Slim vergaderen in de huddle room. Hoe richt jij de jouwe in?

De voordelen van flexibel digitaal werken moeten we (hopelijk) niet meer uitleggen. Efficiënter samenwerken, niet enkel tussen collega’s onderling, maar ook in dialoog met klanten, kan een groot verschil maken in je onderneming. Van je klassieke vergaderzaal een “slimme” vergaderruimte maken, is dan ook een logische volgende stap. Je hoeft er niet mee te wachten, want een huddle room heb je met de oplossingen van Yealink zo opgezet. 

De evolutie omarmd

Velen onder ons hebben intussen de moderne manier van werken omarmd en zien, naast de investering, nu ook de positieve invloed van hybride werken en thuiswerk op de hele bedrijfsomgeving. Medewerkers krijgen meer vrijheid rond waar en wanneer ze willen werken, wat zorgt voor een betere woon-werkbalans en dus tevredener en gemotiveerder personeel.

Anderzijds merken we ook dat medewerkers graag nog eens naar kantoor gaan. Dit voor de informele babbels aan de koffiemachine, een korte brainstorm en petit comité nu je toch in dezelfde ruimte zit of een opdracht die je te binnen schiet wanneer je je collega passeert in de wandelgang.

Als onderneming een evenwicht creëren tussen die beide groepen, is dan ook essentieel voor een optimale flow en communicatie. En dat evenwicht vindt men vandaag veelal bij een huddle room.

Huddle wat?

Het Engelse woord “Huddle room” is, ondanks dat je het misschien nu pas voor de eerste keer hoort, niet nieuw. In de sportwereld wordt deze term al langer gebruikt. Het is de benaming voor een korte teambespreking die plaatsvind tijdens een wedstrijd om het plan van aanpak af te stemmen.

In de bedrijfssfeer wordt de huddle room gezien als slimme vergaderruimte. Je klassieke vergaderzaal neemt veel plaats in, oogt niet bepaald gezellig en staat daardoor ook vaak gewoon leeg. De Huddle room is hiervan de flexibele variant. Het gaat om een kleine vergaderruimte voor twee tot zes personen waarvoor je slechts vier elementen nodig hebt, namelijk en niet te grote tafel, comfortabele stoelen, een presentatiescherm of projector en de technologie om te vergaderen.

Moderne vergadertechnologie

Videoconferentie apparatuur hoeft niet superduur of gecompliceerd te zijn. Veel bedrijven werken de dag van vandaag al met Microsoft teams. De tool is te gebruiken op alle devices en besturingssystemen. Je kan er content delen, structureren en gelijktijdig bewerken waar je ook bent én bovendien geniet je van een vlekkeloze Integratie met Office 365 en 3rd party tools.

Door Microsoft Teams te koppelen aan de oplossingen van Yealink, heb je op één-twee-drie alles wat je nodig hebt om je huddle room vorm te geven. Ze staan garant voor premium audio-en videokwaliteit, eenvoudige opzet en de mogelijkheid om zowel bekabeld als draadloos content te delen.

Dat geldt trouwens niet alleen voor deze kleine vergaderruimtes, want afhankelijk van de groepsgrootte heeft Yealink een ander kant-en-klaar pakket opgesteld (denk daarbij standaard aan een soundbar of microfoon met camera, mini-pc en bedieningspaneel).

De vier roomtypes

Vergaderruimtes worden veelal opgedeeld in vier grote groepen, afhankelijk van het aantal personen en de opstelling in de ruimte. Bekijk je graag jouw opties? We helpen je graag met je keuze dus contacteer ons vrijblijvend voor meer info.

Focus room

Huddle room

Small/medium meeting room

Conference room

De voordelen van slimme vergaderruimtes.

Je huddle ruimte kan je gezellig aangekleden en door in kleine groepjes samen te werken, verhoog je de productiviteit, optimaliseer je het ruimtegebruik én bespaar je kosten. Bovendien kunnen externe collega’s makkelijk toegevoegd worden via video conferencing waardoor ze zich meer betrokken voelen bij de meeting. Meer dan genoeg voordelen dus om deze kleine aanpassing een kans te geven.

Ben je benieuwd naar de verschillende opties of zit je al met concrete plannen voor een slimme vergaderruimte? Laat je begeleiden door Incrius.

