Wat gebruik je best wanneer: SharePoint, OneDrive of Teams?

Gebruikers van Microsoft 365 kunnen op verschillende plekken aan bestanden (samen)werken en documenten delen met anderen. Zo zijn er OneDrive en SharePoint, maar ook in Microsoft Teams kan je eenvoudig bestanden bewerken en delen.

Maar wat is nu precies het verschil tussen al deze diensten? En welke van de drie applicaties gebruik je het best in welke situatie?

In dit artikel zetten we deze Microsoft-diensten op een rijtje en leggen we uit waarvoor ze dienen en hoe je er het meeste uithaalt. We voelen de productiviteit zo al de hoogte in schieten!

 

Wat je moet weten over OneDrive

OneDrive is eigenlijk vooral bedoeld voor persoonlijke documenten. Dat kunnen werkgerelateerde bestanden zijn, zoals presentaties, voorbereidingen voor een project of notities, maar ook HR-documenten zoals loonfiches of attesten. Ook concepten van bestanden die nog niet klaar zijn om te delen met anderen kan je op je OneDrive zetten.

Wat al de bovenstaande voorbeelden gemeenschappelijk hebben, is dat ze alleen voor jou bestemd zijn.

Waarvoor gebruik je OneDrive dan weer best niet? Samen aan gedeelde bestanden werken in OneDrive is minder aan te raden. Je komt namelijk al snel terecht in een wirwar aan toegangsrechten op bestands- en mapniveau. Bovendien is het verwarrend dat iedereen bestanden deelt van zijn eigen OneDrive om er daar met meerderen aan te werken.

Ook belangrijk om te weten is dat wanneer een werknemer je organisatie verlaat, hun persoonlijke OneDrive doorgaans stopgezet wordt binnen de 30 dagen. Geloof ons: niets is vervelender dan op een dag te ontdekken dat alle bestanden waaraan je team maanden gewerkt heeft plots weg zijn.

Waar je dan wel op een efficiënte manier bestanden kan delen en input kan vragen aan collega’s, vraag je? Dan komen we (niet verrassend) in het vaarwater van SharePoint terecht.

 

De ster van de show: Sharepoint

SharePoint is namelijk het perfecte platform om met anderen samen te werken aan bestanden en om bestanden te publiceren zodat iedereen in je organisatie ze kan zien.

Dat SharePoint dient om bestanden te beheren, weten vele Microsoftgebruikers ondertussen wel. Maar dat is eigenlijk maar één van de twee luiken van SharePoint. Je kan een SharePoint-site immers ook gebruiken om pagina’s te creëren en te publiceren.

Pagina’s op SharePoint kan je zowel met interne gebruikers delen als met (eind)klanten. Zo kan je bijvoorbeeld verschillende pagina’s maken die samen je intranet vormen, of onepagers voor klanten over bepaalde producten of diensten van je bedrijf. The sky is the limit!

Plot twist: ook OneDrive draait achter de schermen eigenlijk gewoon op SharePoint, want SharePoint is dé hoofdrolspeler als het gaat om cloud-bestanden in Microsoft. Je kan dus gerust zeggen dat OneDrive een “persoonlijke” SharePoint-versie is. Niet meer en niet minder!

 

En hoe zit het dan met Microsoft Teams?

Dat SharePoint de draaiende kracht is achter cloud-bestanden, zie je ook terug in Microsoft Teams. Want ook als je via Teams bestanden bewerkt en deelt, werk je eigenlijk in SharePoint zonder dat je het misschien beseft.

Hoezo dan? Telkens wanneer je een nieuw team creëert in Microsoft Teams, wordt er op de achtergrond automatisch een SharePoint-site aangemaakt. De rechtenstructuur van die site is gekoppeld aan dat specifiek team, zodat alle teamleden automatisch de juiste toegangs- en bewerkingsrechten krijgen. Handig, toch?

Het loont dus de moeite om vooraf goed na te denken op welke manier je Microsoft Teams wil gebruiken in je bedrijf, zodat je kan profiteren van de automatische rechtenstructuur gekoppeld aan elk team.

