Wat te doen als je e-mailbijlage plots een winmail.dat-bestand wordt?

Stel: je verstuurt een e-mail met bijlage en de ontvanger van je mail antwoordt je onmiddellijk dat je bijlage niet geopend kan worden omdat het bestandsformaat “winmail.dat” is.

Winmail-wat? Dit probleem komt vaker voor dan je denkt en wordt veroorzaakt door een compatibiliteitsprobleem tussen Microsoft enerzijds en softwarebedrijven als Apple en Google anderzijds. Maar geen zorgen, wij vertellen je hoe je dit in één-twee-drie oplost!

Het probleem en de oorzaak

Je ontvangt of verstuurt een e-mail en de bijlage is plots omgezet naar een winmail.dat-bestand… Maar jij hebt je bijlage verstuurd als een PDF-bestand. Hoe is dit dan toch kunnen gebeuren?

Microsoft Outlook kan mails in 3 formaten opmaken:

  1. Platte tekst
  2. Rich Text Format (RTF)
  3. HTML

Het probleem doet zich vooral voor bij mails opgemaakt in het (oudere) RTF-formaat. Microsoft gebruikt namelijk een RTF-variant die eigen is aan hun software, TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format). Deze indeling werkt perfect als je een mail met bijlage stuurt naar iemand die ook met Microsoft werkt. Maar als een gebruiker van Gmail, bijvoorbeeld, zo’n mailtje ontvangt, zal hij dit bestandstype niet herkennen en wordt de bijlage automatisch omgezet naar een winmail.dat-bestand. Daardoor kan je de bijlage niet openen.

 

Hoe je dit probleem snel oplost

  • Optie 1 – Vraag aan de verzender van de mail om deze in HTML formaat te versturen.
  • Optie 2 – Zet het winmail.dat-bestand om naar het oorspronkelijke bestandsformaat via een online tool zoals www.winmaildat.com.
  • Optie 3 – Wil je voor eens en altijd van dit probleem af zijn? Dan kan je deze stappen doorlopen in je e-mailsettings:
    • Ga naar Microsoft Outlook en kies in de menubalk voor Bestand > Opties
    • Selecteer “E-mail” als categorie
    • Bij het onderdeel Berichten opstellen selecteer je “HTML” bij “Bericht in deze opmaak opstellen”
    • Scroll naar het onderdeel Berichtindeling en kies “Converteren naar HTML-indeling” bij “Bij verzenden van RTF-berichten naar internetgeadresseerden”

Hulp nodig?

Geraak je er toch niet helemaal aan uit of wens je meer informatie? Onze IT-architects helpen je graag verder met dit vervelende probleem. Of met iets anders, natuurlijk!

Hoe kan ik klanten zelf afspraken laten inplannen met Bookings?

Vereenvoudig je agendabeheer met Microsoft Bookings

Microsoft 365 heeft verschillende applicaties die iedereen ondertussen kent, zoals Outlook, Word en Excel. Deze keer hebben we het echter over een app die (onterecht!) minder bekend is, maar daarom niet minder handig: Microsoft Bookings.

Zoals de naam doet vermoeden, is Bookings eigenlijk een reserveringstool waarmee anderen rechtstreeks een afspraak kunnen maken in jouw agenda. Heel handig, en het bespaart je ook heel wat tijd en moeite.

In dit artikel leggen we je kort uit hoe je Bookings kan gebruiken.

 

Voordelen voor jou én je klanten

Wanneer een klant je contacteert om een afspraak te maken, wordt er vaak heel wat heen en weer gemaild om een moment te vinden dat voor beide partijen past. En als je pech hebt, dan zegt je klant “ja” tegen een tijdstip waarop je ondertussen nét een andere meeting hebt gepland. Dan begint het hele proces dus gewoon opnieuw.

Microsoft Bookings biedt de oplossing! Met deze app kunnen klanten (en prospecten of andere externe partijen) namelijk zelf een afspraak plannen in jouw agenda.

