Veilig aanmelden en vertrouwd omgaan met bedrijfsdata dankzij Microsoft 365.

De tijd van onderling USB-sticks uitwisselen is gelukkig voorbij. We investeren massaal in onze bedrijfsinfrastructuur, waarin de on-premise en cloud ICT een steeds grotere rol krijgt. Het is een dynamisch geheel dat steeds wordt aangepast aan de noden van een bedrijf. Denk maar aan nieuwe medewerkers, een extra productieruimte of vernieuwing van verouderde toestellen.

Microsoft 365 security

 

Als we dit alles gaan herleiden tot de focus, wil een bedrijf in hoofdzaak twee doelen realiseren:

  1. Alle werknemers flexibel laten werken op verschillende toestellen en locaties.
  2. Vernieuwen kan en moet, maar streef naar zo weinig mogelijk overhead.

Met het aanbod van Microsoft 365 en dan specifieker de Business Premium versie, geraak je al een heel eind. Vanuit het Microsoft beheercentrum (Admin Center) bewaar je met enkele instellingen ten alle tijde het overzicht:

Situatie 1:

Een nieuwe werknemer start in het bedrijf. Er moet een account aangemaakt worden en de nodige bedrijfsdata moet beschikbaar gesteld worden.

Ga in het beheercentrum naar Active Users. Daar maak je eenvoudig en snel een nieuw account aan. Ook als een medewerker het bedrijf zou verlaten, kan je het account hier snel en veilig blokkeren. Zo blijft je bedrijfsdata steeds beschermd. Wil je een overzicht van meerdere accounts? Via Azure Active Directory beheer je met gemak grotere groepen en zorgen freelancers, het verloop binnen het bedrijf of tijdelijke contracten niet langer voor kopzorgen.

Situatie 2:

Sinds de corona-pandemie is het aantal cyberaanvallen drastisch gestegen. Eén van die methoden is dat hackers via paswoorden je netwerk binnendringen.

Met Multi-factor authentication (MFA) log je eenvoudig en veilig in via software op je smartphone. Dankzij de optie voorwaardelijke toegang kan je instellen dat je bij vertrouwde omgevingen, zoals je desktop op kantoor of je laptop thuis, geen MFA nodig hebt en dus meteen kan starten.

Situatie 3:

Je vraagt je af hoe je je identiteiten, bedrijfsinformatie en -apparaten beter kan beveiligen.

Via Microsoft Secure Score krijg je een dashboard te zien met daarbij een veiligheidsscore in procent. Het overzicht bevat tevens mogelijke handelingen die je beveiliging nog kunnen versterken.

Voor het beveiligen van je apparaten, neem je best eens een kijkje onder Policies. Gebruik bedrijfstoestellen veilig door hier enkele regels op te stellen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat er geen bedrijfsinfo vanuit outlook gekopieerd wordt naar een persoonlijke google drive of mailbox. Verder kan je instellen dat er een pincode vereist is bij het openen van teams of dat een toestel automatisch deactiveert indien het langer dan x-aantal dagen niet gebruikt wordt (bv. door diefstal of verlies).

Om je bedrijfsinformatie te beschermen, kies je dan weer voor Azure Information Protection. Wanneer je bijvoorbeeld een Excel-bestand met vertrouwelijke informatie doorstuurt via mail naar een externe persoon, kan je hieraan beperkingen koppelen. De vertrouwelijke informatie kan dan niet afgeprint of opgeslagen kan worden. Ook kan je hiermee voorkomen dat er een screenshot genomen wordt en ga je met track and revoke na waar je bestand juist zit.

 

Meer weten?

Benieuwd naar meer tips rond veiligheid van medewerkers, bedrijfsinformatie en apparaten? In ons webinar: “Ontdek de verborgen schatten van Microsoft 365” gaan we hier nog wat dieper op in.

7 Verborgen schatten uit Microsoft Teams die je zullen verrassen.

Dé tool van Microsoft 365 (Business Premium) die sinds de corona-pandemie enorm aan populariteit gewonnen heeft, is Microsoft Teams. Deze tool wordt meestal ingeschakeld als kanaal om te vergaderen, maar is tevens een ideaal platform om samen te werken met collega’s. Vanuit teams kan je tal van verborgen schatten gebruiken om je dagelijkse workflows eenvoudiger en sneller te laten verlopen.

Microsoft teams

7 Tools vanuit Microsoft Teams voor optimaal samenwerken:

  • SWAY:

Met deze vereenvoudigde editor maak je documenten die je via een webbrowser kan delen en bekijken. De voordelen van sway? Je hebt geen technische of grafische achtergrond nodig, het is heel gebruiksvriendelijk en snel, ziet er professioneel uit en na het delen kan je opvolgen hoeveel keer je document gelezen is. Perfect dus voor al je marketingcommunicatie.

  • FORMS:

Forms is een app waarmee je gemakkelijk informatie kan inwinnen van je collega’s, externen, klanten… Handig om te gebruiken voor de inschrijvingen van een evenement, om feedback te krijgen rond een bepaald idee of om bijvoorbeeld je maaltijdkeuze door te geven aan de catering. Je stelt je vragen op, kiest een thema voor de gepaste lay-out en deelt het formulier als link of QR-code. De antwoorden krijg je netjes in Excel opgelijst.

  • POWER AUTOMATE:

Met deze verborgen schat bespaar je heel wat tijd en werk daar het ontwikkeld is om werkstromen (deelhandelingen in bepaalde volgorde die je regelmatig herhaald) te automatiseren. De eerste flows zullen wat oefening vragen, maar eens je het onder de knie hebt, is het kinderspel. Kies één van de sjablonen en pas die volledig aan jouw omgeving aan. Je hoeft hiervoor geen codering te kennen, een wizard leidt je door het hele proces.

  • PLANNER:

Planner is jouw ideale bondgenoot om het overzicht bij projecten te bewaren. Het project wordt opgesplitst in buckets. Daaronder staan de deeltaken, elk met hun timings en toegewezen aan de betrokken perso(o)n(en). Dankzij de verschillende weergave-mogelijkheden zie je perfect hoe ver elke taak staat.

  • SHIFTS:

Deze tool is gemaakt voor bedrijven waar medewerkers in een ploegensysteem werken, denk maar aan thuisverpleging, techniekers op de baan, poetsdiensten… Vanaf nu geen gedoe meer om shiften te wisselen of verlof aan te vragen.

  • BOOKINGS:

Met Bookings leg je een deel van je administratie bij je collega, klant of extern contact. Door je agenda open te stellen voor (specifieke) anderen, kan die persoon rechtstreeks een afspraak inboeken.

  • MY ANALYTICS:

De app is de allesweter van Microsoft 365 wat timemanagement en samenwerking betreft. Het houdt namelijk bij met wie je samenwerkt, voor hoe lang, hoeveel focustijd je hebt, enz. Zo kan je nagaan of je je dag wel efficiënt hebt ingedeeld of waar je nog te veel tijd verliest.

 

Meer weten?

Uiteraard zijn er nog zoveel meer tools te ontdekken binnen de wereld van Microsoft 365 en Teams.

In ons webinar: “Ontdek de verborgen schatten van Microsoft 365” komen bovenstaande en nog enkele andere praktische apps aan bod