Budgetoefening 2023, IT-managers wacht stevige uitdaging.

De uitdaging van 2023

Ben jij verantwoordelijk voor het IT-budget binnen je onderneming? Lees dan zeker verder. Want dit jaar is, zoals we allen wel konden verwachten, niet zoals anders. De gevolgen van de Covid-pandemie, de oorlog in Oekraïne en de energiecrisis zijn (helaas nog steeds) duidelijk voelbaar, ook in de IT-sector.

Wie in de huidige conjunctuur de budgetoefening maakt voor 2023, staat dan ook voor een stevige uitdaging. Als jouw IT-sparringpartner denken we graag met je mee. Daarom geven we je in wat volgt alvast enkele tips om je aankoopplan alsnog haalbaar en accuraat op te stellen.

“Haalbaar en accuraat?”, hoor ik je denken. Jazeker, want dit jaar moet je rekening houden met de onvoorspelbaarheid van drie belangrijke factoren:

1) Levertermijn:

Voor de eerste factor, een langere levertermijn, hadden we een half jaar terug al gewaarschuwd en dat blijft ook zeker de komende maanden nog aan de orde. Door chiptekorten en leveringsproblemen op bepaalde productlijnen kan de levertermijn van een paar weken opschuiven tot enkele maanden.  

2) Prijs:

Aangezien dit jaar zowat álles duurder werd, komt deze factor vast niet als een verrassing. De meeste prijzen zijn dollargerelateerd en dus onderhevig aan een schommelende wisselkoers. Daarnaast zijn ook containerkosten fors toegenomen waardoor je voor opslag en/of transport vaak meer betaalt. Verder zorgen de hierboven genoemde chiptekorten voor een discrepantie tussen vraag en aanbod, wat resulteert in hogere aankoopprijzen.

3) Geldigheidsduur:

Waar een budgetofferte vroeger gemakkelijk enkele maanden geldig bleef, kunnen leveranciers (en dus ook wij)  door de onvoorspelbare marktfactoren, de meegedeelde prijzen niet lang vasthouden. Hou er dus rekening mee dat de geldigheidsduur van je offerte korter zal zijn dan je gewoon bent.

Tips voor een haalbare budgetoefening

Gezien de onvoorspelbaarheid van de markt op vandaag, raden we aan om niet af te wachten. Werk tijdig je budget uit en ga ook direct na de goedkeuring over tot effectieve bestelling. Zo ben je zeker dat je budgetprijs nog geldig is en anticipeer je op lange levertermijnen. Als je nog in 2022 bestelt, met levering in 2023, verschuif je de bestelling naar het nieuwe boekjaar én kan je project normaal tijdig opgeleverd worden.

Op sommige productlijnen, zoals PoE switches, is er momenteel een extra lange levertermijn. De verwachting is dat tegen Q2 2023 de back-order achterstand zal ingehaald zijn en er terug zoals gewoonlijk kan aangeleverd worden.

 

Blijf niet met vragen zitten

Bekijk je graag je planning met ons zodat je volgend jaar niet voor verrassingen komt te staan? Heb je vragen rond projecten, levertermijnen,… ? 

CONTACTEER ONS

Quite possibly you’ll like us

Ons kantoor

Incrius N.V.
Dorpsstraat 19
BE-9270 Laarne
België

E-mail: hello@incrius.be
Tel: +32 9 231 26 88

Ondernemingsnummer: BE0418477301
Openingsuren
maandag - vrijdag:
08:30 - 12:30 / 13:00 - 17:00

Modern werken, dat doen wij toch al?

Modern werken, een term waar we niet meer omheen kunnen. Voor ons meer dan reden genoeg om er een webinar aan te wijden. De opname van het webinar: “Modern werken, The good and the bad” kan je gratis opvragen: 

Wie liever leest dan luistert, komt hieronder alvast heel wat over modern werken te weten.

Modern werken, wat is dat nu juist?

