Samenwerken Archives - Pagina 3 van 4 - incrius

7 Verborgen schatten uit Microsoft Teams die je zullen verrassen.

Dé tool van Microsoft 365 (Business Premium) die sinds de corona-pandemie enorm aan populariteit gewonnen heeft, is Microsoft Teams. Deze tool wordt meestal ingeschakeld als kanaal om te vergaderen, maar is tevens een ideaal platform om samen te werken met collega’s. Vanuit teams kan je tal van verborgen schatten gebruiken om je dagelijkse workflows eenvoudiger en sneller te laten verlopen.

7 Tools vanuit Microsoft Teams voor optimaal samenwerken:

SWAY:

Met deze vereenvoudigde editor maak je documenten die je via een webbrowser kan delen en bekijken. De voordelen van sway? Je hebt geen technische of grafische achtergrond nodig, het is heel gebruiksvriendelijk en snel, ziet er professioneel uit en na het delen kan je opvolgen hoeveel keer je document gelezen is. Perfect dus voor al je marketingcommunicatie.

FORMS:

Forms is een app waarmee je gemakkelijk informatie kan inwinnen van je collega’s, externen, klanten… Handig om te gebruiken voor de inschrijvingen van een evenement, om feedback te krijgen rond een bepaald idee of om bijvoorbeeld je maaltijdkeuze door te geven aan de catering. Je stelt je vragen op, kiest een thema voor de gepaste lay-out en deelt het formulier als link of QR-code. De antwoorden krijg je netjes in Excel opgelijst.

POWER AUTOMATE:

Met deze verborgen schat bespaar je heel wat tijd en werk daar het ontwikkeld is om werkstromen (deelhandelingen in bepaalde volgorde die je regelmatig herhaald) te automatiseren. De eerste flows zullen wat oefening vragen, maar eens je het onder de knie hebt, is het kinderspel. Kies één van de sjablonen en pas die volledig aan jouw omgeving aan. Je hoeft hiervoor geen codering te kennen, een wizard leidt je door het hele proces.

PLANNER:

Planner is jouw ideale bondgenoot om het overzicht bij projecten te bewaren. Het project wordt opgesplitst in buckets. Daaronder staan de deeltaken, elk met hun timings en toegewezen aan de betrokken perso(o)n(en). Dankzij de verschillende weergave-mogelijkheden zie je perfect hoe ver elke taak staat.

SHIFTS:

Deze tool is gemaakt voor bedrijven waar medewerkers in een ploegensysteem werken, denk maar aan thuisverpleging, techniekers op de baan, poetsdiensten… Vanaf nu geen gedoe meer om shiften te wisselen of verlof aan te vragen.

BOOKINGS:

Met Bookings leg je een deel van je administratie bij je collega, klant of extern contact. Door je agenda open te stellen voor (specifieke) anderen, kan die persoon rechtstreeks een afspraak inboeken.

MY ANALYTICS:

De app is de allesweter van Microsoft 365 wat timemanagement en samenwerking betreft. Het houdt namelijk bij met wie je samenwerkt, voor hoe lang, hoeveel focustijd je hebt, enz. Zo kan je nagaan of je je dag wel efficiënt hebt ingedeeld of waar je nog te veel tijd verliest.

Meer weten?

Uiteraard zijn er nog zoveel meer tools te ontdekken binnen de wereld van Microsoft 365 en Teams.

In ons webinar: “Ontdek de verborgen schatten van Microsoft 365” komen bovenstaande en nog enkele andere praktische apps aan bod

Incrius Tip: free time en kleur zorgen voor duidelijkheid in je outlook agenda.

Bij Incrius willen we jullie op regelmatige basis iets bijbrengen. We introduceren dan ook onze Incrius Tip waarin we korte handige methoden/tools laten zien die het (werk)leven zoveel makkelijker kunnen maken. Get inspired!

We hebben het vandaag de dag allen druk druk druk, wat ervoor zorgt dat naast je hoofd ook je agenda soms een boeltje wordt. Een tip om het allemaal wat duidelijker en meer overzichtelijk te houden is het aanduiden van “free time” of “beschikbare tijd”.

Als je een nieuwe activiteit in je agenda vastlegt, wordt die standaard weergegeven als bezet. Maar soms zet je er ook zaken in ter informatie voor jezelf of je collega’s.

