Slim vergaderen in de huddle room. Hoe richt jij de jouwe in?

De voordelen van flexibel digitaal werken moeten we (hopelijk) niet meer uitleggen. Efficiënter samenwerken, niet enkel tussen collega’s onderling, maar ook in dialoog met klanten, kan een groot verschil maken in je onderneming. Van je klassieke vergaderzaal een “slimme” vergaderruimte maken, is dan ook een logische volgende stap. Je hoeft er niet mee te wachten, want een huddle room heb je met de oplossingen van Yealink zo opgezet. 

De evolutie omarmd

Velen onder ons hebben intussen de moderne manier van werken omarmd en zien, naast de investering, nu ook de positieve invloed van hybride werken en thuiswerk op de hele bedrijfsomgeving. Medewerkers krijgen meer vrijheid rond waar en wanneer ze willen werken, wat zorgt voor een betere woon-werkbalans en dus tevredener en gemotiveerder personeel.

Anderzijds merken we ook dat medewerkers graag nog eens naar kantoor gaan. Dit voor de informele babbels aan de koffiemachine, een korte brainstorm en petit comité nu je toch in dezelfde ruimte zit of een opdracht die je te binnen schiet wanneer je je collega passeert in de wandelgang.

Als onderneming een evenwicht creëren tussen die beide groepen, is dan ook essentieel voor een optimale flow en communicatie. En dat evenwicht vindt men vandaag veelal bij een huddle room.

Huddle wat?

Het Engelse woord “Huddle room” is, ondanks dat je het misschien nu pas voor de eerste keer hoort, niet nieuw. In de sportwereld wordt deze term al langer gebruikt. Het is de benaming voor een korte teambespreking die plaatsvind tijdens een wedstrijd om het plan van aanpak af te stemmen.

In de bedrijfssfeer wordt de huddle room gezien als slimme vergaderruimte. Je klassieke vergaderzaal neemt veel plaats in, oogt niet bepaald gezellig en staat daardoor ook vaak gewoon leeg. De Huddle room is hiervan de flexibele variant. Het gaat om een kleine vergaderruimte voor twee tot zes personen waarvoor je slechts vier elementen nodig hebt, namelijk en niet te grote tafel, comfortabele stoelen, een presentatiescherm of projector en de technologie om te vergaderen.

Moderne vergadertechnologie

Videoconferentie apparatuur hoeft niet superduur of gecompliceerd te zijn. Veel bedrijven werken de dag van vandaag al met Microsoft teams. De tool is te gebruiken op alle devices en besturingssystemen. Je kan er content delen, structureren en gelijktijdig bewerken waar je ook bent én bovendien geniet je van een vlekkeloze Integratie met Office 365 en 3rd party tools.

Door Microsoft Teams te koppelen aan de oplossingen van Yealink, heb je op één-twee-drie alles wat je nodig hebt om je huddle room vorm te geven. Ze staan garant voor premium audio-en videokwaliteit, eenvoudige opzet en de mogelijkheid om zowel bekabeld als draadloos content te delen.

Dat geldt trouwens niet alleen voor deze kleine vergaderruimtes, want afhankelijk van de groepsgrootte heeft Yealink een ander kant-en-klaar pakket opgesteld (denk daarbij standaard aan een soundbar of microfoon met camera, mini-pc en bedieningspaneel).

De vier roomtypes

Vergaderruimtes worden veelal opgedeeld in vier grote groepen, afhankelijk van het aantal personen en de opstelling in de ruimte. Bekijk je graag jouw opties? We helpen je graag met je keuze dus contacteer ons vrijblijvend voor meer info.

Focus room

Huddle room

Small/medium meeting room

Conference room

De voordelen van slimme vergaderruimtes.

Je huddle ruimte kan je gezellig aangekleden en door in kleine groepjes samen te werken, verhoog je de productiviteit, optimaliseer je het ruimtegebruik én bespaar je kosten. Bovendien kunnen externe collega’s makkelijk toegevoegd worden via video conferencing waardoor ze zich meer betrokken voelen bij de meeting. Meer dan genoeg voordelen dus om deze kleine aanpassing een kans te geven.