Budgetoefening 2023, IT-managers wacht stevige uitdaging.

De uitdaging van 2023

Ben jij verantwoordelijk voor het IT-budget binnen je onderneming? Lees dan zeker verder. Want dit jaar is, zoals we allen wel konden verwachten, niet zoals anders. De gevolgen van de Covid-pandemie, de oorlog in Oekraïne en de energiecrisis zijn (helaas nog steeds) duidelijk voelbaar, ook in de IT-sector.

Wie in de huidige conjunctuur de budgetoefening maakt voor 2023, staat dan ook voor een stevige uitdaging. Als jouw IT-sparringpartner denken we graag met je mee. Daarom geven we je in wat volgt alvast enkele tips om je aankoopplan alsnog haalbaar en accuraat op te stellen.

“Haalbaar en accuraat?”, hoor ik je denken. Jazeker, want dit jaar moet je rekening houden met de onvoorspelbaarheid van drie belangrijke factoren:

1) Levertermijn:

Voor de eerste factor, een langere levertermijn, hadden we een half jaar terug al gewaarschuwd en dat blijft ook zeker de komende maanden nog aan de orde. Door chiptekorten en leveringsproblemen op bepaalde productlijnen kan de levertermijn van een paar weken opschuiven tot enkele maanden.  

2) Prijs:

Aangezien dit jaar zowat álles duurder werd, komt deze factor vast niet als een verrassing. De meeste prijzen zijn dollargerelateerd en dus onderhevig aan een schommelende wisselkoers. Daarnaast zijn ook containerkosten fors toegenomen waardoor je voor opslag en/of transport vaak meer betaalt. Verder zorgen de hierboven genoemde chiptekorten voor een discrepantie tussen vraag en aanbod, wat resulteert in hogere aankoopprijzen.

3) Geldigheidsduur:

Waar een budgetofferte vroeger gemakkelijk enkele maanden geldig bleef, kunnen leveranciers (en dus ook wij)  door de onvoorspelbare marktfactoren, de meegedeelde prijzen niet lang vasthouden. Hou er dus rekening mee dat de geldigheidsduur van je offerte korter zal zijn dan je gewoon bent.

Tips voor een haalbare budgetoefening

Gezien de onvoorspelbaarheid van de markt op vandaag, raden we aan om niet af te wachten. Werk tijdig je budget uit en ga ook direct na de goedkeuring over tot effectieve bestelling. Zo ben je zeker dat je budgetprijs nog geldig is en anticipeer je op lange levertermijnen. Als je nog in 2022 bestelt, met levering in 2023, verschuif je de bestelling naar het nieuwe boekjaar én kan je project normaal tijdig opgeleverd worden.

Op sommige productlijnen, zoals PoE switches, is er momenteel een extra lange levertermijn. De verwachting is dat tegen Q2 2023 de back-order achterstand zal ingehaald zijn en er terug zoals gewoonlijk kan aangeleverd worden.

 

Blijf niet met vragen zitten

Bekijk je graag je planning met ons zodat je volgend jaar niet voor verrassingen komt te staan? Heb je vragen rond projecten, levertermijnen,… ? 

CONTACTEER ONS

Quite possibly you’ll like us

Ons kantoor

Incrius N.V.
Dorpsstraat 19
BE-9270 Laarne
België

E-mail: hello@incrius.be
Tel: +32 9 231 26 88

Ondernemingsnummer: BE0418477301
Openingsuren
maandag - vrijdag:
08:30 - 12:30 / 13:00 - 17:00
Schakel JavaScript in je browser in om dit formulier in te vullen.

Modern werken, dat doen wij toch al?

Modern werken, een term waar we niet meer omheen kunnen. Voor ons meer dan reden genoeg om er een webinar aan te wijden. De opname van het webinar: “Modern werken, The good and the bad” kan je gratis opvragen: 

Wie liever leest dan luistert, komt hieronder alvast heel wat over modern werken te weten.

Modern werken, wat is dat nu juist?

Er is niet echt een vaste definitie voor, maar algemeen wordt aangenomen dat een moderne werkplek zich kenmerkt door volgende 4 facetten:

1) Meer mobiliteit en flexibiliteit:

Medewerkers kunnen mobiel aan de slag, zowel op vlak van hardware als software. Ze kunnen met andere woorden flexibel werken, onafhankelijk van tijd, plaats of toestel. Bovendien hebben medewerkers niet langer voor alles de ICT-dienst nodig.   