Er is niet echt een vaste definitie voor, maar algemeen wordt aangenomen dat een moderne werkplek zich kenmerkt door volgende 4 facetten:

1) Meer mobiliteit en flexibiliteit:

Medewerkers kunnen mobiel aan de slag, zowel op vlak van hardware als software. Ze kunnen met andere woorden flexibel werken, onafhankelijk van tijd, plaats of toestel. Bovendien hebben medewerkers niet langer voor alles de ICT-dienst nodig.   

2) Optimale communicatie en samenwerken:

Aangepaste infrastructuur en moderne software zorgen ervoor dat medewerkers optimaal kunnen communiceren en samenwerken. Zo kan je naast het klassieke bellen en mailen, via MS Teams informeel chatten op een beheerde en veilige werkomgeving, ook met externen. Allen samen vergaderen in één ruimte maakt plaats voor hybride vergaderen dus vanop verschillende locaties, individueel of in groep, met video en/of audio op je laptop, smartphone of in een teamsroom. Alles is mogelijk.

Maar naast de vernieuwde hard- en software, is het ook een kwestie van goede afspraken en een open mentaliteit. Wat wordt wanneer en op welke manier gecommuniceerd? Die laatste verandering is vaak de lastigste.

3) Slimmer beheer van data:

Elke dag wordt nieuwe data gegenereerd: contracten, klanteninfo, productiefiches enz. Alles overzichtelijk beheren doe je onder meer met MS Teams; dé overzichshub tussen systemen en tools. Orde is één zaak, maar kan het ook niet eenvoudiger? Dankzij modern werken worden repetitieve taken opgespoord en omgezet in automatische processen, wat weer een berg werk spaart. 

4) Security:

Moderne tools ondersteunen bovenstaande facetten waardoor jij antwoord krijgt op al je vragen betreffende veiligheid. Waar zijn je toestellen? In welke staat bevinden ze zich (updates, garantietermijnen…)? Hoe zijn ze beveiligd? Wie exact logt er in vanuit externe plekken? Wie heeft welke rechten?

Waarom wordt modern werken steeds belangrijker?

Anno 2022 is het niet evident om de juiste man/vrouw op de juiste plaats te vinden. Personeelsdiensten hebben moeite om de juiste kandidaten voor hun vacature aan te trekken maar ook nadien tevreden te houden. Want een goede woon-werkbalans is stillaan een must geworden. Is het mogelijk om zelf de kids af te zetten aan de schoolpoort en dat uurtje later op de avond in te halen als ze liggen te slapen of kan je tijdens twee afspraken door even je offerte bijwerken terwijl je geparkeerd staat? De mate waarin een bedrijf flexibiliteit en modern werken aanbiedt, blijkt voor sollicitanten vaak een doorslaggevend criterium.

 

Veel meer dan enkel thuiswerk

Bij modern werken denken we veelal aan thuiswerkers, maar het kan ook voor andere vestigingen of afdelingen, mergers & acquisitions, (onder-)aannemers, partners, externe consultants, supplier chain… van toepassing zijn. Zo kunnen handmatige checklists op een productieafdeling geautomatiseerd worden en kan je de communicatie tussen verschillende diensten optimaliseren met moderne tools. Bij externe consultants loert het gevaar dat zij ook na hun diensten nog onbedoeld toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Ook dat kan je met een moderne werkplek beter ondervangen.

 

Meer dan een digitale kopie van de analoge werkomgeving

Met Outlook denken we al modern bezig te zijn, maar vaak is dit niet meer dan de digitalisatie van de vroegere dossierkasten en postvakjes op bureau. Bestanden worden via mail doorgestuurd, maar waar belandt het dan, wie heeft uiteindelijk de “juiste” versie en raakt er soms eens een deel verloren?

Door outlook te gaan combineren met bijvoorbeeld Sharepoint, heb je steeds de laatste versie van je bestand (met alle tussenliggende revisies die je kan terughalen), weet je exact wie welk bestand heeft geopend en werk je vanop afstand synchroon samen aan een dossier. Kortom… meer productiviteit, betere communicatie en minder frustraties.

Maar dat is slechts één voorbeeld dat aantoont dat we er nog niet helemaal zijn (al denken we vaak van wel). MS365 bestaat uit een hele suite tools die samen een sterke basis vormen voor het creëren van een moderne werkplek. In het webinar gaat Michael hier dieper op in.