Ben je benieuwd naar de verschillende opties of zit je al met concrete plannen voor een slimme vergaderruimte? Laat je begeleiden door Incrius.

Boek een afspraak met een van onze experts

Modern werken, dat doen wij toch al?

Modern werken, een term waar we niet meer omheen kunnen. Voor ons meer dan reden genoeg om er een webinar aan te wijden. De opname van het webinar: “Modern werken, The good and the bad” kan je gratis opvragen: 

Bekijk het webinar

Wie liever leest dan luistert, komt hieronder alvast heel wat over modern werken te weten.

Modern werken, wat is dat nu juist?

Er is niet echt een vaste definitie voor, maar algemeen wordt aangenomen dat een moderne werkplek zich kenmerkt door volgende 4 facetten:

1) Meer mobiliteit en flexibiliteit:

Medewerkers kunnen mobiel aan de slag, zowel op vlak van hardware als software. Ze kunnen met andere woorden flexibel werken, onafhankelijk van tijd, plaats of toestel. Bovendien hebben medewerkers niet langer voor alles de ICT-dienst nodig.   

2) Optimale communicatie en samenwerken:

Aangepaste infrastructuur en moderne software zorgen ervoor dat medewerkers optimaal kunnen communiceren en samenwerken. Zo kan je naast het klassieke bellen en mailen, via MS Teams informeel chatten op een beheerde en veilige werkomgeving, ook met externen. Allen samen vergaderen in één ruimte maakt plaats voor hybride vergaderen dus vanop verschillende locaties, individueel of in groep, met video en/of audio op je laptop, smartphone of in een teamsroom. Alles is mogelijk.

Maar naast de vernieuwde hard- en software, is het ook een kwestie van goede afspraken en een open mentaliteit. Wat wordt wanneer en op welke manier gecommuniceerd? Die laatste verandering is vaak de lastigste.

3) Slimmer beheer van data:

Elke dag wordt nieuwe data gegenereerd: contracten, klanteninfo, productiefiches enz. Alles overzichtelijk beheren doe je onder meer met MS Teams; dé overzichshub tussen systemen en tools. Orde is één zaak, maar kan het ook niet eenvoudiger? Dankzij modern werken worden repetitieve taken opgespoord en omgezet in automatische processen, wat weer een berg werk spaart. 

4) Security:

Moderne tools ondersteunen bovenstaande facetten waardoor jij antwoord krijgt op al je vragen betreffende veiligheid. Waar zijn je toestellen? In welke staat bevinden ze zich (updates, garantietermijnen…)? Hoe zijn ze beveiligd? Wie exact logt er in vanuit externe plekken? Wie heeft welke rechten?

Waarom wordt modern werken steeds belangrijker?

Anno 2022 is het niet evident om de juiste man/vrouw op de juiste plaats te vinden. Personeelsdiensten hebben moeite om de juiste kandidaten voor hun vacature aan te trekken maar ook nadien tevreden te houden. Want een goede woon-werkbalans is stillaan een must geworden. Is het mogelijk om zelf de kids af te zetten aan de schoolpoort en dat uurtje later op de avond in te halen als ze liggen te slapen of kan je tijdens twee afspraken door even je offerte bijwerken terwijl je geparkeerd staat? De mate waarin een bedrijf flexibiliteit en modern werken aanbiedt, blijkt voor sollicitanten vaak een doorslaggevend criterium.

 

Veel meer dan enkel thuiswerk

Bij modern werken denken we veelal aan thuiswerkers, maar het kan ook voor andere vestigingen of afdelingen, mergers & acquisitions, (onder-)aannemers, partners, externe consultants, supplier chain… van toepassing zijn. Zo kunnen handmatige checklists op een productieafdeling geautomatiseerd worden en kan je de communicatie tussen verschillende diensten optimaliseren met moderne tools. Bij externe consultants loert het gevaar dat zij ook na hun diensten nog onbedoeld toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Ook dat kan je met een moderne werkplek beter ondervangen.

 

Meer dan een digitale kopie van de analoge werkomgeving

Met Outlook denken we al modern bezig te zijn, maar vaak is dit niet meer dan de digitalisatie van de vroegere dossierkasten en postvakjes op bureau. Bestanden worden via mail doorgestuurd, maar waar belandt het dan, wie heeft uiteindelijk de “juiste” versie en raakt er soms eens een deel verloren?