Een voorbeeld? Je werkt gezien de huidige situatie vaak van thuis uit, maar wordt af en toe wel op kantoor verwacht. Zet zoiets gerust in je agenda, maar duid aan “weergeven als beschikbaar”. Zo is het duidelijk dat je vrij bent wanneer iemand een meeting of andere activiteit met jou wil inplannen. Door activiteiten die vaak terugkeren zoals bv. een verplaatsing, een apart kleur te geven, creëer je nog extra structuur. Je agenda ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Incrius Tip: Videocalls zonder stress met 5 eenvoudige trucjes.

Videocalls zijn alom tegenwoordig. De één is er al wat beter mee weg dan de ander, maar we slaan er ons doorheen. Toch kan je het jezelf wat makkelijker maken. Door goed voorbereid aan je meeting te beginnen, hoef je je om het praktische aspect alvast geen zorgen meer te maken tijdens het gesprek. Wat kan je doen?

1: Zet een herinnering in je agenda/telefoon.

Te laat komen in een fysieke meeting is not done. Wel, dat is evenmin het geval bij deze virtuele variant. Een agendapunt in je outlook agenda zetten, doen we vaak al. Maar omdat we niet altijd achter onze pc zitten, kan het helpen om een kwartier/half uur voor je meeting een alarm op je telefoon te zetten zodat je zeker op tijd kan starten.

2: Voorzie voldoende tijd.

Een meeting heeft de eigenschap om steeds wat uit te lopen. Hou hiermee rekening in je planning. Ook na je meeting nog een momentje voorzien om de notities af te werken en de actiepunten in te plannen, helpt om het overzicht te behouden.

3: Je scherm delen zonder gepruts.

Werk je thuis op een laptop met daarnaast een groter scherm? Dat kan bij schermdelingen voor wat onhandigheid zorgen. Dupliceer vanaf nu gewoon je laptopscherm met de snelkoppeling: Windows-toets+P-toets (extend/uitbreiden => duplicate/dupliceren).

4: Zet je notities vooraf klaar.

Voor je aan de meeting begint, zet je best al een one-note pagina klaar met de agendapunten. Via je outlook agendapunt kan je dit in één klik aanmaken met de knop bovenaan: “Meeting notes/notities bij vergadering”. Tijdens je meeting kan je de pagina delen zodat iedereen makkelijk kan volgen en de datums, extra info en to-do’s kan je meteen live aanvullen zodat niks vergeten geraakt.

5: Positioneer je camera.

Een eerste indruk is belangrijk. Doordat je elkaar bij videocalls enkel via een camera kunt zien, bekijk je best op voorhand om deze goed te positioneren. Hou daarbij rekening met de belichting. Zet je best niet voor een raam, want dit geeft een overbelicht beeld. Wil je helemaal professioneel overkomen? Zet je achtergrond wazig of gebruik een foto als background om je rommelige bureau weg te steken.

Vond je onze tips interessant of heb je zelf nog leuke ideetjes? Laat het ons zeker weten via ons contactformulier, want ook wij leren graag bij 🙂

Incrius Tip: vermijd storend achtergrondlawaai bij videocalls.

Bij Incrius willen we jullie op regelmatige basis iets bijbrengen. We introduceren dan ook onze Incrius Tip waarin we korte handige methoden/tools laten zien die het (werk)leven zoveel makkelijker kunnen maken. Get inspired!

Vandaag starten we met deze: “Vermijd storend achtergrondlawaai bij videocalls.”

Aangezien we momenteel massaal van thuis werken, zijn we aangewezen op videocalls om met elkaar verbonden te blijven. Microsoft Teams is daar één van. Thuiswerken heeft zo zijn voordelen: je geniet ‘s ochtends van je eigen heerlijke koffie, hoeft niet te stressen in de file en het toilet is (bijna) altijd vrij. Maar zoals steeds er zijn ook enkele minder praktische kantjes…

Heb jij thuis een blaffende hond, huilende baby of humeurige tiener die wel eens met de deur durft te slaan? Wanneer dit voorvalt in een meeting met je CEO of erger…met een klant die je al maanden probeert te overtuigen, komt dit niet echt gelegen. Beperk je achtergrondlawaai met deze tips en zorg er zo voor dat het je meeting niet langer verstoort.

Online vergaderen: hoe verteer je vlot meeting na meeting?

De dag is nog maar net begonnen en je hebt er al twee of drie online contactmomenten op zitten. Tegen de middag heb je eigenlijk, behalve online vergaderen via Microsoft Teams of Zoom, nog niet veel anders gedaan. Maar toch ben je wat moe. Herkenbaar? Lees dan zeker verder, over waarom een online meeting zo vermoeiend is en wat je eraan doet.

Bij Incrius kijken we verder dan alleen naar jouw IT-infrastructuur. Als we bijvoorbeeld je digitaal comfort kunnen helpen vergroten, zullen we het niet laten. Dus hoe zit dat bij zo’n online meeting? Waarom raak je daar vermoeid door? En hoe maak je het wat draaglijker?

Online vergaderen en toch te dicht

Als mensen met elkaar in contact komen, wisselen ze van nature verbale en non-verbale signalen uit. Ze kopiëren elkaars houding en passen hun spreektempo en ademhaling aan elkaar aan. Indien jij en je gesprekspartner dit synchroon doen, maakt je lichaam de stof oxytocine aan, wat je een goed gevoel geeft. De ‘klik’ die mensen soms ervaren, wijst erop dat ze zich geheel natuurlijk op elkaar afstemmen en dus, zoals dat in de psychologie omschreven wordt, ‘in rapport’ met elkaar zijn.

Bij een live-ontmoeting stemmen we ons automatisch op elkaar af, maar bij een online meeting is dat een heel ander verhaal. Bij face-to-facecontact heb je de ruimte om alles te observeren en te kalibreren en kom je pas fysiek dichter bij elkaar als je je daar goed bij voelt. Wanneer je echter op een korte afstand van je webcam zit, tijdens het online vergaderen, krijg je de beleving dat de ander vrij dicht in je persoonlijke bubbel komt.

Dat kan goed aanvoelen (intiem), maar meestal zorgt het onbewust voor een defensieve reactie van ons brein (agressie). In normale modus verbruikt ons brein al tussen de 20 en 30% van onze totale energie. Elk percentage dat daarbij komt, bijvoorbeeld door die defensieve reactie, maakt direct een drastisch verschil.

Moeilijker ‘leesbaar’, tijdens online meeting

Daarnaast maakt online vergaderen het moeilijker om elkaars signalen op te vangen. Waar gaat jouw blik heen tijdens een online meeting? Kijk je in de webcam of naar de gezichten van de andere deelnemers, op je scherm? In het eerste geval zal jij geen signalen opvangen, maar doen de anderen dat wel. In het tweede geval krijgen de anderen weer geen samenhangend beeld van jou, omdat jij dan niet naar hen kijkt.

Het is voor ons brein uitermate belastend om voortdurend te moeten switchen tussen scherm en webcam. Ook de subtiele vertragingen tussen klank en beeld maken dat moeilijk. Hoewel technologie steeds vooruitgang boekt en er al over ‘minimal latency’ gesproken wordt, heeft ons brein toch heel veel energie nodig om de verbale en non-verbale signalen te synchroniseren. Voeg daar die defensieve reactie aan toe, doordat je gesprekspartner ‘te dicht’ zit tijdens het online vergaderen en je raakt vermoeid.

En dan is er nog je outfit!

Tot slot is nog één factor van belang, waar we vaak niet bij stilstaan. Hoe vaak zit jij in een online meeting, waarbij je een ‘proper hemdje’ met een casual short en slippers combineert? Of met andere comfortabele kledij, die je tijdens een live-vergadering nooit zou aandoen? Zonder het te beseffen, geef je je eigen brein daarmee het signaal dat je online aan een casual meeting begint. Vaak is dat niet het geval, waarop je brein weer in de knoop slaat.

Man die online vergadert, languit in zijn zetel

Hoe maak je online vergaderen draaglijker?

Stel je webcamera zo op dat je meer vanop een vertrouwde afstand in beeld komt. Zorg tegelijk voor voldoende beeldkwaliteit, zodat anderen jouw non-verbale signalen kunnen opvangen.
Werk bij voorkeur met een optimale internetverbinding (bekabeld of wifi, via een goede internetprovider, zonder dat je bandbreedte deelt …), om vertragingen tussen klank en beeld zo minimaal mogelijk te houden.
Spreek niet te snel, articuleer goed en vraag regelmatig naar het gevoel en de mening van je gesprekspartner.
Maak jezelf niks wijs. Kleed je alsof je naar een live-meeting gaat en beleef het ook zo.
Neem contact op met Incrius, om nog meer tips en ondersteuning te krijgen, voor maximaal digitaal comfort.

