Voluit – Vlotte migratie en overstap naar de cloud

Voluit is een non-profitorganisatie die actief is in de zorgsector. Deze vzw begeleidt volwassenen met een beperking in dagbesteding, wonen, werken en vrije tijd. Onder haar huidige naam is Voluit vzw pas sinds 1 januari 2023 actief. Toen besloten de organisaties Obra/Baken en Den Dries om hun krachten te bundelen en er samen ‘voluit’ voor te gaan.

Bij zo’n fusie komt telkens heel wat kijken, ook op het vlak van IT. In hun zoektocht naar een IT-partner klopte Voluit bij Incrius aan.

Ondersteuning op maat van Voluit

Maurice Vansteenkiste, ICT-medewerker bij Voluit, vertelt waar zijn team precies naar op zoek was. “Bij Voluit werken we momenteel met z’n tweeën op de IT-dienst. Zowel mijn collega als ikzelf hebben eigenlijk geen IT-opleiding gevolgd: ik ben maatschappelijk werker en Dirk is orthopedagoog. We zijn allebei organisch tot IT-medewerker uitgegroeid. Dat lukt prima, maar voor de migratie van Obra/Baken en Den Dries hadden we nood aan een partner met de juiste knowhow en ervaring om alles in goede banen te leiden. Die partner vonden we in Incrius.”

“Incrius paste vanaf het begin hun manier van werken en communiceren aan ons aan”, vertelt Maurice. “Michael en Glenn kwamen niet met dure begrippen en moeilijke technische termen aandraven, maar met begrijpelijk en straightforward taalgebruik. Dat apprecieerden wij vanuit onze achtergrond enorm.”

“Maar wat hen voor ons écht van andere IT-ondersteunende bedrijven onderscheidt, is het verhaal dat Incrius vertelt. Ze doen alles samen met de klant, in onderling akkoord en met respect voor onze eigen input en waarden. Die focus op samenwerken is precies wat we nodig hadden.” Maurice Vansteenkiste

Omschakeling naar Microsoft 365 en de cloud: complete transitiebegeleiding van a tot z

Obra/Baken werkte voor de fusie al met het Microsoft 365-pakket en zat daarbij ook al volledig in de cloud. Bij Den Dries lag dit anders. Daar werd in een Google-omgeving gewerkt, waarbij zorgdossiers op lokale servers stonden die via VPN-verbindingen toegankelijk waren. Met de samensmelting tot Voluit wilde de organisatie volledig naar Microsoft overschakelen en naadloos in de cloud samenwerken. Een opdracht op maat van Incrius, als Microsoft Solutions Partner For Modern Work.

Maurice Vansteenkiste: “Onze zorgverleners steken al hun tijd natuurlijk het liefst in de zorg voor hun cliënten. Het was dus belangrijk dat de migratie van beide bedrijven ook op het vlak van IT efficiënt gebeurde. Met de hulp van Incrius is die switch goed verlopen.”

“Voor Obra/Baken betekende dit een omschakeling van werken in SharePoint-sites naar Microsoft Teams. Dat is nu onze enige ingang naar documenten en werkplaatsen. Voor de collega’s van Den Dries was de stap iets groter”, vervolgt Maurice. “Zij maakten de overstap van Google naar Microsoft 365. Maar ik zie dat iedereen heel vlot met de nieuwe Teams-omgeving omgaat. Ook het mailverkeer is een stuk afgenomen. We doen nu immers alles in Microsoft Teams. We delen daar nieuws in ons algemene infokanaal, werken samen aan documenten en communiceren met elkaar via de chatfunctie.”

Efficiënter beheer van IT-apparatuur

Samen met Incrius implementeerde Voluit sinds de migratie ook een oplossing voor eindpuntbeheer. Via Microsoft Intune en Endpoint Protection worden alle toestellen van medewerkers nu beter bijgehouden en opgevolgd. Zo behoudt de organisatie niet alleen het overzicht over alle IT-apparatuur die in omloop is, maar kan ze indien nodig ook toestellen vanop afstand blokkeren. Een belangrijk gegeven om de zorginformatie van cliënten veilig te stellen.

Maurice Vansteenkiste: “Dat we zoveel verschillende oplossingen kunnen combineren binnen het systeem van Microsoft 365, was voor Voluit ook een extra reden om voor deze cloudomgeving te kiezen.”

