Vijf dagen per week op kantoor werken? Dat was vóór de coronacrisis heel vanzelfsprekend maar vandaag bijna ondenkbaar. Na bijna anderhalf jaar telewerken zien vele werkgevers én werknemers de voordelen in van hybride werken.

In een hybride werkmodel kunnen medewerkers zowel van thuis werken als vanop kantoor in een flexibel uurrooster, dat niet noodzakelijk tussen 9u en 17u ligt. Je werknemers zijn dus verspreid op verschillende locaties en kiezen zelf de momenten waarop ze het productiefst zijn om hun resultaten te behalen… En dat is een hele aanpassing voor de manier waarop bedrijven werken.

Hoe zorg je ervoor dat je team efficiënt blijft, dat er goed gecommuniceerd wordt en dat iedereen zich goed voelt bij deze nieuwe realiteit? Wij onthullen 15 tips + 1 bonustip uit ons webinar over hybride werken.

 

Alles begint bij een vlotte communicatie

Een van de grootste uitdagingen van hybride werken is ervoor zorgen dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Bespreek je iets belangrijks met je werknemers op kantoor? Vergeet dan niet dat je telewerkers die info ook nodig hebben om hun werk goed uit te voeren.

Hier zijn 5 tips om vlot te communiceren in een hybride werkomgeving:

1. Welke communicatietools ga je gebruiken om informatie te delen? Welke boodschappen breng je per mail, welke zet je op je Sharepoint-intranet, en welke stuur je via Microsoft Teams en andere communicatieplatformen?

2. Als je vergadert op kantoor en een deel van je werknemers inbelt, wees dan goed voorbereid en zorg voor de gepaste uitrusting in de vergaderzaal. Test vooraf met een thuiswerker of hij/zij alles goed kan horen en zien. Dat bespaart je tijdens de meeting heel wat tijd en stress. Vergeet ook de vergaderzaal zelf niet in je uitnodiging te zetten. Zo zijn de juiste vergadertools meteen correct beschikbaar.

3. Leg een centrale databank aan waar alle werknemers informatie kunnen vinden ongeacht hun locatie. Er zijn tal van goede opties om bestanden te delen, zoals Microsoft Sharepoint. Kies je voor je eigen server? Verzeker je dan van een veilige, snelle en eenvoudige verbinding met je bedrijfssysteem.

4. Om complexe projecten met meerdere teams te beheren kan je gebruikmaken van een projectmanagementtool (ja, ook dit is een communicatiekanaal!), zoals Microsoft Planner. Daarin wijs je gemakkelijk taken toe aan teamleden en vind je de status en deadline van een project in een oogopslag terug.

5. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar je agenda up-to-date houden is in een flexibele werkomgeving cruciaal. Zorg ervoor dat je collega’s eenvoudig kunnen zien wanneer je op kantoor werkt en wanneer je thuis werkt. Goede afspraken maken goede vrienden!

 

 

Denk aan het digitale welzijn van je werknemers

Telewerken heeft enkele grote voordelen: je verliest minder tijd in het verkeer, je kan over het algemeen rustiger werken zonder gestoord te worden, en je hebt een gezondere woon-werkbalans. Maar is dat wel helemaal waar?

Je werknemers bevinden zich elk in hun eigen unieke thuissituatie. De ene werkt alleen van thuis, de andere deelt een thuiskantoor met zijn/haar huisgenoot of partner. Sommige werknemers zetten elke dag hun kinderen af op school, sommigen laten hun hond 3 keer per dag kort uit, en nog anderen gaan onder de middag joggen.

Daarnaast hebben thuiswerkers sinds de eerste lockdown aangegeven dat homeworking de grens tussen werk en vrije tijd vervaagt. Ze vinden het moeilijker om op het einde van de werkdag hun computer af te sluiten en kijken ook vaker ‘s avonds nog naar mails en werkgerelateerde berichten op platformen als Microsoft Teams.

Maak dus zeker goede afspraken over hybride werken met je medewerkers. Deze tips helpen je op weg:

1. Spreek af hoe het flexibel uurrooster eruitziet en op welke momenten je verwacht dat iedereen aanwezig is. Is er wekelijks één bepaalde dag dat iedereen best op kantoor is? Bespreek dan met je team wat het beste past.

2. Spreek af of het toegestaan is om sporadisch een privé-afspraak te maken tijdens de werkuren (tandarts, dokter, garage,…) en hoe of wanneer de uren eventueel ingehaald kunnen worden.

3. Spreek af hoe werknemers kunnen aangeven dat ze tijdelijk onbereikbaar zijn en vraag hen om te communiceren wie collega’s dan wel kunnen bereiken voor dringende vragen?

4. Houd rekening met de verschillende ritmes van je werknemers en spreek af dat je vb. voor 9u en na 16u geen teammeetings meer inplant.

5. Raad je werknemers aan om notificaties van Microsoft Teams en andere communicatieplatformen uit te schakelen na een bepaald uur.

Het kan ook een goed idee zijn om een vertrouwenspersoon aan te duiden waarbij teamleden terechtkunnen als ze zich niet goed voelen in de hybride werkomgeving.

 

 

Maak je digitale werkomgeving veilig én toegankelijk

 

Hoewel thuiswerken handig is en veel voordelen heeft, stelt het zowel individuele werknemers als bedrijven bloot aan een reeks beveiligingsrisico’s. Daarom is het essentieel om voldoende aandacht te besteden aan cybersecurity. Hier zijn enkele best practices om het risico op cyberaanvallen te verlagen:

1. Laat je werknemers zich aanmelden met Multi-Factor Authentication (MFA). Dat is een effectieve authenticatiemethode waarbij gebruikers meerdere stappen moeten doorlopen om toegang te krijgen tot hun account. Enkel een paswoord ingeven volstaat dus niet meer.

2. Gebruik Conditional Access. Deze vorm van databeveiliging laat je toe om iemand op basis van vb. een IP-adres, device of geografische positie toegang te geven – of te weigeren – tot bepaalde gevoelige bedrijfsinformatie.

3. Elimineer wachtwoorden, een vaak voorkomende bron van frustratie, volledig met de Passwordless sign-in van Microsoft.

4. Kies voor een waterdichte endpoint security-aanpak om je netwerk en de apparaten van je medewerkers te beveiligen tegen malware, ransomware en phishing.

5. Zorg ervoor dat je werknemers zich bewust zijn van digitale dreigingen, zodat ze gevaarlijke situaties kunnen herkennen en vermijden.

 

Bonustip: lig er zelf niet wakker van en contacteer Incrius

Er komt heel wat kijken bij een hybride werkomgeving. Incrius helpt je graag om na te denken over een future-proof aanpak én helpt je ook bij de implementatie. Of je nu advies nodig hebt over beveiliging, communicatie of network monitoring, onze experts helpen je met plezier op weg. Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie.