Stel: je verstuurt een e-mail met bijlage en de ontvanger van je mail antwoordt je onmiddellijk dat je bijlage niet geopend kan worden omdat het bestandsformaat “winmail.dat” is.
Winmail-wat? Dit probleem komt vaker voor dan je denkt en wordt veroorzaakt door een compatibiliteitsprobleem tussen Microsoft enerzijds en softwarebedrijven als Apple en Google anderzijds. Maar geen zorgen, wij vertellen je hoe je dit in één-twee-drie oplost!
Het probleem en de oorzaak
Je ontvangt of verstuurt een e-mail en de bijlage is plots omgezet naar een winmail.dat-bestand… Maar jij hebt je bijlage verstuurd als een PDF-bestand. Hoe is dit dan toch kunnen gebeuren?
Microsoft Outlook kan mails in 3 formaten opmaken:
Platte tekst
Rich Text Format (RTF)
HTML
Het probleem doet zich vooral voor bij mails opgemaakt in het (oudere) RTF-formaat. Microsoft gebruikt namelijk een RTF-variant die eigen is aan hun software, TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format). Deze indeling werkt perfect als je een mail met bijlage stuurt naar iemand die ook met Microsoft werkt. Maar als een gebruiker van Gmail, bijvoorbeeld, zo’n mailtje ontvangt, zal hij dit bestandstype niet herkennen en wordt de bijlage automatisch omgezet naar een winmail.dat-bestand. Daardoor kan je de bijlage niet openen.
Hoe je dit probleem snel oplost
Optie 1 – Vraag aan de verzender van de mail om deze in HTML formaat te versturen.
Optie 2 – Zet het winmail.dat-bestand om naar het oorspronkelijke bestandsformaat via een online tool zoals www.winmaildat.com.
Optie 3 – Wil je voor eens en altijd van dit probleem af zijn? Dan kan je deze stappen doorlopen in je e-mailsettings:
Ga naar Microsoft Outlook en kies in de menubalk voor Bestand > Opties
Selecteer “E-mail” als categorie
Bij het onderdeel Berichten opstellen selecteer je “HTML” bij “Bericht in deze opmaak opstellen”
Scroll naar het onderdeel Berichtindeling en kies “Converteren naar HTML-indeling” bij “Bij verzenden van RTF-berichten naar internetgeadresseerden”
Hulp nodig?
Geraak je er toch niet helemaal aan uit of wens je meer informatie? Onze IT-architects helpen je graag verder met dit vervelende probleem. Of met iets anders, natuurlijk!
Vereenvoudig je agendabeheer met Microsoft Bookings
Microsoft 365 heeft verschillende applicaties die iedereen ondertussen kent, zoals Outlook, Word en Excel. Deze keer hebben we het echter over een app die (onterecht!) minder bekend is, maar daarom niet minder handig: Microsoft Bookings.
Zoals de naam doet vermoeden, is Bookings eigenlijk een reserveringstool waarmee anderen rechtstreeks een afspraak kunnen maken in jouw agenda. Heel handig, en het bespaart je ook heel wat tijd en moeite.
In dit artikel leggen we je kort uit hoe je Bookings kan gebruiken.
Voordelen voor jou én je klanten
Wanneer een klant je contacteert om een afspraak te maken, wordt er vaak heel wat heen en weer gemaild om een moment te vinden dat voor beide partijen past. En als je pech hebt, dan zegt je klant “ja” tegen een tijdstip waarop je ondertussen nét een andere meeting hebt gepland. Dan begint het hele proces dus gewoon opnieuw.
Microsoft Bookings biedt de oplossing! Met deze app kunnen klanten (en prospecten of andere externe partijen) namelijk zelf een afspraak plannen in jouw agenda.
De Bookings-app is gekoppeld aan je persoonlijke agenda in Outlook. Zo worden je beschikbare momenten meteen gesynchroniseerd en kunnen klanten enkel een afspraak maken wanneer het voor jou past. Ze zien namelijk meteen of je agenda vrij of bezet is (zonder dat ze de details van je afspraken kunnen bekijken).
Bovendien krijgen zowel jij als de klant meteen een bevestigingsmailtje van de afspraak. Die wordt ook meteen aan beide agenda’s toegevoegd. Komt er toch nog iets tussen? Dan kan de klant zelf de afspraak annuleren en een nieuw tijdstip zoeken in je agenda.
Extra tip van Incrius
Omdat jij het bent, geven we je nog een extra tip mee om het onderste uit de kan te halen.
In het menu “Services” in Microsoft Bookings kan je verschillende soorten afspraken aangeven die de klant kan boeken. Dat kan bijvoorbeeld een intake- of onboardingsgesprek zijn, een adviesgesprek of een demo.
Nu zou het natuurlijk kunnen dat je vindt dat het niet zoveel zin heeft om voor jouw bedrijf verschillende diensten aan te duiden. Bijvoorbeeld als je klanten enkel gesprekken op maat kunnen inboeken, en geen demo’s of intake-calls.
Ons advies is om dit toch maar te doen, want bij elke dienst kan je een buffertijd instellen. Daarmee kan je aangeven dat er tussen iedere afspraak bijvoorbeeld minsten 15 minuten speling moet zitten. Heb je maar één soort dienst, stel die dan toch ook in zodat je buffertijd kan voorzien.
Een buffertijd kan ook heel goed van pas komen als je je tussen afspraken door moet verplaatsen. Nu we met z’n allen aan hybride werken doen, kan het namelijk altijd gebeuren dat je op een dag zowel fysieke als online meetings gepland hebt.
Ready, set, go!
Zoals altijd staat Incrius paraat om je te helpen bij het opzetten van Microsoft Bookings of een van de andere applicaties in Microsoft 365. Kijk gerust in onze agenda en boek je afspraak op een moment naar keuze!
Gebruikers van Microsoft 365 kunnen op verschillende plekken aan bestanden (samen)werken en documenten delen met anderen. Zo zijn er OneDrive en SharePoint, maar ook in Microsoft Teams kan je eenvoudig bestanden bewerken en delen.
Maar wat is nu precies het verschil tussen al deze diensten? En welke van de drie applicaties gebruik je het best in welke situatie?
In dit artikel zetten we deze Microsoft-diensten op een rijtje en leggen we uit waarvoor ze dienen en hoe je er het meeste uithaalt. We voelen de productiviteit zo al de hoogte in schieten!
Wat je moet weten over OneDrive
OneDrive is eigenlijk vooral bedoeld voor persoonlijke documenten. Dat kunnen werkgerelateerde bestanden zijn, zoals presentaties, voorbereidingen voor een project of notities, maar ook HR-documenten zoals loonfiches of attesten. Ook concepten van bestanden die nog niet klaar zijn om te delen met anderen kan je op je OneDrive zetten.
Wat al de bovenstaande voorbeelden gemeenschappelijk hebben, is dat ze alleen voor jou bestemd zijn.
Waarvoor gebruik je OneDrive dan weer best niet? Samen aan gedeelde bestanden werken in OneDrive is minder aan te raden. Je komt namelijk al snel terecht in een wirwar aan toegangsrechten op bestands- en mapniveau. Bovendien is het verwarrend dat iedereen bestanden deelt van zijn eigen OneDrive om er daar met meerderen aan te werken.
Ook belangrijk om te weten is dat wanneer een werknemer je organisatie verlaat, hun persoonlijke OneDrive doorgaans stopgezet wordt binnen de 30 dagen. Geloof ons: niets is vervelender dan op een dag te ontdekken dat alle bestanden waaraan je team maanden gewerkt heeft plots weg zijn.
Waar je dan wel op een efficiënte manier bestanden kan delen en input kan vragen aan collega’s, vraag je? Dan komen we (niet verrassend) in het vaarwater van SharePoint terecht.
De ster van de show: Sharepoint
SharePoint is namelijk het perfecte platform om met anderen samen te werken aan bestanden en om bestanden te publiceren zodat iedereen in je organisatie ze kan zien.
Dat SharePoint dient om bestanden te beheren, weten vele Microsoftgebruikers ondertussen wel. Maar dat is eigenlijk maar één van de twee luiken van SharePoint. Je kan een SharePoint-site immers ook gebruiken om pagina’s te creëren en te publiceren.
Pagina’s op SharePoint kan je zowel met interne gebruikers delen als met (eind)klanten. Zo kan je bijvoorbeeld verschillende pagina’s maken die samen je intranet vormen, of onepagers voor klanten over bepaalde producten of diensten van je bedrijf. The sky is the limit!
Plot twist: ook OneDrive draait achter de schermen eigenlijk gewoon op SharePoint, want SharePoint is dé hoofdrolspeler als het gaat om cloud-bestanden in Microsoft. Je kan dus gerust zeggen dat OneDrive een “persoonlijke” SharePoint-versie is. Niet meer en niet minder!
En hoe zit het dan met Microsoft Teams?
Dat SharePoint de draaiende kracht is achter cloud-bestanden, zie je ook terug in Microsoft Teams. Want ook als je via Teams bestanden bewerkt en deelt, werk je eigenlijk in SharePoint zonder dat je het misschien beseft.
Hoezo dan? Telkens wanneer je een nieuw team creëert in Microsoft Teams, wordt er op de achtergrond automatisch een SharePoint-site aangemaakt. De rechtenstructuur van die site is gekoppeld aan dat specifiek team, zodat alle teamleden automatisch de juiste toegangs- en bewerkingsrechten krijgen. Handig, toch?
Het loont dus de moeite om vooraf goed na te denken op welke manier je Microsoft Teams wil gebruiken in je bedrijf, zodat je kan profiteren van de automatische rechtenstructuur gekoppeld aan elk team.
Volgens diezelfde logica maakt Microsoft een nieuwe hoofdmap aan op je SharePoint-site voor elk openbaar Teams-kanaal dat je creëert. Maak je echter een privékanaal aan, dan wordt er achter de schermen een volledig nieuwe SharePoint-site in het leven geroepen. Dat gebeurt zo omdat de toegangsrechten van een privékanaal kunnen afwijken van een openbaar kanaal.
De kijk van Incrius
Bij Incrius vinden we Microsoft Teams hét samenwerkingsplatform bij uitstek voor kleine en middelgrote bedrijven. Omdat Teams zelf sites op SharePoint aanmaakt en ze bovendien meteen voorziet van de juiste toegangsrechten voor groepsleden, hoef je je hoofd daar alvast niet meer over te breken. En dat is pure tijdwinst!
Een van onze persoonlijke bonustips is dan ook de volgende: een horizontale structuur van je SharePoint-sites is het meest toekomstbestendig. Zeker wanneer je bedrijf meer en meer met Teams wil werken of wanneer de structuur van je onderneming onderhevig is aan veranderingen. Je vermijd dus best subsites voor een zo hoog mogelijke productiviteit.
Klaar om de theorie in praktijk te brengen?
Diensten zoals SharePoint en OneDrive en hun integratie in Microsoft Teams mogen dan misschien complex lijken, maar eenmaal je de logica kent is alles zo klaar als een klontje. OneDrive gebruik je voor jezelf, SharePoint gebruik je voor het hele team of bedrijf.
Bestanden in Microsoft Teams worden op de achtergrond ook op SharePoint gezwierd en zelfs automatisch gekoppeld aan de juiste toegangsrechten voor de gebruikers.
Heb je na het lezen van onze uitleg nog vragen of wil je nog meer concrete tips om het beste te halen uit Microsoft 365? Laat het ons weten, want van efficiëntieverhoging is nog nooit iemand slechter geworden 😉
Geen wereld verandert zo snel als die van de IT. Daarom is het belangrijk dat je ook je IT-infrastructuur continu aanpast, zodat je organisatie veilig en efficiënt blijft werken. En dat geldt ook voor data- en netwerkbeveiliging: vandaag volstaat het niet meer om je systemen enkel met een antivirusscanner en firewall te beveiligen. Die klassieke beveiligingslagen beschermen de eindgebruiker immers niet voldoende tegen misbruik van gegevens.
Waarom niet? Net als ontwikkelaars en programmeurs worden ook hackers alsmaar slimmer, maar ook sluwer. In vele gevallen dringen cybercriminelen namelijk binnen in je bedrijfssystemen, maar gaan ze niet meteen over tot een aanval. Nee, ze nemen eerst weken of zelfs maanden de tijd om jouw systemen onopgemerkt te analyseren: welke systemen zijn er, welke back-up systemen bestaan er, hoe zit alles in elkaar,…
Pas na verloop van tijd, nadat de hacker je volledige IT-infrastructuur grondig in kaart gebracht heeft, gaat hij over tot actie. Via ransomware worden je systemen platgelegd en al je data geblokkeerd. Vervolgens vraagt de hacker je om losgeld te betalen om al je systemen en gegevens terug vrij te geven.