2) Optimale communicatie en samenwerken:

Aangepaste infrastructuur en moderne software zorgen ervoor dat medewerkers optimaal kunnen communiceren en samenwerken. Zo kan je naast het klassieke bellen en mailen, via MS Teams informeel chatten op een beheerde en veilige werkomgeving, ook met externen. Allen samen vergaderen in één ruimte maakt plaats voor hybride vergaderen dus vanop verschillende locaties, individueel of in groep, met video en/of audio op je laptop, smartphone of in een teamsroom. Alles is mogelijk.

Maar naast de vernieuwde hard- en software, is het ook een kwestie van goede afspraken en een open mentaliteit. Wat wordt wanneer en op welke manier gecommuniceerd? Die laatste verandering is vaak de lastigste.

3) Slimmer beheer van data:

Elke dag wordt nieuwe data gegenereerd: contracten, klanteninfo, productiefiches enz. Alles overzichtelijk beheren doe je onder meer met MS Teams; dé overzichshub tussen systemen en tools. Orde is één zaak, maar kan het ook niet eenvoudiger? Dankzij modern werken worden repetitieve taken opgespoord en omgezet in automatische processen, wat weer een berg werk spaart. 

4) Security:

Moderne tools ondersteunen bovenstaande facetten waardoor jij antwoord krijgt op al je vragen betreffende veiligheid. Waar zijn je toestellen? In welke staat bevinden ze zich (updates, garantietermijnen…)? Hoe zijn ze beveiligd? Wie exact logt er in vanuit externe plekken? Wie heeft welke rechten?

Waarom wordt modern werken steeds belangrijker?

Anno 2022 is het niet evident om de juiste man/vrouw op de juiste plaats te vinden. Personeelsdiensten hebben moeite om de juiste kandidaten voor hun vacature aan te trekken maar ook nadien tevreden te houden. Want een goede woon-werkbalans is stillaan een must geworden. Is het mogelijk om zelf de kids af te zetten aan de schoolpoort en dat uurtje later op de avond in te halen als ze liggen te slapen of kan je tijdens twee afspraken door even je offerte bijwerken terwijl je geparkeerd staat? De mate waarin een bedrijf flexibiliteit en modern werken aanbiedt, blijkt voor sollicitanten vaak een doorslaggevend criterium.

 

Veel meer dan enkel thuiswerk

Bij modern werken denken we veelal aan thuiswerkers, maar het kan ook voor andere vestigingen of afdelingen, mergers & acquisitions, (onder-)aannemers, partners, externe consultants, supplier chain… van toepassing zijn. Zo kunnen handmatige checklists op een productieafdeling geautomatiseerd worden en kan je de communicatie tussen verschillende diensten optimaliseren met moderne tools. Bij externe consultants loert het gevaar dat zij ook na hun diensten nog onbedoeld toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Ook dat kan je met een moderne werkplek beter ondervangen.

 

Meer dan een digitale kopie van de analoge werkomgeving

Met Outlook denken we al modern bezig te zijn, maar vaak is dit niet meer dan de digitalisatie van de vroegere dossierkasten en postvakjes op bureau. Bestanden worden via mail doorgestuurd, maar waar belandt het dan, wie heeft uiteindelijk de “juiste” versie en raakt er soms eens een deel verloren?

Door outlook te gaan combineren met bijvoorbeeld Sharepoint, heb je steeds de laatste versie van je bestand (met alle tussenliggende revisies die je kan terughalen), weet je exact wie welk bestand heeft geopend en werk je vanop afstand synchroon samen aan een dossier. Kortom… meer productiviteit, betere communicatie en minder frustraties.

Maar dat is slechts één voorbeeld dat aantoont dat we er nog niet helemaal zijn (al denken we vaak van wel). MS365 bestaat uit een hele suite tools die samen een sterke basis vormen voor het creëren van een moderne werkplek. In het webinar gaat Michael hier dieper op in.

 

The good and the bad

Modern werken heeft talloze voordelen maar gaat uiteraard ook gepaard met enkele uitdagingen. We zetten ze even tegenover elkaar:

Is modern werken wel voor iedereen the way to go en hoe weet je of je er als onderneming klaar voor bent? Dat en vele andere vragen komen in het webinar aan bod.

