwijl je geparkeerd staat? De mate waarin een bedrijf flexibiliteit en modern werken aanbiedt, blijkt voor sollicitanten vaak een doorslaggevend criterium.

Veel meer dan enkel thuiswerk

Bij modern werken denken we veelal aan thuiswerkers, maar het kan ook voor andere vestigingen of afdelingen, mergers & acquisitions, (onder-)aannemers, partners, externe consultants, supplier chain… van toepassing zijn. Zo kunnen handmatige checklists op een productieafdeling geautomatiseerd worden en kan je de communicatie tussen verschillende diensten optimaliseren met moderne tools. Bij externe consultants loert het gevaar dat zij ook na hun diensten nog onbedoeld toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Ook dat kan je met een moderne werkplek beter ondervangen.

Meer dan een digitale kopie van de analoge werkomgeving

Met Outlook denken we al modern bezig te zijn, maar vaak is dit niet meer dan de digitalisatie van de vroegere dossierkasten en postvakjes op bureau. Bestanden worden via mail doorgestuurd, maar waar belandt het dan, wie heeft uiteindelijk de “juiste” versie en raakt er soms eens een deel verloren?

Door outlook te gaan combineren met bijvoorbeeld Sharepoint, heb je steeds de laatste versie van je bestand (met alle tussenliggende revisies die je kan terughalen), weet je exact wie welk bestand heeft geopend en werk je vanop afstand synchroon samen aan een dossier. Kortom… meer productiviteit, betere communicatie en minder frustraties.

Maar dat is slechts één voorbeeld dat aantoont dat we er nog niet helemaal zijn (al denken we vaak van wel). MS365 bestaat uit een hele suite tools die samen een sterke basis vormen voor het creëren van een moderne werkplek. In het webinar gaat Michael hier dieper op in.

The good and the bad

Modern werken heeft talloze voordelen maar gaat uiteraard ook gepaard met enkele uitdagingen. We zetten ze even tegenover elkaar:

Is modern werken wel voor iedereen the way to go en hoe weet je of je er als onderneming klaar voor bent? Dat en vele andere vragen komen in het webinar aan bod.

Incrius als partner in je weg naar een moderne werkplek?

Goeie keuze, want het zit in ons DNA. Als je ons aanbod bekijkt, dan zie je dat wij vertrekken vanuit “digitale werkplekken en samenwerken” om daarrond onze andere diensten uit te werken. Eerst willen we weten wie jullie zijn, hoe jullie werken en waar jullie naartoe willen. Zo kunnen we samen op zoek gaan naar wat voor jullie de beste werkplek is en welke infrastructuur, software, beveiliging en begeleiding jullie daarvoor nodig hebben.

Benieuwd naar wat we je kunnen bieden of kom je graag gewoon eens luisteren? Neem contact op en we staan je graag te woord.

Boek een afspraak met een van onze experts

User awareness training maakt je medewerkers bewust voor phishing

Met security oplossingen kunnen we optimaal beveiligen, maar de eindgebruiker blijft helaas de zwakste schakel. Dat weten hackers uiteraard ook. Zij worden steeds inventiever in het verleiden van eindgebruikers en zetten hiervoor alle mogelijke kanalen in.

Welke kanalen worden voor phishing gebruikt?

Phishing via e-mail kennen we allemaal. Tegen deze vorm kunnen we ons op vandaag dan ook het best beveiligen. Maar daar blijft het niet meer bij. Van sms tot WhatsApp of zelfs gewoon telefonisch, phishing blijft alom tegenwoordig en hackers worden steeds vindingrijker én professioneler. We beschrijven hieronder heel kort waar het gevaar zoal schuilt.

E-mail

Fraude via e-mail is de meest klassieke manier van online fraude. Het kan gaan om mails met hyperlinks waarmee hackers hengelen naar vertrouwelijke gegevens zoals je pincode, paswoord of het nummer van je bank- of identiteitskaart.

Daarnaast is het fenomeen Business Email Compromise (kortweg BEC genoemd) aan een enorme opmars bezig. Bij deze vorm van fraude, doet men zich voor als de zaakvoerder of een andere autoritaire functie binnen het bedrijf. Door misbruik te maken van deze machtspositie wordt gevraagd geld over te maken op een frauduleuze bankrekening.