Volgens diezelfde logica maakt Microsoft een nieuwe hoofdmap aan op je SharePoint-site voor elk openbaar Teams-kanaal dat je creëert. Maak je echter een privékanaal aan, dan wordt er achter de schermen een volledig nieuwe SharePoint-site in het leven geroepen. Dat gebeurt zo omdat de toegangsrechten van een privékanaal kunnen afwijken van een openbaar kanaal.

De kijk van Incrius

Bij Incrius vinden we Microsoft Teams hét samenwerkingsplatform bij uitstek voor kleine en middelgrote bedrijven. Omdat Teams zelf sites op SharePoint aanmaakt en ze bovendien meteen voorziet van de juiste toegangsrechten voor groepsleden, hoef je je hoofd daar alvast niet meer over te breken. En dat is pure tijdwinst!

Een van onze persoonlijke bonustips is dan ook de volgende: een horizontale structuur van je SharePoint-sites is het meest toekomstbestendig. Zeker wanneer je bedrijf meer en meer met Teams wil werken of wanneer de structuur van je onderneming onderhevig is aan veranderingen. Je vermijd dus best subsites voor een zo hoog mogelijke productiviteit.

 

Klaar om de theorie in praktijk te brengen?

Diensten zoals SharePoint en OneDrive en hun integratie in Microsoft Teams mogen dan misschien complex lijken, maar eenmaal je de logica kent is alles zo klaar als een klontje. OneDrive gebruik je voor jezelf, SharePoint gebruik je voor het hele team of bedrijf.

Bestanden in Microsoft Teams worden op de achtergrond ook op SharePoint gezwierd en zelfs automatisch gekoppeld aan de juiste toegangsrechten voor de gebruikers.

Heb je na het lezen van onze uitleg nog vragen of wil je nog meer concrete tips om het beste te halen uit Microsoft 365? Laat het ons weten, want van efficiëntieverhoging is nog nooit iemand slechter geworden 😉

7 Verborgen schatten uit Microsoft Teams die je zullen verrassen.

Dé tool van Microsoft 365 (Business Premium) die sinds de corona-pandemie enorm aan populariteit gewonnen heeft, is Microsoft Teams. Deze tool wordt meestal ingeschakeld als kanaal om te vergaderen, maar is tevens een ideaal platform om samen te werken met collega’s. Vanuit teams kan je tal van verborgen schatten gebruiken om je dagelijkse workflows eenvoudiger en sneller te laten verlopen.

Microsoft teams

7 Tools vanuit Microsoft Teams voor optimaal samenwerken:

  • SWAY:

Met deze vereenvoudigde editor maak je documenten die je via een webbrowser kan delen en bekijken. De voordelen van sway? Je hebt geen technische of grafische achtergrond nodig, het is heel gebruiksvriendelijk en snel, ziet er professioneel uit en na het delen kan je opvolgen hoeveel keer je document gelezen is. Perfect dus voor al je marketingcommunicatie.

  • FORMS:

Forms is een app waarmee je gemakkelijk informatie kan inwinnen van je collega’s, externen, klanten… Handig om te gebruiken voor de inschrijvingen van een evenement, om feedback te krijgen rond een bepaald idee of om bijvoorbeeld je maaltijdkeuze door te geven aan de catering. Je stelt je vragen op, kiest een thema voor de gepaste lay-out en deelt het formulier als link of QR-code. De antwoorden krijg je netjes in Excel opgelijst.

  • POWER AUTOMATE:

Met deze verborgen schat bespaar je heel wat tijd en werk daar het ontwikkeld is om werkstromen (deelhandelingen in bepaalde volgorde die je regelmatig herhaald) te automatiseren. De eerste flows zullen wat oefening vragen, maar eens je het onder de knie hebt, is het kinderspel. Kies één van de sjablonen en pas die volledig aan jouw omgeving aan. Je hoeft hiervoor geen codering te kennen, een wizard leidt je door het hele proces.