 

Incrius als partner in je weg naar een moderne werkplek?

Cirkel aanbod

Goeie keuze, want het zit in ons DNA. Als je ons aanbod bekijkt, dan zie je dat wij vertrekken vanuit “digitale werkplekken en samenwerken” om daarrond onze andere diensten uit te werken. Eerst willen we weten wie jullie zijn, hoe jullie werken en waar jullie naartoe willen. Zo kunnen we samen op zoek gaan naar wat voor jullie de beste werkplek is en welke infrastructuur, software, beveiliging en begeleiding jullie daarvoor nodig hebben.

Benieuwd naar wat we je kunnen bieden of kom je graag gewoon eens luisteren? Neem contact op en we staan je graag te woord.

User awareness training maakt je medewerkers bewust voor phishing

Met security oplossingen kunnen we optimaal beveiligen, maar de eindgebruiker blijft helaas de zwakste schakel. Dat weten hackers uiteraard ook. Zij worden steeds inventiever in het verleiden van eindgebruikers en zetten hiervoor alle mogelijke kanalen in.

Welke kanalen worden voor phishing gebruikt?

Phishing via e-mail kennen we allemaal. Tegen deze vorm kunnen we ons op vandaag dan ook het best beveiligen. Maar daar blijft het niet meer bij. Van sms tot WhatsApp of zelfs gewoon telefonisch, phishing blijft alom tegenwoordig en hackers worden steeds vindingrijker én professioneler.    We beschrijven hieronder heel kort waar het gevaar zoal schuilt.

E-mail

Fraude via e-mail is de meest klassieke manier van online fraude. Het kan gaan om mails met hyperlinks waarmee hackers hengelen naar vertrouwelijke gegevens zoals je pincode, paswoord of het nummer van je bank- of identiteitskaart. 

Daarnaast is het fenomeen Business Email Compromise (kortweg BEC genoemd) aan een enorme opmars bezig. Bij deze vorm van fraude, doet men zich voor als de zaakvoerder of een andere autoritaire functie binnen het bedrijf. Door misbruik te maken van deze machtspositie wordt gevraagd geld over te maken op een frauduleuze bankrekening.    

Sms

Smishing of ook SMS-phishing genoemd, is een nieuwere vorm van online fraude. Hierbij krijg je een sms-bericht toegestuurd waarin je met een smoes gevraagd wordt om op een hyperlink te klikken. Zo heb je bijvoorbeeld een cadeau gewonnen, moet je je rekeningnummer vermelden om je meterstanden door te geven of moet je je account heractiveren. Als je op de link klikt, krijg je een persoonlijke boodschap te zien, gevolgd door enkele vragen. Op het einde wordt er naar je persoonlijke gegevens en telefoonnummer gevraagd, waarop je niet veel later een telefoontje krijgt om een betaling te doen. 

https://www.fraudehelpdesk.nl/thema/zoon-ontfutselt-geld-via-whatsapp/

WhatsApp

WhatsApp-fraude wordt ook wel hulpvraagfraude genoemd en is één van de meest toenemende vormen van online fraude. Via WhatsApp krijg je een berichtje van een familielid of goeie vriend. Althans dat denk je, want de profielfoto herken je en de stijl waarin je aangesproken wordt, lijkt vertrouwd. Er wordt gezegd dat hij/zij een nieuw nummer heeft doordat de telefoon bijvoorbeeld in de wasmachine terecht is gekomen. Vervolgens wordt gevraagd om een dringende betaling uit te voeren, met de belofte dat je het geld snel terug krijgt. 

Telefoon

Bij vishing, een combinatie van voice en phishing, krijg je een oproep met als doel om de gegevens van je kredietkaart of andere persoonlijke informatie te bemachtigen. De persoon aan de lijn doet zich voor als een medewerker van een bank of andere grote speler zoals Apple of Microsoft. Om een controle uit te voeren of wegens een technisch probleem, vragen ze naar je pincode of wachtwoord, vragen ze om toegang tot je apparaat of iets te betalen via mobiel bankieren. Weet dat een bank dit nooit zou vragen.  

Wat kan je eraan doen? 