Sms

Smishing of ook SMS-phishing genoemd, is een nieuwere vorm van online fraude. Hierbij krijg je een sms-bericht toegestuurd waarin je met een smoes gevraagd wordt om op een hyperlink te klikken. Zo heb je bijvoorbeeld een cadeau gewonnen, moet je je rekeningnummer vermelden om je meterstanden door te geven of moet je je account heractiveren. Als je op de link klikt, krijg je een persoonlijke boodschap te zien, gevolgd door enkele vragen. Op het einde wordt er naar je persoonlijke gegevens en telefoonnummer gevraagd, waarop je niet veel later een telefoontje krijgt om een betaling te doen.

WhatsApp

WhatsApp-fraude wordt ook wel hulpvraagfraude genoemd en is één van de meest toenemende vormen van online fraude. Via WhatsApp krijg je een berichtje van een familielid of goeie vriend. Althans dat denk je, want de profielfoto herken je en de stijl waarin je aangesproken wordt, lijkt vertrouwd. Er wordt gezegd dat hij/zij een nieuw nummer heeft doordat de telefoon bijvoorbeeld in de wasmachine terecht is gekomen. Vervolgens wordt gevraagd om een dringende betaling uit te voeren, met de belofte dat je het geld snel terug krijgt.

Telefoon

Bij vishing, een combinatie van voice en phishing, krijg je een oproep met als doel om de gegevens van je kredietkaart of andere persoonlijke informatie te bemachtigen. De persoon aan de lijn doet zich voor als een medewerker van een bank of andere grote speler zoals Apple of Microsoft. Om een controle uit te voeren of wegens een technisch probleem, vragen ze naar je pincode of wachtwoord, vragen ze om toegang tot je apparaat of iets te betalen via mobiel bankieren. Weet dat een bank dit nooit zou vragen.

Wat kan je eraan doen?

Je medewerkers bewustmaken van veel voorkomende phishingtechnieken kan via end-user security awareness trainingen van Incrius. Aan de hand van valse phishingmails (indien gewenst afgestemd op de verschillende afdelingen zoals administratie, productie, bestuur…), online video’s, een quiz en/of online trainingen wordt de aandacht voor online fraude vergroot. Zo versterk je je beveiliging waar die het meest gevoelig is, namelijk bij de eindgebruiker. Om deze alerte staat bij je medewerkers te behouden, raden we aan om geregeld een herhaling te voorzien.

Wil je een training voor je medewerkers aanvragen?

Plan dan gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda! Een van onze experts legt uit hoe we te werk gaan en bekijkt samen met jou de mogelijkheden.

Boek een afspraak met een van onze experts

Wat te doen als je e-mailbijlage plots een winmail.dat-bestand wordt?

Stel: je verstuurt een e-mail met bijlage en de ontvanger van je mail antwoordt je onmiddellijk dat je bijlage niet geopend kan worden omdat het bestandsformaat “winmail.dat” is.

Winmail-wat? Dit probleem komt vaker voor dan je denkt en wordt veroorzaakt door een compatibiliteitsprobleem tussen Microsoft enerzijds en softwarebedrijven als Apple en Google anderzijds. Maar geen zorgen, wij vertellen je hoe je dit in één-twee-drie oplost!

Het probleem en de oorzaak

Je ontvangt of verstuurt een e-mail en de bijlage is plots omgezet naar een winmail.dat-bestand… Maar jij hebt je bijlage verstuurd als een PDF-bestand. Hoe is dit dan toch kunnen gebeuren?

Microsoft Outlook kan mails in 3 formaten opmaken:

Platte tekst
Rich Text Format (RTF)
HTML

Het probleem doet zich vooral voor bij mails opgemaakt in het (oudere) RTF-formaat. Microsoft gebruikt namelijk een RTF-variant die eigen is aan hun software, TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format). Deze indeling werkt perfect als je een mail met bijlage stuurt naar iemand die ook met Microsoft werkt. Maar als een gebruiker van Gmail, bijvoorbeeld, zo’n mailtje ontvangt, zal hij dit bestandstype niet herkennen en wordt de bijlage automatisch omgezet naar een winmail.dat-bestand. Daardoor kan je de bijlage niet openen.