Stel dat je al van in het begin gemerkt had dat er een cybercrimineel rondsloop in je netwerk, dan was het nooit zover gekomen. Maar hoe doe je dat dan?
Incrius verhoogt de bedrijfszekerheid met zijn Guard+ oplossingen (360°, BaaS, Monitoring, Auditing, ITAM), die specifiek gericht is op het verhogen van de bedrijfszekerheid. De Guard+ 360° zetten we in om je bedrijfssystemen te scannen en zwakke punten te analyseren. Via deze oplossing voor informatiebeveiliging wordt dan een honeypot geïnstalleerd zodat je eenvoudig en snel verdachte handelingen kan identificeren.
Proactief indringers detecteren met een honeypot of kanarie
Als we het over een “honeypot” hebben in computerbeveiliging, dan hebben we het uiteraard niet over een pot honing. Waarover dan wel? Een honeypot is een fake server in een bedrijfssysteem die aantrekkelijk is voor cybercriminelen (de spreekwoordelijke bijtjes die op je pot honing afkomen).
Een honeypot wordt ook wel eens een “kanarie” genoemd. Die verwijzing komt dan weer uit de geschiedenis van de koolmijnen. Kanaries werden gebruikt om vroegtijdig mijngas te detecteren voordat het schadelijk werd voor de mens.
Een honeypot of kanarie zorgt er met andere woorden voor dat er alarmbellen afgaan bij de IT-dienst van je bedrijf op het moment dat de fake server geactiveerd wordt en iemand er zich toegang toe heeft verschaft.
Hoe werkt een honeypot nu precies?
Om een honeypot op te zetten voorzie je een of meerdere fake lokservers in je systeem. De server vormt een uniform geheel met je andere operationele servers, zit binnen hetzelfde IP-bereik en krijgt een aantrekkelijke naam die cybercriminelen verleidt om binnen te dringen.
Zodra de hacker in de honeypot zit, zal hij daar ook daadwerkelijk info en bestanden te zien krijgen die op “normale” bedrijfsgegevens lijken. Wat hij niet weet, is dat er op de achtergrond een alarmsignaal afgaat bij het bedrijf. Net als een inbreker die een stil alarm activeert, is ook de hacker op heterdaad betrapt voor hij échte schade kan aanrichten.
Voordelen van een lokserver
Maar waarom zou je al die moeite doen om bewust hackers naar je systeem te lokken?
Een honeypot is een nuttige bron van informatie, die je meer kan leren over de werkwijze van cybercriminelen. Zo kan je observeren in welke applicaties aanvallers op zoek gaan naar vertrouwelijke info en welke instrumenten of strategieën ze gebruiken.
Op die manier kan je vervolgens eenvoudig en efficiënt bedreigingen detecteren en monitoren. Zo kan je controleren of er zwakke punten zijn in de beveiliging van je bedrijfssystemen en de securitymaatregelen van je échte netwerk aanpassen.
Bovendien is een lokserver ook een transparant afweersysteem. Aangezien het gaat om een nepserver, is elke gebruiker die erop afkomt per definitie verdacht. Zo kan je niet alleen externe, maar ook interne dreigingen identificeren.
Aan de slag met Guard+ 360° en Incrius
De honeypot is slechts een van meerdere onderdelen van Guard+ 360°, een ruimere oplossing voor informatiebeveiliging.
Het eerste onderdeel van Guard+ 360° is een externe scan, waarbij onder andere gekeken wordt welke poorten open zijn in de firewalls en waar de zwaktes van je systeem liggen. Daarna worden de zwakke punten van je systeem gedetecteerd met een interne scan met nodes. Na deze scans krijgt je bedrijf een rapport waarin zowel de oorzaken als mogelijke oplossingen staan voor de zwaktes in je systeem. De honeypot, waarvoor fake servers opgezet worden in je systeem, is een derde onderdeel van Guard+ 360°.
Als je vertrouwt op een IT-expert als Incrius, dan hoef jij er alvast niet wakker van te liggen:
Incrius installeert je virtuele fake server(s).
Eens er een verdachte handeling is in je honeypot, krijgen jouw bedrijf en Incrius hiervan een melding.
We analyseren en evalueren de dreiging, en rapporteren onze bevindingen en aanbevelingen meteen aan je bedrijf.