Je medewerkers bewustmaken van veel voorkomende phishingtechnieken kan via end-user security awareness trainingen van Incrius. Aan de hand van valse phishingmails (indien gewenst afgestemd op de verschillende afdelingen zoals administratie, productie, bestuur…), online video’s, een quiz en/of online trainingen wordt de aandacht voor online fraude vergroot. Zo versterk je je beveiliging waar die het meest gevoelig is, namelijk bij de eindgebruiker. Om deze alerte staat bij je medewerkers te behouden, raden we aan om geregeld een herhaling te voorzien.  

 

Wil je een training voor je medewerkers aanvragen?

Plan dan gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda! Een van onze experts legt uit hoe we te werk gaan en bekijkt samen met jou de mogelijkheden.

Veilig terug naar kantoor met Microsoft Shifts 

Nu telewerk niet langer verplicht is, keren steeds meer werknemers terug naar hun vertrouwde kantooromgeving. En dat kan een uitdaging zijn voor office managers of bedrijfseigenaars, die erop moeten toezien dat die terugkeer veilig en geleidelijk gebeurt.

Hoe zorg je ervoor dat je een duidelijk en actueel overzicht hebt van welke collega’s op welke dagen aanwezig zullen zijn op kantoor?

In dit artikel vertellen we je hoe je Microsoft Shifts kan gebruiken om de geleidelijke terugkeer naar de werkplaats op een eenvoudige manier te organiseren.

 

First things first: wat is Microsoft Shifts?

Microsoft Shifts is een programma voor planningsbeheer. Concreet kan je met Shifts planningen voor je hele team aanmaken en beheren vanuit Microsoft Teams.

Die planningen of schema’s helpen je om beter in kaart te brengen wie aan- en afwezig is in elk team of departement. Zo ben je zeker dat er altijd voldoende personen zijn om elke dienst draaiende te houden.

Bovendien kan je via Shifts ook snel en doeltreffend deadlines of taken delen met je team.

 

Shifts inzetten om veilige afstanden te garanderen? Dat kan!

Met Shifts kan je in je planning ploegen (de zogenaamde “shifts”) creëren waarvoor werknemers zich kunnen registreren. Zo kunnen bedrijven aangeven hoeveel personen er maximum aanwezig mogen zijn om een veilige afstand van elkaar te respecteren.

Bijvoorbeeld: als je per dag graag maximum 10 werknemers vanop kantoor laat werken, dan kan je in je planning elke dag een shift aanmaken met daarin 10 beschikbare plaatsen. Je teamleden kunnen een plaats aanvragen zolang er beschikbaarheid is. Is de shift volzet? Dan dient de collega een andere dag te kiezen om naar kantoor te komen. First come, first served!

Je kan natuurlijk ook werken met ploegen per afdeling of per verdieping, afhankelijk van hoe je kantoorruimte is onderverdeeld.

Als je Shifts op deze manier inzet, wordt het ook makkelijker om binnen je bedrijf aan contact tracing te doen. Is er ondanks alles toch een teamlid ziek geworden? Dan kan je efficiënt controleren wie er in dezelfde ploeg aanwezig was en de betreffende collega’s inlichten.

Snel en eenvoudig

Zoals je ziet, is Microsoft Shifts een heel laagdrempelige oplossing om vlot schema’s op te stellen voor terugkerende werknemers.

Werkt je organisatie al met Microsoft Teams, dan is Shifts al beschikbaar zonder dat je hiervoor nog iets hoeft te doen. De planningen zijn bovendien eenvoudig toegankelijk voor alle leden in je Teams-groep.

Wel raden we je aan om één teamlid verantwoordelijk te maken voor het toewijzen van de plaatsen in een shift. Alle Teams-beheerders krijgen namelijk de verzoeken te zien, maar het is duidelijker om die bij één persoon te centraliseren. Je office manager is de logische keuze.

Wil je plaatsen automatisch toewijzen zolang er beschikbaarheid is? Ook dat is mogelijk, want Shifts is compatibel met Power Automate, waar je je goedkeuringsproces kan automatiseren volgens je wensen.

Wil jij een korte demo van Microsoft Shifts?

Plan dan gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda! Een van onze experts laat je dan met plezier zien hoe jij alles uit deze handige applicatie kan halen.

Wil jij hier onmiddellijk mee aan de slag? Contacteer ons en we implementeren het samen met jou.