Door outlook te gaan combineren met bijvoorbeeld Sharepoint, heb je steeds de laatste versie van je bestand (met alle tussenliggende revisies die je kan terughalen), weet je exact wie welk bestand heeft geopend en werk je vanop afstand synchroon samen aan een dossier. Kortom… meer productiviteit, betere communicatie en minder frustraties.

Maar dat is slechts één voorbeeld dat aantoont dat we er nog niet helemaal zijn (al denken we vaak van wel). MS365 bestaat uit een hele suite tools die samen een sterke basis vormen voor het creëren van een moderne werkplek. In het webinar gaat Michael hier dieper op in.

 

The good and the bad

Modern werken heeft talloze voordelen maar gaat uiteraard ook gepaard met enkele uitdagingen. We zetten ze even tegenover elkaar:

Is modern werken wel voor iedereen the way to go en hoe weet je of je er als onderneming klaar voor bent? Dat en vele andere vragen komen in het webinar aan bod.

 

Incrius als partner in je weg naar een moderne werkplek?

Cirkel aanbod

Goeie keuze, want het zit in ons DNA. Als je ons aanbod bekijkt, dan zie je dat wij vertrekken vanuit “digitale werkplekken en samenwerken” om daarrond onze andere diensten uit te werken. Eerst willen we weten wie jullie zijn, hoe jullie werken en waar jullie naartoe willen. Zo kunnen we samen op zoek gaan naar wat voor jullie de beste werkplek is en welke infrastructuur, software, beveiliging en begeleiding jullie daarvoor nodig hebben.

Benieuwd naar wat we je kunnen bieden of kom je graag gewoon eens luisteren? Neem contact op en we staan je graag te woord.

Boek een afspraak met een van onze experts

Veilig terug naar kantoor met Microsoft Shifts 

Nu telewerk niet langer verplicht is, keren steeds meer werknemers terug naar hun vertrouwde kantooromgeving. En dat kan een uitdaging zijn voor office managers of bedrijfseigenaars, die erop moeten toezien dat die terugkeer veilig en geleidelijk gebeurt.

Hoe zorg je ervoor dat je een duidelijk en actueel overzicht hebt van welke collega’s op welke dagen aanwezig zullen zijn op kantoor?

In dit artikel vertellen we je hoe je Microsoft Shifts kan gebruiken om de geleidelijke terugkeer naar de werkplaats op een eenvoudige manier te organiseren.

 

First things first: wat is Microsoft Shifts?

Microsoft Shifts is een programma voor planningsbeheer. Concreet kan je met Shifts planningen voor je hele team aanmaken en beheren vanuit Microsoft Teams.

Die planningen of schema’s helpen je om beter in kaart te brengen wie aan- en afwezig is in elk team of departement. Zo ben je zeker dat er altijd voldoende personen zijn om elke dienst draaiende te houden.

Bovendien kan je via Shifts ook snel en doeltreffend deadlines of taken delen met je team.

 

Shifts inzetten om veilige afstanden te garanderen? Dat kan!

Met Shifts kan je in je planning ploegen (de zogenaamde “shifts”) creëren waarvoor werknemers zich kunnen registreren. Zo kunnen bedrijven aangeven hoeveel personen er maximum aanwezig mogen zijn om een veilige afstand van elkaar te respecteren.

Bijvoorbeeld: als je per dag graag maximum 10 werknemers vanop kantoor laat werken, dan kan je in je planning elke dag een shift aanmaken met daarin 10 beschikbare plaatsen. Je teamleden kunnen een plaats aanvragen zolang er beschikbaarheid is. Is de shift volzet? Dan dient de collega een andere dag te kiezen om naar kantoor te komen. First come, first served!

Je kan natuurlijk ook werken met ploegen per afdeling of per verdieping, afhankelijk van hoe je kantoorruimte is onderverdeeld.