De Bookings-app is gekoppeld aan je persoonlijke agenda in Outlook. Zo worden je beschikbare momenten meteen gesynchroniseerd en kunnen klanten enkel een afspraak maken wanneer het voor jou past. Ze zien namelijk meteen of je agenda vrij of bezet is (zonder dat ze de details van je afspraken kunnen bekijken).

Bovendien krijgen zowel jij als de klant meteen een bevestigingsmailtje van de afspraak. Die wordt ook meteen aan beide agenda’s toegevoegd. Komt er toch nog iets tussen? Dan kan de klant zelf de afspraak annuleren en een nieuw tijdstip zoeken in je agenda.

 

 

Extra tip van Incrius

Omdat jij het bent, geven we je nog een extra tip mee om het onderste uit de kan te halen.

In het menu “Services” in Microsoft Bookings kan je verschillende soorten afspraken aangeven die de klant kan boeken. Dat kan bijvoorbeeld een intake- of onboardingsgesprek zijn, een adviesgesprek of een demo.

Nu zou het natuurlijk kunnen dat je vindt dat het niet zoveel zin heeft om voor jouw bedrijf verschillende diensten aan te duiden. Bijvoorbeeld als je klanten enkel gesprekken op maat kunnen inboeken, en geen demo’s of intake-calls.

Ons advies is om dit toch maar te doen, want bij elke dienst kan je een buffertijd instellen. Daarmee kan je aangeven dat er tussen iedere afspraak bijvoorbeeld minsten 15 minuten speling moet zitten. Heb je maar één soort dienst, stel die dan toch ook in zodat je buffertijd kan voorzien.

Een buffertijd kan ook heel goed van pas komen als je je tussen afspraken door moet verplaatsen. Nu we met z’n allen aan hybride werken doen, kan het namelijk altijd gebeuren dat je op een dag zowel fysieke als online meetings gepland hebt.

 

Ready, set, go!

Zoals altijd staat Incrius paraat om je te helpen bij het opzetten van Microsoft Bookings of een van de andere applicaties in Microsoft 365. Kijk gerust in onze agenda en boek je afspraak op een moment naar keuze!

Zo verander je jouw muis in een laserpointer tijdens een PowerPoint-presentatie

We zijn het ondertussen al goed gewend om online meetings te organiseren en bij te wonen. Maar af en toe struikelen we zo ook over dingen die we niet zouden tegenkomen in een fysieke meeting op het werk.

Bijvoorbeeld: als er op een bepaalde slide heel wat cijfertjes staan, kan het soms verwarrend zijn voor je collega’s over welk getal je het nu exact hebt in je uitleg. Op kantoor zou je er een laserpointer bijnemen en die op het scherm gebruiken. 

Maar hoe doe je dat nu in een virtuele meeting?

In de onderstaande video vertelt Pascal je hoe je van je muis een pointer maakt tijdens een virtuele PowerPoint-presentatie. Zo kan je “net als in het echt” de aandacht vestigen op iets in je slides en kan iedereen moeiteloos volgen. 

 

Wil je nog meer handige tips om het meeste te halen uit je Microsoft-omgeving? Contacteer ons dan gerust en lig er vooral niet wakker van!  

Wat gebruik je best wanneer: SharePoint, OneDrive of Teams?

Gebruikers van Microsoft 365 kunnen op verschillende plekken aan bestanden (samen)werken en documenten delen met anderen. Zo zijn er OneDrive en SharePoint, maar ook in Microsoft Teams kan je eenvoudig bestanden bewerken en delen.

Maar wat is nu precies het verschil tussen al deze diensten? En welke van de drie applicaties gebruik je het best in welke situatie?

In dit artikel zetten we deze Microsoft-diensten op een rijtje en leggen we uit waarvoor ze dienen en hoe je er het meeste uithaalt. We voelen de productiviteit zo al de hoogte in schieten!