Bij een reële bedreiging gaat Incrius meteen aan de slag. Ons team analyseert de aanval en stelt een plan van aanpak voor om je cyberbeveiliging te optimaliseren.
Wil jij voor jouw netwerk een honeypot opzetten of wil je advies over je cyberbeveiliging? Contacteer ons dan gerust voor een gesprek. Want of u ligt er wakker van. Of wij.
Wanneer je een server, firewall, computerprogramma of softwarepakket zoals een virusscanner aankoopt, is het aanbevolen om regelmatig updates te doen zodat je toestel of software goed en veilig blijft werken.
Maar is het wel de slimste keuze om je bestaande software of hardware altijd opnieuw te updaten en te verlengen? Of kies je soms beter voor een upgrade naar een volledig nieuwe versie van je product?
Hier zijn 5 redenen waarom een upgrade vaak de meest logische keuze is.
1. Upgrades zijn beter bestand tegen digitale dreigingen
Cybercriminaliteit is aan een enorme opmars bezig. Hackers gebruiken vaak bestaande bugs en beveiligingsproblemen om binnen te dringen in je systemen. Hoe langer bepaalde software of hardware op de markt is, hoe meer tijd cybercriminelen hebben om bugs en issues in het programma uit te buiten.
Bovendien zijn bekende bugs in soft- en hardware vaak openbaar beschikbaar op het internet. Zo zijn gebruikers en programmeurs op de hoogte van de zwakke punten van het product. Jammer genoeg hebben hackers op die manier ook meteen alle info die ze nodig hebben om een aanval uit te voeren.
Het duurt dan meestal ook niet lang voor de fabrikant van het product een nieuwe versie of upgrade lanceert. Via een upgrade kunnen ontwikkelaars namelijk veel meer drastische wijzigingen doorvoeren dan via een update van een bestaande versie. Een upgrade is daarom vaak veel effectiever in het blokkeren van cyberaanvallen.
2. Je mist vaker updates dan je zou denken
Als je een software-upgrade doet, krijg je de nieuwste versie van de software. Een upgrade gaat vaak gepaard met grote verbeteringen, nieuwe besturingssystemen en drastische veranderingen.
Natuurlijk kan je ook updates van je bestaande versie doen om bugs en problemen in de software op te lossen. Doe je regelmatig zo’n update, dan is er dus geen probleem… Maar is dat wel zo?
Cybercriminelen hebben meer macht dan je denkt. Hackers die je computer binnendringen kunnen zo rechtstreeks updates uitschakelen (van bijvoorbeeld je antivirussoftware) zodat je nog kwetsbaarder bent voor toekomstige cyberaanvallen. Zorg er dus altijd voor dat je over de nieuwste versie van software beschikt en voorkom misbruik van bugs en fouten.
3. Je profiteert van nieuwe features en verhoogde performantie
Beveiliging is een enorm belangrijke reden om je software of hardware te upgraden, maar ook nieuwe features horen bij de voordelen van een upgrade. Gebruiksgemak en verbeterde functionaliteit staan centraal bij het ontwikkelen van eender welk IT-product. Een nieuwe versie van een programma of toestel biedt dan ook meestal een verbeterde gebruikerservaring: sneller en eenvoudiger om te gebruiken, extra features als rapportage, analyse en logging,…
Developers streven natuurlijk ook naar een zo goed mogelijke performantie van hun product. Nieuwe versies en modellen zijn vaak krachtiger dan hun voorgangers en voldoen daarnaast beter aan de veranderende behoeften van de markt.
4. Upgrades kunnen op termijn kosten besparen
Updates verlopen via onderhoudscontracten, maar die contracten verlengen is niet altijd de beste keuze op vlak van ROI. In sommige gevallen hangt er een hoog prijskaartje aan vast en dat is op zich soms al een reden om eerder voor een upgrade te kiezen.
Stel dat je bijna 1500 euro moet betalen voor een verlenging van 2 jaar voor het onderhoudscontract van je bestaande firewall (die snelheden tot 235 Mbps biedt). Het alternatief is een upgrade naar een nieuwe versie van je firewall (die veel sneller is, met snelheden tot 750 Mbps). Daarvoor betaal je 1700 euro. Voor een beperkte meerkost heb je dus een volledig nieuw model van de firewall, eentje dat veel efficiënter, krachtiger en veiliger is.