“Als non-profitorganisatie ontvangen we bovendien een jaarlijkse toelage voor Azure, waardoor we ook daar voordelig gebruik van kunnen maken om onze boekhoudsoftware beschikbaar te stellen op diverse locaties. Dat onze middelen als vzw beperkter zijn dan commerciële bedrijven, is trouwens nog iets wat Incrius al snel heel goed begreep”, besluit Maurice. “Hun mensen hielden hier rekening mee doorheen het hele traject en volgden de opdracht stap voor stap samen met ons op. Incrius voelde op alle vlakken echt aan als een natuurlijke partner voor Voluit!”

Samengevat: een overzicht van de taken die Incrius, Microsoft Solutions Partner For Modern Work, voor Voluit uitvoerde als onderdeel van dit project:

Advies over de basic set-up van de migratie
Plan van aanpak met gefaseerde planning in Milestones

Milestone 1: architectuur uitwerken en afstemmen
– Voorbereidende vergaderingen om gebruikerssjablonen, security groups, Intranetarchitectuur, notificatie- en communicatieflows … af te stemmen
– Samenwerking met IT en ambassadeurs van Voluit om het standpunt van de eindgebruikers af te toetsen
Milestone 2: testomgeving voorbereiden
– Aankoop licenties Microsoft M365
– Configuratie Microsoft Intune, Teams en SharePoint
– Intranetmigratie en -opzet
– Opleidingen eindgebruikers met Q&A
Milestone 3: implementatie nieuwe M365-omgeving
– Oude omgeving blokkeren en redirecten
– Stand-by voor ondersteuning
Milestone 4: telefonie via Teams activeren
Milestone 5: overschakeling MS Access naar PowerPlatform
Milestone 6: verwijderen oude omgevingen

Wil jij binnenkort je hele IT-omgeving omschakelen naar de cloud of wil je net zoals Voluit verschillende vestigingen migreren tot één samenhangende (infra-)structuur?

Laten we samen op zoek gaan naar de oplossing die het best bij je onderneming past.

Picanol Group – Future-proof with new Azure Stack HCI setup

A proper introduction

Picanol group introduces itself as a global diversified business, active in machinery, agriculture, food, energy, water management, efficient (re)use of natural resources and other industrial markets with focus on water. Picanol Group employs approximately 7000 employees worldwide and has over a hundred locations in more than twenty-five countries.

Need to partner up

Being such a large enterprise that keeps expanding, the IT department needs to keep up to ensure business continuity. Therefor the on-prem IT-infrastructure was in need of renewal (a technical upgrade). At the same time they wanted to make their IT-environment future-ready and easier manageable. Although they have a cloud-first strategy, as a production environment they can’t rely on an active internet connection. In search for a reliable solution that fits their business needs, Picanol Group asked Incrius for advice and implementation.

Define business needs

High performance and storage-requirements on their main SQL-databases was of prime essence, also a single-pane-of glass overview on the IT-infrastructure was essential for an efficient management by the IT-department. In addition, easy scalability in a growth scenario would be a great benefit, together with the added value for Disaster Recovery scenario’s. Concluding: Picanol group needed the benefits of cloud management and software-defined infrastructure that is compatible and applicable on on-prem infrastructure demands.

Advice and implementation

Incrius and Fujitsu (OEM-vendor) worked out a hybrid cloud solution, more specifically with Azure Stack HCI from Microsoft. We started with a 4-node Proof of Concept that was tested thoroughly with heavy workloads and real production circumstances. While a former PoC with another partner did not match all their needs, this solution did fit all boxes. Based on this setup the full proposal was tweaked and finalized. The implementation of the final setup consisted of a combination of a technical upgrade (upgrading the current applications and the operating systems they were running on) and a migration.

Ready for the future

The Corona-period put a lot of strain on delivery dates due to the CPU-storage, so it was a race against the clock to get everything ready on time. Today Picanol Group has a 12-node Azure stack HCI up and running successfully in their headquarters in Ypres Belgium and a 4-node setup in their new factory in Romania. With less technical maintenance hours, less failures, easier and faster scalability and more flexibility due to the cloud possibilities of Azure, Picanol Group is ready for the future.

Ben je benieuwd of Azure Stack HCI een geschikte oplossing is voor jouw bedrijf of wil je meer te weten komen over hybrid en cloud ? Aarzel dan niet om ons te contacteren.