 

Wat je moet weten over OneDrive

OneDrive is eigenlijk vooral bedoeld voor persoonlijke documenten. Dat kunnen werkgerelateerde bestanden zijn, zoals presentaties, voorbereidingen voor een project of notities, maar ook HR-documenten zoals loonfiches of attesten. Ook concepten van bestanden die nog niet klaar zijn om te delen met anderen kan je op je OneDrive zetten.

Wat al de bovenstaande voorbeelden gemeenschappelijk hebben, is dat ze alleen voor jou bestemd zijn.

Waarvoor gebruik je OneDrive dan weer best niet? Samen aan gedeelde bestanden werken in OneDrive is minder aan te raden. Je komt namelijk al snel terecht in een wirwar aan toegangsrechten op bestands- en mapniveau. Bovendien is het verwarrend dat iedereen bestanden deelt van zijn eigen OneDrive om er daar met meerderen aan te werken.

Ook belangrijk om te weten is dat wanneer een werknemer je organisatie verlaat, hun persoonlijke OneDrive doorgaans stopgezet wordt binnen de 30 dagen. Geloof ons: niets is vervelender dan op een dag te ontdekken dat alle bestanden waaraan je team maanden gewerkt heeft plots weg zijn.

Waar je dan wel op een efficiënte manier bestanden kan delen en input kan vragen aan collega’s, vraag je? Dan komen we (niet verrassend) in het vaarwater van SharePoint terecht.

 

De ster van de show: Sharepoint

SharePoint is namelijk het perfecte platform om met anderen samen te werken aan bestanden en om bestanden te publiceren zodat iedereen in je organisatie ze kan zien.

Dat SharePoint dient om bestanden te beheren, weten vele Microsoftgebruikers ondertussen wel. Maar dat is eigenlijk maar één van de twee luiken van SharePoint. Je kan een SharePoint-site immers ook gebruiken om pagina’s te creëren en te publiceren.

Pagina’s op SharePoint kan je zowel met interne gebruikers delen als met (eind)klanten. Zo kan je bijvoorbeeld verschillende pagina’s maken die samen je intranet vormen, of onepagers voor klanten over bepaalde producten of diensten van je bedrijf. The sky is the limit!

Plot twist: ook OneDrive draait achter de schermen eigenlijk gewoon op SharePoint, want SharePoint is dé hoofdrolspeler als het gaat om cloud-bestanden in Microsoft. Je kan dus gerust zeggen dat OneDrive een “persoonlijke” SharePoint-versie is. Niet meer en niet minder!

 

En hoe zit het dan met Microsoft Teams?

Dat SharePoint de draaiende kracht is achter cloud-bestanden, zie je ook terug in Microsoft Teams. Want ook als je via Teams bestanden bewerkt en deelt, werk je eigenlijk in SharePoint zonder dat je het misschien beseft.

Hoezo dan? Telkens wanneer je een nieuw team creëert in Microsoft Teams, wordt er op de achtergrond automatisch een SharePoint-site aangemaakt. De rechtenstructuur van die site is gekoppeld aan dat specifiek team, zodat alle teamleden automatisch de juiste toegangs- en bewerkingsrechten krijgen. Handig, toch?

Het loont dus de moeite om vooraf goed na te denken op welke manier je Microsoft Teams wil gebruiken in je bedrijf, zodat je kan profiteren van de automatische rechtenstructuur gekoppeld aan elk team.

Volgens diezelfde logica maakt Microsoft een nieuwe hoofdmap aan op je SharePoint-site voor elk openbaar Teams-kanaal dat je creëert. Maak je echter een privékanaal aan, dan wordt er achter de schermen een volledig nieuwe SharePoint-site in het leven geroepen. Dat gebeurt zo omdat de toegangsrechten van een privékanaal kunnen afwijken van een openbaar kanaal.