Bovendien lopen de kosten van onderhoudscontracten vaak op, vooral na 5 jaar en langer. Het komt bijvoorbeeld weleens voor dat je de eerste 3 of 4 jaar een contract kan afsluiten voor 100 euro voor de volledige periode, terwijl je na die periode telkens opnieuw 100 euro per jaar moet betalen.
Het loont dus zeker de moeite om je opties goed te overwegen en niet automatisch uit te gaan van een verlenging van je huidige software.
5. Je bent op elk moment verzekerd van actieve ondersteuning
Heb je ooit gebeld naar een technische klantendienst die je meteen vroeg naar de versie van je software of het model van je toestel? Je antwoord bepaalt soms of je überhaupt nog verder geholpen kan worden.
Fabrikanten ondersteunen niet eeuwig hun hardware en software. Ze hanteren net als Microsoft een lifecycle policy. Dat wil niet zeggen dat je software of hardware niet meer zal werken, maar wél dat de bedrijfszekerheid in het gedrang zal komen. Je software krijgt geen security updates meer en bij een defect aan je hardware zal je bepaalde onderdelen niet meer kunnen krijgen.
Upgrade je jouw soft- en hardware naar de meest recente versie, dan ben je niet alleen optimaal beveiligd maar ben je op elk moment verzekerd van ondersteuning wanneer je die nodig hebt.
Een upgrade biedt vaak grotere voordelen dan een update
Zoals je ziet, heb je er vaak baat bij om je software en hardware te upgraden. Niet alleen ben je dan beter beveiligd tegen mogelijke cyberaanvallen en datalekken, je krijgt er ook performantere systemen, nieuwe features en meer gebruiksgemak voor in de plaats.
Ben jij niet zeker of al je systemen, software en toestellen up to date zijn? Wil je graag weten welke nieuwe versies er ondertussen op de markt zijn en wat er gewijzigd is? Vertrouw dan op Incrius voor het lifecycle management van je volledige IT-infrastructuur.
Vijf dagen per week op kantoor werken? Dat was vóór de coronacrisis heel vanzelfsprekend maar vandaag bijna ondenkbaar. Na bijna anderhalf jaar telewerken zien vele werkgevers én werknemers de voordelen in van hybride werken.
In een hybride werkmodel kunnen medewerkers zowel van thuis werken als vanop kantoor in een flexibel uurrooster, dat niet noodzakelijk tussen 9u en 17u ligt. Je werknemers zijn dus verspreid op verschillende locaties en kiezen zelf de momenten waarop ze het productiefst zijn om hun resultaten te behalen… En dat is een hele aanpassing voor de manier waarop bedrijven werken.
Hoe zorg je ervoor dat je team efficiënt blijft, dat er goed gecommuniceerd wordt en dat iedereen zich goed voelt bij deze nieuwe realiteit? Wij onthullen 15 tips + 1 bonustip uit ons webinar over hybride werken.
Alles begint bij een vlotte communicatie
Een van de grootste uitdagingen van hybride werken is ervoor zorgen dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Bespreek je iets belangrijks met je werknemers op kantoor? Vergeet dan niet dat je telewerkers die info ook nodig hebben om hun werk goed uit te voeren.
Hier zijn 5 tips om vlot te communiceren in een hybride werkomgeving:
1. Welke communicatietools ga je gebruiken om informatie te delen? Welke boodschappen breng je per mail, welke zet je op je Sharepoint-intranet, en welke stuur je via Microsoft Teams en andere communicatieplatformen?
2. Als je vergadert op kantoor en een deel van je werknemers inbelt, wees dan goed voorbereid en zorg voor de gepaste uitrusting in de vergaderzaal. Test vooraf met een thuiswerker of hij/zij alles goed kan horen en zien. Dat bespaart je tijdens de meeting heel wat tijd en stress. Vergeet ook de vergaderzaal zelf niet in je uitnodiging te zetten. Zo zijn de juiste vergadertools meteen correct beschikbaar.
3. Leg een centrale databank aan waar alle werknemers informatie kunnen vinden ongeacht hun locatie. Er zijn tal van goede opties om bestanden te delen, zoals Microsoft Sharepoint. Kies je voor je eigen server? Verzeker je dan van een veilige, snelle en eenvoudige verbinding met je bedrijfssysteem.
