Voluit is een non-profitorganisatie die actief is in de zorgsector. Deze vzw begeleidt volwassenen met een beperking in dagbesteding, wonen, werken en vrije tijd. Onder haar huidige naam is Voluit vzw pas sinds 1 januari 2023 actief. Toen besloten de organisaties Obra/Baken en Den Dries om hun krachten te bundelen en er samen ‘voluit’ voor te gaan.
Bij zo’n fusie komt telkens heel wat kijken, ook op het vlak van IT. In hun zoektocht naar een IT-partner klopte Voluit bij Incrius aan.
Ondersteuning op maat van Voluit
Maurice Vansteenkiste, ICT-medewerker bij Voluit, vertelt waar zijn team precies naar op zoek was. “Bij Voluit werken we momenteel met z’n tweeën op de IT-dienst. Zowel mijn collega als ikzelf hebben eigenlijk geen IT-opleiding gevolgd: ik ben maatschappelijk werker en Dirk is orthopedagoog. We zijn allebei organisch tot IT-medewerker uitgegroeid. Dat lukt prima, maar voor de migratie van Obra/Baken en Den Dries hadden we nood aan een partner met de juiste knowhow en ervaring om alles in goede banen te leiden. Die partner vonden we in Incrius.”
“Incrius paste vanaf het begin hun manier van werken en communiceren aan ons aan”, vertelt Maurice. “Michael en Glenn kwamen niet met dure begrippen en moeilijke technische termen aandraven, maar met begrijpelijk en straightforward taalgebruik. Dat apprecieerden wij vanuit onze achtergrond enorm.”
“Maar wat hen voor ons écht van andere IT-ondersteunende bedrijven onderscheidt, is het verhaal dat Incrius vertelt. Ze doen alles samen met de klant, in onderling akkoord en met respect voor onze eigen input en waarden. Die focus op samenwerken is precies wat we nodig hadden.” Maurice Vansteenkiste
Omschakeling naar Microsoft 365 en de cloud: complete transitiebegeleiding van a tot z
Obra/Baken werkte voor de fusie al met het Microsoft 365-pakket en zat daarbij ook al volledig in de cloud. Bij Den Dries lag dit anders. Daar werd in een Google-omgeving gewerkt, waarbij zorgdossiers op lokale servers stonden die via VPN-verbindingen toegankelijk waren. Met de samensmelting tot Voluit wilde de organisatie volledig naar Microsoft overschakelen en naadloos in de cloud samenwerken. Een opdracht op maat van Incrius, als Microsoft Solutions Partner For Modern Work.
Maurice Vansteenkiste: “Onze zorgverleners steken al hun tijd natuurlijk het liefst in de zorg voor hun cliënten. Het was dus belangrijk dat de migratie van beide bedrijven ook op het vlak van IT efficiënt gebeurde. Met de hulp van Incrius is die switch goed verlopen.”
“Voor Obra/Baken betekende dit een omschakeling van werken in SharePoint-sites naar Microsoft Teams. Dat is nu onze enige ingang naar documenten en werkplaatsen. Voor de collega’s van Den Dries was de stap iets groter”, vervolgt Maurice. “Zij maakten de overstap van Google naar Microsoft 365. Maar ik zie dat iedereen heel vlot met de nieuwe Teams-omgeving omgaat. Ook het mailverkeer is een stuk afgenomen. We doen nu immers alles in Microsoft Teams. We delen daar nieuws in ons algemene infokanaal, werken samen aan documenten en communiceren met elkaar via de chatfunctie.”
Efficiënter beheer van IT-apparatuur
Samen met Incrius implementeerde Voluit sinds de migratie ook een oplossing voor eindpuntbeheer. Via Microsoft Intune en Endpoint Protection worden alle toestellen van medewerkers nu beter bijgehouden en opgevolgd. Zo behoudt de organisatie niet alleen het overzicht over alle IT-apparatuur die in omloop is, maar kan ze indien nodig ook toestellen vanop afstand blokkeren. Een belangrijk gegeven om de zorginformatie van cliënten veilig te stellen.
Maurice Vansteenkiste: “Dat we zoveel verschillende oplossingen kunnen combineren binnen het systeem van Microsoft 365, was voor Voluit ook een extra reden om voor deze cloudomgeving te kiezen.”
“Als non-profitorganisatie ontvangen we bovendien een jaarlijkse toelage voor Azure, waardoor we ook daar voordelig gebruik van kunnen maken om onze boekhoudsoftware beschikbaar te stellen op diverse locaties. Dat onze middelen als vzw beperkter zijn dan commerciële bedrijven, is trouwens nog iets wat Incrius al snel heel goed begreep”, besluit Maurice. “Hun mensen hielden hier rekening mee doorheen het hele traject en volgden de opdracht stap voor stap samen met ons op. Incrius voelde op alle vlakken echt aan als een natuurlijke partner voor Voluit!”
Samengevat: een overzicht van de taken die Incrius, Microsoft Solutions Partner For Modern Work, voor Voluit uitvoerde als onderdeel van dit project:
- Advies over de basic set-up van de migratie
- Plan van aanpak met gefaseerde planning in Milestones
Milestone 1: architectuur uitwerken en afstemmen
– Voorbereidende vergaderingen om gebruikerssjablonen, security groups, Intranetarchitectuur, notificatie- en communicatieflows … af te stemmen
– Samenwerking met IT en ambassadeurs van Voluit om het standpunt van de eindgebruikers af te toetsen
Milestone 2: testomgeving voorbereiden
– Aankoop licenties Microsoft M365
– Configuratie Microsoft Intune, Teams en SharePoint
– Intranetmigratie en -opzet
– Opleidingen eindgebruikers met Q&A
Milestone 3: implementatie nieuwe M365-omgeving
– Oude omgeving blokkeren en redirecten
– Stand-by voor ondersteuning
Milestone 4: telefonie via Teams activeren
Milestone 5: overschakeling MS Access naar PowerPlatform
Milestone 6: verwijderen oude omgevingen
Wil jij binnenkort je hele IT-omgeving omschakelen naar de cloud of wil je net zoals Voluit verschillende vestigingen migreren tot één samenhangende (infra-)structuur?
Laten we samen op zoek gaan naar de oplossing die het best bij je onderneming past.