 

The good and the bad

Modern werken heeft talloze voordelen maar gaat uiteraard ook gepaard met enkele uitdagingen. We zetten ze even tegenover elkaar:

Is modern werken wel voor iedereen the way to go en hoe weet je of je er als onderneming klaar voor bent? Dat en vele andere vragen komen in het webinar aan bod.

 

Incrius als partner in je weg naar een moderne werkplek?

Cirkel aanbod

Goeie keuze, want het zit in ons DNA. Als je ons aanbod bekijkt, dan zie je dat wij vertrekken vanuit “digitale werkplekken en samenwerken” om daarrond onze andere diensten uit te werken. Eerst willen we weten wie jullie zijn, hoe jullie werken en waar jullie naartoe willen. Zo kunnen we samen op zoek gaan naar wat voor jullie de beste werkplek is en welke infrastructuur, software, beveiliging en begeleiding jullie daarvoor nodig hebben.

Benieuwd naar wat we je kunnen bieden of kom je graag gewoon eens luisteren? Neem contact op en we staan je graag te woord.

User awareness training maakt je medewerkers bewust voor phishing

Met security oplossingen kunnen we optimaal beveiligen, maar de eindgebruiker blijft helaas de zwakste schakel. Dat weten hackers uiteraard ook. Zij worden steeds inventiever in het verleiden van eindgebruikers en zetten hiervoor alle mogelijke kanalen in.

Welke kanalen worden voor phishing gebruikt?

Phishing via e-mail kennen we allemaal. Tegen deze vorm kunnen we ons op vandaag dan ook het best beveiligen. Maar daar blijft het niet meer bij. Van sms tot WhatsApp of zelfs gewoon telefonisch, phishing blijft alom tegenwoordig en hackers worden steeds vindingrijker én professioneler.    We beschrijven hieronder heel kort waar het gevaar zoal schuilt.

E-mail

Fraude via e-mail is de meest klassieke manier van online fraude. Het kan gaan om mails met hyperlinks waarmee hackers hengelen naar vertrouwelijke gegevens zoals je pincode, paswoord of het nummer van je bank- of identiteitskaart. 

Daarnaast is het fenomeen Business Email Compromise (kortweg BEC genoemd) aan een enorme opmars bezig. Bij deze vorm van fraude, doet men zich voor als de zaakvoerder of een andere autoritaire functie binnen het bedrijf. Door misbruik te maken van deze machtspositie wordt gevraagd geld over te maken op een frauduleuze bankrekening.    

Sms

Smishing of ook SMS-phishing genoemd, is een nieuwere vorm van online fraude. Hierbij krijg je een sms-bericht toegestuurd waarin je met een smoes gevraagd wordt om op een hyperlink te klikken. Zo heb je bijvoorbeeld een cadeau gewonnen, moet je je rekeningnummer vermelden om je meterstanden door te geven of moet je je account heractiveren. Als je op de link klikt, krijg je een persoonlijke boodschap te zien, gevolgd door enkele vragen. Op het einde wordt er naar je persoonlijke gegevens en telefoonnummer gevraagd, waarop je niet veel later een telefoontje krijgt om een betaling te doen. 

https://www.fraudehelpdesk.nl/thema/zoon-ontfutselt-geld-via-whatsapp/

WhatsApp

WhatsApp-fraude wordt ook wel hulpvraagfraude genoemd en is één van de meest toenemende vormen van online fraude. Via WhatsApp krijg je een berichtje van een familielid of goeie vriend. Althans dat denk je, want de profielfoto herken je en de stijl waarin je aangesproken wordt, lijkt vertrouwd. Er wordt gezegd dat hij/zij een nieuw nummer heeft doordat de telefoon bijvoorbeeld in de wasmachine terecht is gekomen. Vervolgens wordt gevraagd om een dringende betaling uit te voeren, met de belofte dat je het geld snel terug krijgt. 