Als je Shifts op deze manier inzet, wordt het ook makkelijker om binnen je bedrijf aan contact tracing te doen. Is er ondanks alles toch een teamlid ziek geworden? Dan kan je efficiënt controleren wie er in dezelfde ploeg aanwezig was en de betreffende collega’s inlichten.

Snel en eenvoudig

Zoals je ziet, is Microsoft Shifts een heel laagdrempelige oplossing om vlot schema’s op te stellen voor terugkerende werknemers.

Werkt je organisatie al met Microsoft Teams, dan is Shifts al beschikbaar zonder dat je hiervoor nog iets hoeft te doen. De planningen zijn bovendien eenvoudig toegankelijk voor alle leden in je Teams-groep.

Wel raden we je aan om één teamlid verantwoordelijk te maken voor het toewijzen van de plaatsen in een shift. Alle Teams-beheerders krijgen namelijk de verzoeken te zien, maar het is duidelijker om die bij één persoon te centraliseren. Je office manager is de logische keuze.

Wil je plaatsen automatisch toewijzen zolang er beschikbaarheid is? Ook dat is mogelijk, want Shifts is compatibel met Power Automate, waar je je goedkeuringsproces kan automatiseren volgens je wensen.

Wil jij een korte demo van Microsoft Shifts?

Plan dan gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda! Een van onze experts laat je dan met plezier zien hoe jij alles uit deze handige applicatie kan halen.

Wil jij hier onmiddellijk mee aan de slag? Contacteer ons en we implementeren het samen met jou.

Boek een afspraak met een van onze experts

6 tips om Microsoft Teams zo efficiënt mogelijk te gebruiken

Vandaag is Microsoft Teams populairder dan ooit bij bedrijven over de hele wereld. De applicatie maakt het mogelijk om vlot samen te werken op afstand, te vergaderen en in contact te blijven met personen binnen én buiten de organisatie. Teams is dan ook de ideale tool voor de dynamische en hybride werkomgeving van vandaag. 

Dat Teams zo gebruiksvriendelijk is, is een grote meerwaarde voor zijn gebruikers. De applicatie gaat uit van het self-service principe, waarbij werknemers zoveel mogelijk geresponsabiliseerd worden. Maar dat gebruiksgemak kan ook een nadeel zijn. Als Microsoft Teams niet efficiënt beheerd wordt en er vooraf geen duidelijke afspraken gemaakt worden, dan kan er al snel een heuse wildgroei aan teams en kanalen ontstaan.  

Je bedrijfsgegevens gaan zo in een mum van tijd verloren in een wirwar van kanalen, chats en teams. 

 

Waarom wildgroei aan teams en kanalen ook jouw probleem is 

 

Laat jij Teams op zijn beloop en denk je dat het zo wel goed zit? Think again! Een chaotische organisatie van Microsoft Teams heeft eigenlijk alleen maar nadelen voor de productiviteit en veiligheid van je bedrijfsomgeving. 

Als je werknemers hun weg niet vinden in de talloze teams en kanalen binnen je Teams-omgeving kunnen ze niet productief samenwerken aan documenten en projecten. En laat dat nu net het hele doel zijn van Teams! Bovendien zullen je medewerkers al snel een alternatieve applicatie zoeken waarmee ze wél gemakkelijk kunnen werken. Zo sluipen onofficiële tools ongemerkt je organisatie binnen. Tools waarover je IT-dienst totaal geen controle heeft. En dat zorgt op zijn beurt dan weer voor een verhoogd beveiligingsrisico. 

Als je organisatie niet efficiënt gebruikmaakt van Microsoft Teams, is de kans trouwens ook groot dat je werknemers zullen teruggrijpen naar vertrouwde tools, zoals e-mail en e-mailbijlagen. Op die manier zet je bedrijf een grote stap terug in het digitaliseringsproces. 

Met de volgende 5 tips kan je gelukkig voorkomen dat het zover komt én zet jij Teams zo efficiënt en productief mogelijk in. 

 

#1: Zet een aantal basisregels op papier 

 

First things first: voor je jouw (nieuwe) werknemers laat kennismaken met Microsoft Teams, zorg je er best al voor dat je een aantal basisregels duidelijk op papier zet. Maak afspraken die je wil maken voor het gebruik van Microsoft Teams. Bijvoorbeeld: wanneer wordt een nieuw kanaal aangemaakt? Wie krijgt toegang? Maak je teams en kanalen aan per departement of per project? 