  • PLANNER:

Planner is jouw ideale bondgenoot om het overzicht bij projecten te bewaren. Het project wordt opgesplitst in buckets. Daaronder staan de deeltaken, elk met hun timings en toegewezen aan de betrokken perso(o)n(en). Dankzij de verschillende weergave-mogelijkheden zie je perfect hoe ver elke taak staat.

  • SHIFTS:

Deze tool is gemaakt voor bedrijven waar medewerkers in een ploegensysteem werken, denk maar aan thuisverpleging, techniekers op de baan, poetsdiensten… Vanaf nu geen gedoe meer om shiften te wisselen of verlof aan te vragen.

  • BOOKINGS:

Met Bookings leg je een deel van je administratie bij je collega, klant of extern contact. Door je agenda open te stellen voor (specifieke) anderen, kan die persoon rechtstreeks een afspraak inboeken.

  • MY ANALYTICS:

De app is de allesweter van Microsoft 365 wat timemanagement en samenwerking betreft. Het houdt namelijk bij met wie je samenwerkt, voor hoe lang, hoeveel focustijd je hebt, enz. Zo kan je nagaan of je je dag wel efficiënt hebt ingedeeld of waar je nog te veel tijd verliest.

 

Meer weten?

Uiteraard zijn er nog zoveel meer tools te ontdekken binnen de wereld van Microsoft 365 en Teams.

In ons webinar: “Ontdek de verborgen schatten van Microsoft 365” komen bovenstaande en nog enkele andere praktische apps aan bod

Incrius Tip: HCI-record staat op naam van Microsoft Windows Server 2019.

Bij Incrius willen we jullie op regelmatige basis iets bijbrengen. We introduceren dan ook onze Incrius Tip waarin we korte handige methoden/tools laten zien die het (werk)leven zoveel makkelijker kunnen maken. Get inspired!

Vandaag gaan we voor een “wist-je-dat-je”.

HCI-record

“wist-je-dat-je”

Wist je dat Microsoft met zijn Windows Server 2019 HCI een snelheidsrecord in handen heeft? Deze HCI-oplossing op basis van Storage Spaces Direct haalt de verbluffende snelheid van 13,798,674 IOPS. Dat is meer dan het dubbele dan voorheen. Bovendien zorgt de extreem lage en voorspelbare latency voor meer efficiëntie en bedrijfszekerheid. Meer weten? Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie.




Lokaal of cloud? Microsoft lanceert combinatie voor optimale bedrijfszekerheid.

Januari 2021, de start van een nieuw jaar met nieuwe wensen en voornemens. In deze onzekere tijd zal een goede gezondheid ongetwijfeld de eerste plaats innemen, maar wat staat er voor jouw bedrijf nog meer op die wishlist? Veel van die wensen hebben gegarandeerd te maken met bedrijfszekerheid.

 

Bij Microsoft begrijpen ze deze prioriteit en trachten ze hun server-oplossingen naar een hoger niveau te tillen. Momenteel is het namelijk kiezen of delen. Ga je voor de on-premise opzet of kies je voor Azure cloud? De cloud lokaal draaien was tot nu toe onmogelijk, maar daar komt nu verandering in. Maak kennis met de vernieuwde Microsoft Azure Stack HCI die de mogelijkheden van Windows Server 2019 inzet om de brug tussen lokaal en cloud mogelijk te maken.

What’s in a name

De naam “Azure Stack HCI” is natuurlijk niet nieuw. Microsoft gaf deze naam drie jaar geleden al aan hun Storage Spaces Direct (S2D)- oplossing, die een evolutie was vanuit Windows Server Software-Defined (WSSD).

Om verwarring te vermijden, voert Microsoft dan ook een naamsverandering door. Bovenstaande lokale oplossing zullen we voortaan benoemen als “Windows 2019 server S2D HCI”. De oplossing die de koppeling maakt tussen de lokale infrastructuur en Azure, wordt de nieuwe officiële “Azure Stack HCI”.