Telefoon

Bij vishing, een combinatie van voice en phishing, krijg je een oproep met als doel om de gegevens van je kredietkaart of andere persoonlijke informatie te bemachtigen. De persoon aan de lijn doet zich voor als een medewerker van een bank of andere grote speler zoals Apple of Microsoft. Om een controle uit te voeren of wegens een technisch probleem, vragen ze naar je pincode of wachtwoord, vragen ze om toegang tot je apparaat of iets te betalen via mobiel bankieren. Weet dat een bank dit nooit zou vragen.  

Wat kan je eraan doen? 

Je medewerkers bewustmaken van veel voorkomende phishingtechnieken kan via end-user security awareness trainingen van Incrius. Aan de hand van valse phishingmails (indien gewenst afgestemd op de verschillende afdelingen zoals administratie, productie, bestuur…), online video’s, een quiz en/of online trainingen wordt de aandacht voor online fraude vergroot. Zo versterk je je beveiliging waar die het meest gevoelig is, namelijk bij de eindgebruiker. Om deze alerte staat bij je medewerkers te behouden, raden we aan om geregeld een herhaling te voorzien.  

 

Wil je een training voor je medewerkers aanvragen?

Plan dan gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda! Een van onze experts legt uit hoe we te werk gaan en bekijkt samen met jou de mogelijkheden.

Veilig terug naar kantoor met Microsoft Shifts 

Nu telewerk niet langer verplicht is, keren steeds meer werknemers terug naar hun vertrouwde kantooromgeving. En dat kan een uitdaging zijn voor office managers of bedrijfseigenaars, die erop moeten toezien dat die terugkeer veilig en geleidelijk gebeurt.

Hoe zorg je ervoor dat je een duidelijk en actueel overzicht hebt van welke collega’s op welke dagen aanwezig zullen zijn op kantoor?

In dit artikel vertellen we je hoe je Microsoft Shifts kan gebruiken om de geleidelijke terugkeer naar de werkplaats op een eenvoudige manier te organiseren.

 

First things first: wat is Microsoft Shifts?

Microsoft Shifts is een programma voor planningsbeheer. Concreet kan je met Shifts planningen voor je hele team aanmaken en beheren vanuit Microsoft Teams.

Die planningen of schema’s helpen je om beter in kaart te brengen wie aan- en afwezig is in elk team of departement. Zo ben je zeker dat er altijd voldoende personen zijn om elke dienst draaiende te houden.

Bovendien kan je via Shifts ook snel en doeltreffend deadlines of taken delen met je team.

 

Shifts inzetten om veilige afstanden te garanderen? Dat kan!

Met Shifts kan je in je planning ploegen (de zogenaamde “shifts”) creëren waarvoor werknemers zich kunnen registreren. Zo kunnen bedrijven aangeven hoeveel personen er maximum aanwezig mogen zijn om een veilige afstand van elkaar te respecteren.

Bijvoorbeeld: als je per dag graag maximum 10 werknemers vanop kantoor laat werken, dan kan je in je planning elke dag een shift aanmaken met daarin 10 beschikbare plaatsen. Je teamleden kunnen een plaats aanvragen zolang er beschikbaarheid is. Is de shift volzet? Dan dient de collega een andere dag te kiezen om naar kantoor te komen. First come, first served!

Je kan natuurlijk ook werken met ploegen per afdeling of per verdieping, afhankelijk van hoe je kantoorruimte is onderverdeeld.

Als je Shifts op deze manier inzet, wordt het ook makkelijker om binnen je bedrijf aan contact tracing te doen. Is er ondanks alles toch een teamlid ziek geworden? Dan kan je efficiënt controleren wie er in dezelfde ploeg aanwezig was en de betreffende collega’s inlichten.

Snel en eenvoudig

Zoals je ziet, is Microsoft Shifts een heel laagdrempelige oplossing om vlot schema’s op te stellen voor terugkerende werknemers.

Werkt je organisatie al met Microsoft Teams, dan is Shifts al beschikbaar zonder dat je hiervoor nog iets hoeft te doen. De planningen zijn bovendien eenvoudig toegankelijk voor alle leden in je Teams-groep.