Hoe je dit probleem snel oplost

Optie 1 – Vraag aan de verzender van de mail om deze in HTML formaat te versturen.
Optie 2 – Zet het winmail.dat-bestand om naar het oorspronkelijke bestandsformaat via een online tool zoals www.winmaildat.com.
Optie 3 – Wil je voor eens en altijd van dit probleem af zijn? Dan kan je deze stappen doorlopen in je e-mailsettings:
- Ga naar Microsoft Outlook en kies in de menubalk voor Bestand > Opties
- Selecteer “E-mail” als categorie
- Bij het onderdeel Berichten opstellen selecteer je “HTML” bij “Bericht in deze opmaak opstellen”
- Scroll naar het onderdeel Berichtindeling en kies “Converteren naar HTML-indeling” bij “Bij verzenden van RTF-berichten naar internetgeadresseerden”

Hulp nodig?

Geraak je er toch niet helemaal aan uit of wens je meer informatie? Onze IT-architects helpen je graag verder met dit vervelende probleem. Of met iets anders, natuurlijk!

Stel ons gerust je vraag over Microsoft Outlook

Veilig aanmelden en vertrouwd omgaan met bedrijfsdata dankzij Microsoft 365.

De tijd van onderling USB-sticks uitwisselen is gelukkig voorbij. We investeren massaal in onze bedrijfsinfrastructuur, waarin de on-premise en cloud ICT een steeds grotere rol krijgt. Het is een dynamisch geheel dat steeds wordt aangepast aan de noden van een bedrijf. Denk maar aan nieuwe medewerkers, een extra productieruimte of vernieuwing van verouderde toestellen.

Als we dit alles gaan herleiden tot de focus, wil een bedrijf in hoofdzaak twee doelen realiseren:

Alle werknemers flexibel laten werken op verschillende toestellen en locaties.
Vernieuwen kan en moet, maar streef naar zo weinig mogelijk overhead.

Met het aanbod van Microsoft 365 en dan specifieker de Business Premium versie, geraak je al een heel eind. Vanuit het Microsoft beheercentrum (Admin Center) bewaar je met enkele instellingen ten alle tijde het overzicht:

Situatie 1:

Een nieuwe werknemer start in het bedrijf. Er moet een account aangemaakt worden en de nodige bedrijfsdata moet beschikbaar gesteld worden.

Ga in het beheercentrum naar Active Users. Daar maak je eenvoudig en snel een nieuw account aan. Ook als een medewerker het bedrijf zou verlaten, kan je het account hier snel en veilig blokkeren. Zo blijft je bedrijfsdata steeds beschermd. Wil je een overzicht van meerdere accounts? Via Azure Active Directory beheer je met gemak grotere groepen en zorgen freelancers, het verloop binnen het bedrijf of tijdelijke contracten niet langer voor kopzorgen.

Situatie 2:

Sinds de corona-pandemie is het aantal cyberaanvallen drastisch gestegen. Eén van die methoden is dat hackers via paswoorden je netwerk binnendringen.

Met Multi-factor authentication (MFA) log je eenvoudig en veilig in via software op je smartphone. Dankzij de optie voorwaardelijke toegang kan je instellen dat je bij vertrouwde omgevingen, zoals je desktop op kantoor of je laptop thuis, geen MFA nodig hebt en dus meteen kan starten.

Situatie 3:

Je vraagt je af hoe je je identiteiten, bedrijfsinformatie en -apparaten beter kan beveiligen.

Via Microsoft Secure Score krijg je een dashboard te zien met daarbij een veiligheidsscore in procent. Het overzicht bevat tevens mogelijke handelingen die je beveiliging nog kunnen versterken.

Voor het beveiligen van je apparaten, neem je best eens een kijkje onder Policies. Gebruik bedrijfstoestellen veilig door hier enkele regels op te stellen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat er geen bedrijfsinfo vanuit outlook gekopieerd wordt naar een persoonlijke google drive of mailbox. Verder kan je instellen dat er een pincode vereist is bij het openen van teams of dat een toestel automatisch deactiveert indien het langer dan x-aantal dagen niet gebruikt wordt (bv. door diefstal of verlies).

Om je bedrijfsinformatie te beschermen, kies je dan weer voor Azure Information Protection. Wanneer je bijvoorbeeld een Excel-bestand met vertrouwelijke informatie doorstuurt via mail naar een externe persoon, kan je hieraan beperkingen koppelen. De vertrouwelijke informatie kan dan niet afgeprint of opgeslagen kan worden. Ook kan je hiermee voorkomen dat er een screenshot genomen wordt en ga je met track and revoke na waar je bestand juist zit.

Meer weten?

Benieuwd naar meer tips rond veiligheid van medewerkers, bedrijfsinformatie en apparaten? In ons webinar: “Ontdek de verborgen schatten van Microsoft 365” gaan we hier nog wat dieper op in.