4. Om complexe projecten met meerdere teams te beheren kan je gebruikmaken van een projectmanagementtool (ja, ook dit is een communicatiekanaal!), zoals Microsoft Planner. Daarin wijs je gemakkelijk taken toe aan teamleden en vind je de status en deadline van een project in een oogopslag terug.
5. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar je agenda up-to-date houden is in een flexibele werkomgeving cruciaal. Zorg ervoor dat je collega’s eenvoudig kunnen zien wanneer je op kantoor werkt en wanneer je thuis werkt. Goede afspraken maken goede vrienden!
Denk aan het digitale welzijn van je werknemers
Telewerken heeft enkele grote voordelen: je verliest minder tijd in het verkeer, je kan over het algemeen rustiger werken zonder gestoord te worden, en je hebt een gezondere woon-werkbalans. Maar is dat wel helemaal waar?
Je werknemers bevinden zich elk in hun eigen unieke thuissituatie. De ene werkt alleen van thuis, de andere deelt een thuiskantoor met zijn/haar huisgenoot of partner. Sommige werknemers zetten elke dag hun kinderen af op school, sommigen laten hun hond 3 keer per dag kort uit, en nog anderen gaan onder de middag joggen.
Daarnaast hebben thuiswerkers sinds de eerste lockdown aangegeven dat homeworking de grens tussen werk en vrije tijd vervaagt. Ze vinden het moeilijker om op het einde van de werkdag hun computer af te sluiten en kijken ook vaker ‘s avonds nog naar mails en werkgerelateerde berichten op platformen als Microsoft Teams.
Maak dus zeker goede afspraken over hybride werken met je medewerkers. Deze tips helpen je op weg:
1. Spreek af hoe het flexibel uurrooster eruitziet en op welke momenten je verwacht dat iedereen aanwezig is. Is er wekelijks één bepaalde dag dat iedereen best op kantoor is? Bespreek dan met je team wat het beste past.
2. Spreek af of het toegestaan is om sporadisch een privé-afspraak te maken tijdens de werkuren (tandarts, dokter, garage,…) en hoe of wanneer de uren eventueel ingehaald kunnen worden.
3. Spreek af hoe werknemers kunnen aangeven dat ze tijdelijk onbereikbaar zijn en vraag hen om te communiceren wie collega’s dan wel kunnen bereiken voor dringende vragen?
4. Houd rekening met de verschillende ritmes van je werknemers en spreek af dat je vb. voor 9u en na 16u geen teammeetings meer inplant.
5. Raad je werknemers aan om notificaties van Microsoft Teams en andere communicatieplatformen uit te schakelen na een bepaald uur.
Het kan ook een goed idee zijn om een vertrouwenspersoon aan te duiden waarbij teamleden terechtkunnen als ze zich niet goed voelen in de hybride werkomgeving.
Maak je digitale werkomgeving veilig én toegankelijk
Hoewel thuiswerken handig is en veel voordelen heeft, stelt het zowel individuele werknemers als bedrijven bloot aan een reeks beveiligingsrisico’s. Daarom is het essentieel om voldoende aandacht te besteden aan cybersecurity. Hier zijn enkele best practices om het risico op cyberaanvallen te verlagen:
1. Laat je werknemers zich aanmelden met Multi-Factor Authentication (MFA). Dat is een effectieve authenticatiemethode waarbij gebruikers meerdere stappen moeten doorlopen om toegang te krijgen tot hun account. Enkel een paswoord ingeven volstaat dus niet meer.
2. Gebruik Conditional Access. Deze vorm van databeveiliging laat je toe om iemand op basis van vb. een IP-adres, device of geografische positie toegang te geven – of te weigeren – tot bepaalde gevoelige bedrijfsinformatie.
4. Kies voor een waterdichte endpoint security-aanpak om je netwerk en de apparaten van je medewerkers te beveiligen tegen malware, ransomware en phishing.
5. Zorg ervoor dat je werknemers zich bewustzijn van digitale dreigingen, zodat ze gevaarlijke situaties kunnen herkennen en vermijden.
Bonustip: lig er zelf niet wakker van en contacteer Incrius
Er komt heel wat kijken bij een hybride werkomgeving. Incrius helpt je graag om na te denken over een future-proof aanpak én helpt je ook bij de implementatie. Of je nu advies nodig hebt over beveiliging, communicatie of network monitoring, onze experts helpen je met plezier op weg. Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie.
Recente reacties