De kijk van Incrius

Bij Incrius vinden we Microsoft Teams hét samenwerkingsplatform bij uitstek voor kleine en middelgrote bedrijven. Omdat Teams zelf sites op SharePoint aanmaakt en ze bovendien meteen voorziet van de juiste toegangsrechten voor groepsleden, hoef je je hoofd daar alvast niet meer over te breken. En dat is pure tijdwinst!

Een van onze persoonlijke bonustips is dan ook de volgende: een horizontale structuur van je SharePoint-sites is het meest toekomstbestendig. Zeker wanneer je bedrijf meer en meer met Teams wil werken of wanneer de structuur van je onderneming onderhevig is aan veranderingen. Je vermijd dus best subsites voor een zo hoog mogelijke productiviteit.

 

Klaar om de theorie in praktijk te brengen?

Diensten zoals SharePoint en OneDrive en hun integratie in Microsoft Teams mogen dan misschien complex lijken, maar eenmaal je de logica kent is alles zo klaar als een klontje. OneDrive gebruik je voor jezelf, SharePoint gebruik je voor het hele team of bedrijf.

Bestanden in Microsoft Teams worden op de achtergrond ook op SharePoint gezwierd en zelfs automatisch gekoppeld aan de juiste toegangsrechten voor de gebruikers.

Heb je na het lezen van onze uitleg nog vragen of wil je nog meer concrete tips om het beste te halen uit Microsoft 365? Laat het ons weten, want van efficiëntieverhoging is nog nooit iemand slechter geworden 😉

Waarom een Zero Trust-beveiligingsbeleid essentieel is voor elke organisatie

Vandaag gebruiken de meeste bedrijven nog steeds een “klassiek” beveiligingsmodel. Bij dat model loggen gebruikers in op het bedrijfsnetwerk over een VPN-verbinding en via een gebruikersnaam en paswoord, dat eventueel aangevuld wordt met een hardware of software token.

Maar is dat beveiligingsmodel wel voldoende aangepast aan de hybride werkomgeving en de complexe IT-realiteit van vandaag?

Het antwoord is volmondig “nee”.

In het onderstaande voorbeeld vertellen we je waarom.

Je gebruikers verifiëren is niet voldoende

Stel: je werknemer Tim werkt telkens enkele dagen per week van thuis en enkele dagen vanop kantoor. Wanneer hij thuis werkt, heeft Tim via zijn laptop van het werk toegang tot je bedrijfsnetwerk via een beveiligde VPN-verbinding. Die maakt bijkomend gebruik van multi-factor authentication (MFA). Tim kan zo dagelijks aan zijn bestanden werken.

Nu hij op vakantie is in Spanje, wil Tim toch graag eens de status van enkele projecten checken (je weet hoe dat gaat) maar hij heeft z’n laptop niet bij. Hij gebruikt daarom het toestel van zijn partner om via de VPN in te loggen op het bedrijfsnetwerk. Dat lukt zonder problemen, want via de VPN (en MFA) krijgt Tim meteen toegang tot het netwerk … Net als op kantoor of thuis.

Maar nu blijkt de laptop van Tim’s partner besmet te zijn met een virus. Daardoor zijn alle bestanden waar Tim de nodige rechten voor heeft beschadigd. Door enkel de gebruiker te checken en niet zijn toestel is er dus een flink beveiligingsprobleem ontstaan.

Wat nu?

Niets is zeker: neem geen risico’s 

Dat enkel je gebruikers verifiëren geen garantie biedt op een waterdichte beveiliging, dat is in principe de filosofie van het Zero Trust-model. Dat is een toegangsarchitectuur die niet nieuw is, maar wel steeds populairder (en relevanter) wordt.

Het Zero Trust-model gaat ervan uit dat je bedrijfsgegevens niet vanzelfsprekend veilig zijn. Integendeel: elk toegangsverzoek wordt beschouwd als een potentieel lek.