Het geheel van afspraken en de regels die je organisatie opstelt voor Teams staan ook bekend onder de noemer “Teams Governance”: het beleid voor Microsoft Teams en het beheer ervan. 

 

#2: Geef een gebruikerstraining aan je medewerkers 

Heb je enkele basisregels uitgeschreven? Dan is het tijd voor de volgende stap. 

Met een korte training van Teams voor alle medewerkers van je bedrijf kom je al een heel eind. In deze training leg je uit waarvoor je organisatie Teams gebruikt (en waarvoor niet). Je toont je medewerkers hoe ze kanalen en teams kunnen gebruiken. Eventueel kan je ook laten zien hoe Teams-integraties werken; met Yammer, Lists, Forms of PowerApps, bijvoorbeeld. 

 

#3 Stel beheerdersrechten op maat in 

Standaard kunnen alle gebruikers van Microsoft Teams in je organisatie teams aanmaken. Hoewel dat misschien gemakkelijk lijkt, brengt die vrijheid enkele risico’s met zich mee. Voor je het weet, heb je namelijk tientallen teams die niet goed beheerd worden, een onduidelijk doel hebben, of soms zelfs twee keer bestaan. Of teams die eigenlijk geen teams zijn, maar gebruikt worden als chat. 

Hoe meer werknemers beheerdersrechten hebben, hoe onduidelijker het platform wordt. Onze tip? Kies enkele beheerders uit en maak hen het aanspreekpunt binnen je organisatie. Enkel deze beheerders kunnen dan teams creëren volgens de afspraken die je samen maakt. 

Als alternatief kan je ook kiezen voor een goedkeuringsflow in Power Automate. Telkens wanneer iemand een nieuw team aanmaakt, krijgen je beheerders dan een melding te zien in Teams. Ze kunnen de aanvraag van dit team goedkeuren of afkeuren volgens de gemaakte afspraken. 

Voor welke optie je ook kiest, zorg ervoor dat het proces snel en gemakkelijk verloopt en niet te veel extra druk legt op je IT-dienst. Zo voorkom je dat je werknemers hun geduld verliezen en naar andere programma’s en “old-school” mailtjes overschakelen. 

Om je geheugen op te frissen, geven we je ook nog even mee welke soorten beheerders er bestaan in Microsoft Teams: 

  • Administrators kunnen teams aanmaken, aanpassen, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook rollen toekennen aan andere gebruikers, leden toevoegen en beheren.  
  • Owners kunnen teams bewerken, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook leden toevoegen en beheren.   
  • Members kunnen alleen lid worden van (openbare) teams en kanalen aanmaken. 

 

#4 Gebruik een standaard naamgeving 

 

Microsoft Teams bereikt zijn doel alleen als de structuur duidelijk opgebouwd is. Zo kunnen gebruikers bestanden en data gemakkelijk terugvinden. 

Als iedereen een willekeurige naam geeft aan nieuwe teams en kanalen, wordt je Teams-omgeving een rommeltje. Het wordt moeilijk om info terug te vinden en je ziet het bos door de bomen niet meer. Door een gebrek aan structuur kan je zelfs te maken krijgen met dubbele teams of kanalen. 

De oplossing: bepaal een structuur voor de naamgeving van nieuwe teams en kanalen, zodat die altijd op dezelfde manier opgebouwd zijn. Ook de achterliggende M365-groep zal dan automatisch diezelfde naam krijgen. Je kan bijvoorbeeld werken met afkortingen of identificatiegegevens zoals regio, afdeling of kantoor. Vergeet de conventies voor namen niet te delen met je team! 

 

#5 Bepaal regels voor externe gasten 

Een van de vele voordelen van Microsoft Teams is dat je ook externe partijen kan toelaten tot je Teams-omgeving. Zo kan je vlot samenwerken aan projecten met partners of klanten, zonder dat je elkaar voor elk klein vraagje moet bellen of mailen. 