Microsoft Azure eco-system

 

Microsoft Azure eco-system

Geïntegreerde hybrid en cloud service met tal van voordelen

Met de nieuwe Azure Stack HCI wordt het mogelijk om je lokaal aangekochte infrastructuur te combineren met de cloud-services van Azure voor onder andere gegevensbescherming, DR en management. Zo blijf je altijd verzekerd van continuïteit en bescherming, ook wanneer het internet even wegvalt. Deze hybrid en cloud-versie werkt met een stand-alone besturingssysteem, genaamd: “Azure Stack HCI v20H2” en wordt geleverd als een Azure software service.

Hierbij ondersteunt Microsoft volgende drie implementiemogelijkheden:

  • OEM gevalideerde nodes bij een 4-tal vendoren (onder andere Fujitsu en Dell)
  • Gevalideerde nodes
  • Zelfbouw volgens de opgelegde specificaties

Dit betekent dat je nu een veel ruimere keuze hebt wat merken, designs en dus ook de prijs betreft. Bovendien is deze oplossing eenvoudig aan te passen aan jouw noden en budget dankzij het flexibele per-core abonnement. Geniet nu van een optimale bedrijfszekerheid door uw productiebelasting uit te voeren op deze hybride, vertrouwde hypergeconvergeerde infrastructuur.

Update Windows 10 en Windows Server nu! NSA bug gepatched!

Belangrijke Patch-Tuesday

Microsoft heeft deze week de beveiligingsupdates voor januari 2020 naar goede gewoonte op dinsdag uitgebracht. De updates van deze maand bevatten fixes voor 49 kwetsbaarheden, waarvan er acht zijn beoordeeld met een ernstgraad van “kritiek”. De meest opvallende update is een kwetsbaarheid in CryptoAPI (Crypt32.dll), de standaard Windows cryptografische component. Deze bug is recent ontdekt door de NSA en gerapporteerd aan Microsoft.

Kan jouw beveiligde verbinding afgeluisterd worden ? Ja!

Veel programmeurs gebruiken de CryptoAPI die in Windows zelf is ingebouwd in plaats van hun eigen coderingsroutines te schriijven. Een van de functies die de CryptoAPI biedt is het controleren en valideren van zogenaamde digitale certificaten. Digitale certificaten worden gebruikt voor online diensten die u raadpleegt (zoals websites) of bestanden die u laadt (zoals programma’s).
Digitale certificaten zijn de cryptografische saus die de S in HTTPS plaatst, en het hangslot in de adresbalk van uw browser.
Photographer: Florian Krumm | Source: Unsplash
Ze zijn ook het cryptografische mechanisme dat garant staat voor de leverancier van alle digitaal ondertekende software die u gebruikt. Certificaten zorgen ervoor dat er niet met de software is geknoeid. Het idee is dat u een certificaat maakt om voor uw website of uw software te staan; u krijgt een zogenaamde Certificate Authority (CA) om uw certificaat te tekenen om voor u te staan; en uw browser of besturingssysteem – in dit geval, Microsoft’s CryptoAPI, staat garant voor de CA. Update zo snel als je kan je Windows 10 omgeving!

Update ook Remote Desktop Gateway!

Maar naast deze bug zijn er ook twee andere belangrijke zaken die moeten worden geupdate. Deze twee bugs hebben beide invloed op Windows Server 2016 en Windows Server 2012. Volgens Microsoft is de Windows Remote Desktop Gateway (RD Gateway) component die op deze systemen draait kwetsbaar voor een fout in de code-uitvoering op afstand die aanvallers in staat stelt om kwetsbare Windows servers over te nemen door een RDP-verbinding te initiëren en speciale verzoeken te versturen. De update werkt deze component bij.
update rdp
Update Remote Desktop Gateway!
Deze twee kwetsbaarheden, met als kenmerk CVE-2020-0609 en CVE-2020-0610, treden op voor het RDP authenticatie proces en vereisen geen gebruikersinteractie van de eigenaar van de server. Dit beschouwen wij als zeer gevaarlijk!

Ons advies?

Update zo snel als mogelijk jouw Windows 10 -Windows server installaties op een gecontroleeerde manier. Heb je hulp, assistentie of advies nodig hoe deze updates op een efficiënte wijze uit te rollen, contacteer onze experten!
Update expert
Incrius Expert