Wel raden we je aan om één teamlid verantwoordelijk te maken voor het toewijzen van de plaatsen in een shift. Alle Teams-beheerders krijgen namelijk de verzoeken te zien, maar het is duidelijker om die bij één persoon te centraliseren. Je office manager is de logische keuze.

Wil je plaatsen automatisch toewijzen zolang er beschikbaarheid is? Ook dat is mogelijk, want Shifts is compatibel met Power Automate, waar je je goedkeuringsproces kan automatiseren volgens je wensen.

Wil jij een korte demo van Microsoft Shifts?

Plan dan gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda! Een van onze experts laat je dan met plezier zien hoe jij alles uit deze handige applicatie kan halen.

Wil jij hier onmiddellijk mee aan de slag? Contacteer ons en we implementeren het samen met jou.

6 tips om Microsoft Teams zo efficiënt mogelijk te gebruiken

Vandaag is Microsoft Teams populairder dan ooit bij bedrijven over de hele wereld. De applicatie maakt het mogelijk om vlot samen te werken op afstand, te vergaderen en in contact te blijven met personen binnen én buiten de organisatie. Teams is dan ook de ideale tool voor de dynamische en hybride werkomgeving van vandaag

Dat Teams zo gebruiksvriendelijk is, is een grote meerwaarde voor zijn gebruikers. De applicatie gaat uit van het self-service principe, waarbij werknemers zoveel mogelijk geresponsabiliseerd worden. Maar dat gebruiksgemak kan ook een nadeel zijn. Als Microsoft Teams niet efficiënt beheerd wordt en er vooraf geen duidelijke afspraken gemaakt worden, dan kan er al snel een heuse wildgroei aan teams en kanalen ontstaan.  

Je bedrijfsgegevens gaan zo in een mum van tijd verloren in een wirwar van kanalen, chats en teams. 

 

Waarom wildgroei aan teams en kanalen ook jouw probleem is 

 

Laat jij Teams op zijn beloop en denk je dat het zo wel goed zit? Think again! Een chaotische organisatie van Microsoft Teams heeft eigenlijk alleen maar nadelen voor de productiviteit en veiligheid van je bedrijfsomgeving. 

Als je werknemers hun weg niet vinden in de talloze teams en kanalen binnen je Teams-omgeving kunnen ze niet productief samenwerken aan documenten en projecten. En laat dat nu net het hele doel zijn van Teams! Bovendien zullen je medewerkers al snel een alternatieve applicatie zoeken waarmee ze wél gemakkelijk kunnen werken. Zo sluipen onofficiële tools ongemerkt je organisatie binnen. Tools waarover je IT-dienst totaal geen controle heeft. En dat zorgt op zijn beurt dan weer voor een verhoogd beveiligingsrisico

Als je organisatie niet efficiënt gebruikmaakt van Microsoft Teams, is de kans trouwens ook groot dat je werknemers zullen teruggrijpen naar vertrouwde tools, zoals e-mail en e-mailbijlagen. Op die manier zet je bedrijf een grote stap terug in het digitaliseringsproces. 

Met de volgende 5 tips kan je gelukkig voorkomen dat het zover komt én zet jij Teams zo efficiënt en productief mogelijk in. 

 

#1: Zet een aantal basisregels op papier 

 

First things first: voor je jouw (nieuwe) werknemers laat kennismaken met Microsoft Teams, zorg je er best al voor dat je een aantal basisregels duidelijk op papier zet. Maak afspraken die je wil maken voor het gebruik van Microsoft Teams. Bijvoorbeeld: wanneer wordt een nieuw kanaal aangemaakt? Wie krijgt toegang? Maak je teams en kanalen aan per departement of per project? 

Het geheel van afspraken en de regels die je organisatie opstelt voor Teams staan ook bekend onder de noemer “Teams Governance”: het beleid voor Microsoft Teams en het beheer ervan. 

 

#2: Geef een gebruikerstraining aan je medewerkers 

Heb je enkele basisregels uitgeschreven? Dan is het tijd voor de volgende stap. 