Toch maak je ook best heel duidelijke afspraken met je team en beheerders over wie externe toegang krijgt en wie niet, en welke kanalen hiervoor gebruikt worden. Een tip die we je zeker willen meegeven: zorg ervoor dat de naamgeving van gedeelde kanalen met externe partijen verschillend is van die van je interne kanalen. Zo voorkom je dat er interne bedrijfsinfo in de gedeelde kanalen terechtkomt.  

Geef je partners of klanten toegang tot Teams, stel dan ook de juiste beveiligingsmaatregelen in om je data te beschermen: 

  • Gebruik MFA (Multi-Factor Authentication) om in te loggen. 
  • Blokkeer downloads vanuit Teams als gasten inloggen met een onbekend toestel. 
  • Stel gebruiksvoorwaarden op die om de zoveel tijd opnieuw goedgekeurd moeten worden door je gast. 

 

#6 Maak een plan voor het archiveren van oude content 

Zoals je organisatie constant evolueert, zal dat ook het geval zijn voor je teams en kanalen in Microsoft Teams. Gelukkig heb je de mogelijkheid om teams te archiveren zodra ze verouderd zijn of niet meer relevant. De gebruikers binnen dat team behouden wel hun toegang, zodat ze op elk moment de info en documenten kunnen raadplegen. Nieuwe berichten posten is daarentegen niet meer mogelijk. 

Het is dus aangewezen om vooraf te bepalen wanneer een team gearchiveerd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld na afloop van een project, wanneer een team op een andere manier ingericht wordt, of als een team een bepaald aantal weken of maanden inactief is geweest. Maak duidelijke afspraken met je beheerders en geef hen ownership van de Teams-archieven. 

Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden van Microsoft Teams voor je organisatie en wil je nog meer tips om het meeste uit deze applicatie te halen? Het Incrius-team staat voor je klaar met raad en daad. Voeg ons gerust toe aan een nieuw Incrius-kanaal in je Teams-omgeving 😉 

Je kan ons ook inboeken voor een mini-inspiratiesessie waarin we je tonen hoe wij bij Incrius onze eigen omgeving hebben opgezet. Contacteer ons gerust om een gepast moment te vinden.  

Til digitale samenwerking naar een hoger niveau

Wat te doen als je e-mailbijlage plots een winmail.dat-bestand wordt?

Stel: je verstuurt een e-mail met bijlage en de ontvanger van je mail antwoordt je onmiddellijk dat je bijlage niet geopend kan worden omdat het bestandsformaat “winmail.dat” is.

Winmail-wat? Dit probleem komt vaker voor dan je denkt en wordt veroorzaakt door een compatibiliteitsprobleem tussen Microsoft enerzijds en softwarebedrijven als Apple en Google anderzijds. Maar geen zorgen, wij vertellen je hoe je dit in één-twee-drie oplost!

Het probleem en de oorzaak

Je ontvangt of verstuurt een e-mail en de bijlage is plots omgezet naar een winmail.dat-bestand… Maar jij hebt je bijlage verstuurd als een PDF-bestand. Hoe is dit dan toch kunnen gebeuren?

Microsoft Outlook kan mails in 3 formaten opmaken:

  1. Platte tekst
  2. Rich Text Format (RTF)
  3. HTML

Het probleem doet zich vooral voor bij mails opgemaakt in het (oudere) RTF-formaat. Microsoft gebruikt namelijk een RTF-variant die eigen is aan hun software, TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format). Deze indeling werkt perfect als je een mail met bijlage stuurt naar iemand die ook met Microsoft werkt. Maar als een gebruiker van Gmail, bijvoorbeeld, zo’n mailtje ontvangt, zal hij dit bestandstype niet herkennen en wordt de bijlage automatisch omgezet naar een winmail.dat-bestand. Daardoor kan je de bijlage niet openen.