Veel plezier tijdens het online vergaderen!

Private Channels in Microsoft Teams? Eindelijk!

De langverwachte feature binnen de Teams user community!

private channel teams — Private channels teams

Wat zijn Private Channels ?

Met Private Channels kan je bepalen welke teamleden het gesprek en inhoud binnen een bepaald channel kunnen zien. Bovendien kan je de deelname en zichtbaarheid heel gericht instellen zonder dat er nieuwe en aparte “discrete” teams gecreëerd moeten worden.

De feiten!

Private Channels is de meest gevraagde functie op Microsoft User Voice. De functie is al meer dan twee jaar in ontwikkeling. Op 19 maart 2019 werd aangekondigd dat later dit jaar de functionaliteit zal doorgevoerd worden op alle Office365 Tenants. Volgens User Voice willen gebruikers meer opties als het gaat om het creëren van Channels in Microsoft Teams. Ze willen Channels die onderstaande privacy instellingen hebben:

Public-Open: Overal zichtbaar – zowel intern als extern – iedereen kan deelnemen
Public-Invitation: Overal zichtbaar – zowel intern als extern – op uitnodiging
Company-Open: Alleen zichtbaar intern – iedereen intern kan deelnemen – extern op uitnodiging
Company-Invitation: Alleen zichtbaar intern – enkel op uitnodiging
Secret: Onzichtbaar voor iedereen – Enkel op uitnodiging

Waarom willen organisaties dit ?

Private Channels stellen beheerders in staat om meer controle te hebben over wie wel en wie niet toegang heeft tot bepaalde content. Gevoelig materiaal kan gemakkelijker worden afgesloten. Het hebben van Private Channels zou ook een manager/executive-only chat binnen een team mogelijk maken.

Waarom willen organisaties dit niet ?

Microsoft Teams draait om open collaboration. Het is ontworpen om het werken met anderen zo naadloos mogelijk te laten verlopen. Als je eenmaal in een team zit, heb je toegang tot alles wat er in zit. Door meer controles te implementeren en van de team-eigenaar te eisen dat hij de rechten voor elk privé-team dat wordt aangemaakt instelt, kan het al snel tegen het open doel van het platform ingaan. Private Channels kan als overbodig beschouwd worden. Je kan een nieuw team aanmaken als je privacy wilt. En als u een privéchat wilt tussen twee of meer managers/executives, waarom dan niet een gewone groepschat maken? Dit zijn allemaal werkbare (maar niet noodzakelijkerwijs even handige) opties.

Mogelijke problemen ?

Of je nu voor of tegen Private Channels in Microsoft Teams bent, ze zijn en blijven een populair verzoek. Waarom heeft het dan zo lang geduurd voordat ze werden geïmplementeerd? Zoals eerder vermeld, zijn Channels in Teams au fond niet gemaakt om geblokkeerd te worden. Hierdoor leent de architectuur van Channels zich niet voor een privé-architectuur. Elk team dat gecreëerd wordt, wordt mogelijk gemaakt door andere componenten van Office 365. Teams hebben bijvoorbeeld Planner nodig voor taakbeheer en SharePoint voor bestandsopslag. Als een bepaald Channel in een team Private wordt dan worden:

Planner permissies verbroken.
SharePoint machtigingen gebroken.
Streams verbroken.
Tabs en machtigingen van Tabs verbroken.

Onnodig te zeggen dat het Microsoft Teams team een hoop obstakels moest overwinnen om een deel van hun open samenwerkingsplatform te sluiten. Waren alle vertragingen de moeite waard? We zullen tot het einde van het jaar moeten wachten om dat te weten te komen.

Wat kan Microsoft Teams voor jouw organisatie betekenen ?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen, tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen. De diepe integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook opslag en krachtige mogelijkheden voor het delen van data biedt, dankzij SharePoint en OneDrive For Business. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Benieuwd welke toegevoegde waarde Microsoft Teams kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op!