Met een korte training van Teams voor alle medewerkers van je bedrijf kom je al een heel eind. In deze training leg je uit waarvoor je organisatie Teams gebruikt (en waarvoor niet). Je toont je medewerkers hoe ze kanalen en teams kunnen gebruiken. Eventueel kan je ook laten zien hoe Teams-integraties werken; met Yammer, Lists, Forms of PowerApps, bijvoorbeeld. 

 

#3 Stel beheerdersrechten op maat in 

Standaard kunnen alle gebruikers van Microsoft Teams in je organisatie teams aanmaken. Hoewel dat misschien gemakkelijk lijkt, brengt die vrijheid enkele risico’s met zich mee. Voor je het weet, heb je namelijk tientallen teams die niet goed beheerd worden, een onduidelijk doel hebben, of soms zelfs twee keer bestaan. Of teams die eigenlijk geen teams zijn, maar gebruikt worden als chat. 

Hoe meer werknemers beheerdersrechten hebben, hoe onduidelijker het platform wordt. Onze tip? Kies enkele beheerders uit en maak hen het aanspreekpunt binnen je organisatie. Enkel deze beheerders kunnen dan teams creëren volgens de afspraken die je samen maakt. 

Als alternatief kan je ook kiezen voor een goedkeuringsflow in Power Automate. Telkens wanneer iemand een nieuw team aanmaakt, krijgen je beheerders dan een melding te zien in Teams. Ze kunnen de aanvraag van dit team goedkeuren of afkeuren volgens de gemaakte afspraken. 

Voor welke optie je ook kiest, zorg ervoor dat het proces snel en gemakkelijk verloopt en niet te veel extra druk legt op je IT-dienst. Zo voorkom je dat je werknemers hun geduld verliezen en naar andere programma’s en “old-school” mailtjes overschakelen. 

Om je geheugen op te frissen, geven we je ook nog even mee welke soorten beheerders er bestaan in Microsoft Teams: 

  • Administrators kunnen teams aanmaken, aanpassen, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook rollen toekennen aan andere gebruikers, leden toevoegen en beheren.  
  • Owners kunnen teams bewerken, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook leden toevoegen en beheren.   
  • Members kunnen alleen lid worden van (openbare) teams en kanalen aanmaken. 

 

#4 Gebruik een standaard naamgeving 

 

Microsoft Teams bereikt zijn doel alleen als de structuur duidelijk opgebouwd is. Zo kunnen gebruikers bestanden en data gemakkelijk terugvinden. 

Als iedereen een willekeurige naam geeft aan nieuwe teams en kanalen, wordt je Teams-omgeving een rommeltje. Het wordt moeilijk om info terug te vinden en je ziet het bos door de bomen niet meer. Door een gebrek aan structuur kan je zelfs te maken krijgen met dubbele teams of kanalen. 

De oplossing: bepaal een structuur voor de naamgeving van nieuwe teams en kanalen, zodat die altijd op dezelfde manier opgebouwd zijn. Ook de achterliggende M365-groep zal dan automatisch diezelfde naam krijgen. Je kan bijvoorbeeld werken met afkortingen of identificatiegegevens zoals regio, afdeling of kantoor. Vergeet de conventies voor namen niet te delen met je team! 

 

#5 Bepaal regels voor externe gasten 

Een van de vele voordelen van Microsoft Teams is dat je ook externe partijen kan toelaten tot je Teams-omgeving. Zo kan je vlot samenwerken aan projecten met partners of klanten, zonder dat je elkaar voor elk klein vraagje moet bellen of mailen. 

Toch maak je ook best heel duidelijke afspraken met je team en beheerders over wie externe toegang krijgt en wie niet, en welke kanalen hiervoor gebruikt worden. Een tip die we je zeker willen meegeven: zorg ervoor dat de naamgeving van gedeelde kanalen met externe partijen verschillend is van die van je interne kanalen. Zo voorkom je dat er interne bedrijfsinfo in de gedeelde kanalen terechtkomt.  

Geef je partners of klanten toegang tot Teams, stel dan ook de juiste beveiligingsmaatregelen in om je data te beschermen: 

  • Gebruik MFA (Multi-Factor Authentication) om in te loggen. 
  • Blokkeer downloads vanuit Teams als gasten inloggen met een onbekend toestel. 
  • Stel gebruiksvoorwaarden op die om de zoveel tijd opnieuw goedgekeurd moeten worden door je gast. 