 

Hoe je dit probleem snel oplost

  • Optie 1 – Vraag aan de verzender van de mail om deze in HTML formaat te versturen.
  • Optie 2 – Zet het winmail.dat-bestand om naar het oorspronkelijke bestandsformaat via een online tool zoals www.winmaildat.com.
  • Optie 3 – Wil je voor eens en altijd van dit probleem af zijn? Dan kan je deze stappen doorlopen in je e-mailsettings:
    • Ga naar Microsoft Outlook en kies in de menubalk voor Bestand > Opties
    • Selecteer “E-mail” als categorie
    • Bij het onderdeel Berichten opstellen selecteer je “HTML” bij “Bericht in deze opmaak opstellen”
    • Scroll naar het onderdeel Berichtindeling en kies “Converteren naar HTML-indeling” bij “Bij verzenden van RTF-berichten naar internetgeadresseerden”

Hulp nodig?

Geraak je er toch niet helemaal aan uit of wens je meer informatie? Onze IT-architects helpen je graag verder met dit vervelende probleem. Of met iets anders, natuurlijk!

Stel ons gerust je vraag over Microsoft Outlook

Hoe kan ik klanten zelf afspraken laten inplannen met Bookings?

Vereenvoudig je agendabeheer met Microsoft Bookings

Microsoft 365 heeft verschillende applicaties die iedereen ondertussen kent, zoals Outlook, Word en Excel. Deze keer hebben we het echter over een app die (onterecht!) minder bekend is, maar daarom niet minder handig: Microsoft Bookings.

Zoals de naam doet vermoeden, is Bookings eigenlijk een reserveringstool waarmee anderen rechtstreeks een afspraak kunnen maken in jouw agenda. Heel handig, en het bespaart je ook heel wat tijd en moeite.

In dit artikel leggen we je kort uit hoe je Bookings kan gebruiken.

 

Voordelen voor jou én je klanten

Wanneer een klant je contacteert om een afspraak te maken, wordt er vaak heel wat heen en weer gemaild om een moment te vinden dat voor beide partijen past. En als je pech hebt, dan zegt je klant “ja” tegen een tijdstip waarop je ondertussen nét een andere meeting hebt gepland. Dan begint het hele proces dus gewoon opnieuw.

Microsoft Bookings biedt de oplossing! Met deze app kunnen klanten (en prospecten of andere externe partijen) namelijk zelf een afspraak plannen in jouw agenda.

De Bookings-app is gekoppeld aan je persoonlijke agenda in Outlook. Zo worden je beschikbare momenten meteen gesynchroniseerd en kunnen klanten enkel een afspraak maken wanneer het voor jou past. Ze zien namelijk meteen of je agenda vrij of bezet is (zonder dat ze de details van je afspraken kunnen bekijken).

Bovendien krijgen zowel jij als de klant meteen een bevestigingsmailtje van de afspraak. Die wordt ook meteen aan beide agenda’s toegevoegd. Komt er toch nog iets tussen? Dan kan de klant zelf de afspraak annuleren en een nieuw tijdstip zoeken in je agenda.

 

 

Extra tip van Incrius

Omdat jij het bent, geven we je nog een extra tip mee om het onderste uit de kan te halen.

In het menu “Services” in Microsoft Bookings kan je verschillende soorten afspraken aangeven die de klant kan boeken. Dat kan bijvoorbeeld een intake- of onboardingsgesprek zijn, een adviesgesprek of een demo.

Nu zou het natuurlijk kunnen dat je vindt dat het niet zoveel zin heeft om voor jouw bedrijf verschillende diensten aan te duiden. Bijvoorbeeld als je klanten enkel gesprekken op maat kunnen inboeken, en geen demo’s of intake-calls.

Ons advies is om dit toch maar te doen, want bij elke dienst kan je een buffertijd instellen. Daarmee kan je aangeven dat er tussen iedere afspraak bijvoorbeeld minsten 15 minuten speling moet zitten. Heb je maar één soort dienst, stel die dan toch ook in zodat je buffertijd kan voorzien.

Een buffertijd kan ook heel goed van pas komen als je je tussen afspraken door moet verplaatsen. Nu we met z’n allen aan hybride werken doen, kan het namelijk altijd gebeuren dat je op een dag zowel fysieke als online meetings gepland hebt.

 

Ready, set, go!

Zoals altijd staat Incrius paraat om je te helpen bij het opzetten van Microsoft Bookings of een van de andere applicaties in Microsoft 365. Kijk gerust in onze agenda en boek je afspraak op een moment naar keuze!

Plan je afspraak zelf in