Zero Trust leert ons om “nooit te vertrouwen en altijd te verifiëren”. Ook Microsoft hanteert dit model om efficiënt én op een gebruiksvriendelijke manier gegevens te beveiligen. Maar wat houdt Zero Trust nu precies in?

“Microsoft implementeert een Zero Trust-beveiligingsmodel om een ​​gezonde en beschermde omgeving te garanderen. Dit doen ze door internet te gebruiken als het standaardnetwerk met een sterke identiteitgevalideerde toestellen en toegangsrechten op basis van minimale bevoegdheden.” 

You shall (not) pass  

In een Zero Trust-omgeving wordt elke transactie tussen systemen (gebruikersidentiteit, toestel, netwerk en applicaties) altijd gevalideerd én als betrouwbaar gemarkeerd. Wordt aan deze voorwaarden niet voldaan, dan kan de transactie niet plaatsvinden.

Zo werkt een ideaal Zero Trust-beleid heel concreet:

Bron: Microsoft 

  • Identiteiten worden altijd en overal gevalideerd en beveiligd met multi-factor authenticatie
    Het gebruik van MFA zorgt ervoor dat wachtwoorden niet meer kunnen verlopen en dat ze uiteindelijk volledig overbodig zullen worden. Daarnaast garandeert bijkomende biometrische identificatie een sterke authenticatie van je gebruikers (oftewel: identiteiten).

  • Toestellen worden beheerd en als veilig gemarkeerd 
    Ook elk toestel wordt verplicht gevalideerd en bevestigd als veilig of “gezond”. Alle types toestellen en besturingssystemen moeten daarom voldoen aan een vereiste minimale “gezondheidsstatus” als voorwaarde om toegang te krijgen tot de netwerkomgeving.

  • Telemetrie is alomtegenwoordig
    Het Zero Trust-model gebruikt diepgaande gegevens en telemetrie om: 
    • inzicht te krijgen in de huidige beveiligingsstatus;  
    • hiaten in de dekking te identificeren;  
    • de impact van nieuwe controles te valideren. 

    Uitgebreide audits, monitoring en telemetrische checks zijn kernvereisten om zowel gebruikers, apparaten, applicaties, diensten als toegangspatronen te verifiëren. 

  • Toegang wordt verleend met minimale bevoegdheden 
    Gebruikers krijgen enkel toegang tot de applicaties, diensten en infrastructuur die ze nodig hebben om hun functie uit te voeren.  Een VPN die algemene toegang geeft tot het netwerk en al zijn gegevens zonder segmentatie wordt niet langer toegestaan.


Bron: Microsoft

“Zero Trust is niet alleen een veilige methode om je telewerkers toegang te geven tot het netwerk, maar ook een gebruiksvriendelijke manier.” – Michael, Hybrid-cloud Solution Architect bij Incrius.

 

Of u ligt er wakker van. Of wij.

Overschakelen van een klassiek beveiligingsbeleid naar het veiligere en robuuste Zero Trust-model vereist een andere aanpak en kan jaren in beslag nemen.

De eerste stappen zijn gelukkig eenvoudig: laat je gebruikers inloggen met MFA (vb. Microsoft Authenticator) en zet een Mobile Device-beleid op (vb. Microsoft Intune).

Gelukkig hoef jij je daar geen zorgen over te maken, want met de hulp van Incrius maak je de overstap sneller dan je denkt.

Ons team helpt je om te bepalen welke aanpak het beste werkt voor jouw specifieke IT-omgeving. Samen analyseren we je risicoprofielen en toegangsmethoden, en bekijken we welke specifieke verificaties je nodig hebt om gebruikers toegang te geven tot je bedrijfsmiddelen.

Ben jij ook klaar om Zero Trust te implementeren en zo je bedrijfsdata op elk moment en op elke locatie te beschermen voor cybercriminelen en ander misbruik? Contacteer dan het Incrius-team voor een grondige scan van je infrastructuur.