 

#6 Maak een plan voor het archiveren van oude content 

Zoals je organisatie constant evolueert, zal dat ook het geval zijn voor je teams en kanalen in Microsoft Teams. Gelukkig heb je de mogelijkheid om teams te archiveren zodra ze verouderd zijn of niet meer relevant. De gebruikers binnen dat team behouden wel hun toegang, zodat ze op elk moment de info en documenten kunnen raadplegen. Nieuwe berichten posten is daarentegen niet meer mogelijk. 

Het is dus aangewezen om vooraf te bepalen wanneer een team gearchiveerd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld na afloop van een project, wanneer een team op een andere manier ingericht wordt, of als een team een bepaald aantal weken of maanden inactief is geweest. Maak duidelijke afspraken met je beheerders en geef hen ownership van de Teams-archieven. 

Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden van Microsoft Teams voor je organisatie en wil je nog meer tips om het meeste uit deze applicatie te halen? Het Incrius-team staat voor je klaar met raad en daad. Voeg ons gerust toe aan een nieuw Incrius-kanaal in je Teams-omgeving 😉 

Je kan ons ook inboeken voor een mini-inspiratiesessie waarin we je tonen hoe wij bij Incrius onze eigen omgeving hebben opgezet. Contacteer ons gerust om een gepast moment te vinden.  

Wat te doen als je e-mailbijlage plots een winmail.dat-bestand wordt?

Stel: je verstuurt een e-mail met bijlage en de ontvanger van je mail antwoordt je onmiddellijk dat je bijlage niet geopend kan worden omdat het bestandsformaat “winmail.dat” is.

Winmail-wat? Dit probleem komt vaker voor dan je denkt en wordt veroorzaakt door een compatibiliteitsprobleem tussen Microsoft enerzijds en softwarebedrijven als Apple en Google anderzijds. Maar geen zorgen, wij vertellen je hoe je dit in één-twee-drie oplost!

Het probleem en de oorzaak

Je ontvangt of verstuurt een e-mail en de bijlage is plots omgezet naar een winmail.dat-bestand… Maar jij hebt je bijlage verstuurd als een PDF-bestand. Hoe is dit dan toch kunnen gebeuren?

Microsoft Outlook kan mails in 3 formaten opmaken:

  1. Platte tekst
  2. Rich Text Format (RTF)
  3. HTML

Het probleem doet zich vooral voor bij mails opgemaakt in het (oudere) RTF-formaat. Microsoft gebruikt namelijk een RTF-variant die eigen is aan hun software, TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format). Deze indeling werkt perfect als je een mail met bijlage stuurt naar iemand die ook met Microsoft werkt. Maar als een gebruiker van Gmail, bijvoorbeeld, zo’n mailtje ontvangt, zal hij dit bestandstype niet herkennen en wordt de bijlage automatisch omgezet naar een winmail.dat-bestand. Daardoor kan je de bijlage niet openen.

 

Hoe je dit probleem snel oplost

  • Optie 1 – Vraag aan de verzender van de mail om deze in HTML formaat te versturen.
  • Optie 2 – Zet het winmail.dat-bestand om naar het oorspronkelijke bestandsformaat via een online tool zoals www.winmaildat.com.
  • Optie 3 – Wil je voor eens en altijd van dit probleem af zijn? Dan kan je deze stappen doorlopen in je e-mailsettings:
    • Ga naar Microsoft Outlook en kies in de menubalk voor Bestand > Opties
    • Selecteer “E-mail” als categorie
    • Bij het onderdeel Berichten opstellen selecteer je “HTML” bij “Bericht in deze opmaak opstellen”
    • Scroll naar het onderdeel Berichtindeling en kies “Converteren naar HTML-indeling” bij “Bij verzenden van RTF-berichten naar internetgeadresseerden”

Hulp nodig?

Geraak je er toch niet helemaal aan uit of wens je meer informatie? Onze IT-architects helpen je graag verder met dit vervelende probleem. Of met iets anders, natuurlijk!