6 tips om Microsoft Teams zo efficiënt mogelijk te gebruiken

Vandaag is Microsoft Teams populairder dan ooit bij bedrijven over de hele wereld. De applicatie maakt het mogelijk om vlot samen te werken op afstand, te vergaderen en in contact te blijven met personen binnen én buiten de organisatie. Teams is dan ook de ideale tool voor de dynamische en hybride werkomgeving van vandaag

Dat Teams zo gebruiksvriendelijk is, is een grote meerwaarde voor zijn gebruikers. De applicatie gaat uit van het self-service principe, waarbij werknemers zoveel mogelijk geresponsabiliseerd worden. Maar dat gebruiksgemak kan ook een nadeel zijn. Als Microsoft Teams niet efficiënt beheerd wordt en er vooraf geen duidelijke afspraken gemaakt worden, dan kan er al snel een heuse wildgroei aan teams en kanalen ontstaan.  

Je bedrijfsgegevens gaan zo in een mum van tijd verloren in een wirwar van kanalen, chats en teams. 

 

Waarom wildgroei aan teams en kanalen ook jouw probleem is 

 

Laat jij Teams op zijn beloop en denk je dat het zo wel goed zit? Think again! Een chaotische organisatie van Microsoft Teams heeft eigenlijk alleen maar nadelen voor de productiviteit en veiligheid van je bedrijfsomgeving. 

Als je werknemers hun weg niet vinden in de talloze teams en kanalen binnen je Teams-omgeving kunnen ze niet productief samenwerken aan documenten en projecten. En laat dat nu net het hele doel zijn van Teams! Bovendien zullen je medewerkers al snel een alternatieve applicatie zoeken waarmee ze wél gemakkelijk kunnen werken. Zo sluipen onofficiële tools ongemerkt je organisatie binnen. Tools waarover je IT-dienst totaal geen controle heeft. En dat zorgt op zijn beurt dan weer voor een verhoogd beveiligingsrisico

Als je organisatie niet efficiënt gebruikmaakt van Microsoft Teams, is de kans trouwens ook groot dat je werknemers zullen teruggrijpen naar vertrouwde tools, zoals e-mail en e-mailbijlagen. Op die manier zet je bedrijf een grote stap terug in het digitaliseringsproces. 

Met de volgende 5 tips kan je gelukkig voorkomen dat het zover komt én zet jij Teams zo efficiënt en productief mogelijk in. 

 

#1: Zet een aantal basisregels op papier 

 

First things first: voor je jouw (nieuwe) werknemers laat kennismaken met Microsoft Teams, zorg je er best al voor dat je een aantal basisregels duidelijk op papier zet. Maak afspraken die je wil maken voor het gebruik van Microsoft Teams. Bijvoorbeeld: wanneer wordt een nieuw kanaal aangemaakt? Wie krijgt toegang? Maak je teams en kanalen aan per departement of per project? 

Het geheel van afspraken en de regels die je organisatie opstelt voor Teams staan ook bekend onder de noemer “Teams Governance”: het beleid voor Microsoft Teams en het beheer ervan. 

 

#2: Geef een gebruikerstraining aan je medewerkers 

Heb je enkele basisregels uitgeschreven? Dan is het tijd voor de volgende stap. 

Met een korte training van Teams voor alle medewerkers van je bedrijf kom je al een heel eind. In deze training leg je uit waarvoor je organisatie Teams gebruikt (en waarvoor niet). Je toont je medewerkers hoe ze kanalen en teams kunnen gebruiken. Eventueel kan je ook laten zien hoe Teams-integraties werken; met Yammer, Lists, Forms of PowerApps, bijvoorbeeld. 

 

#3 Stel beheerdersrechten op maat in 

Standaard kunnen alle gebruikers van Microsoft Teams in je organisatie teams aanmaken. Hoewel dat misschien gemakkelijk lijkt, brengt die vrijheid enkele risico’s met zich mee. Voor je het weet, heb je namelijk tientallen teams die niet goed beheerd worden, een onduidelijk doel hebben, of soms zelfs twee keer bestaan. Of teams die eigenlijk geen teams zijn, maar gebruikt worden als chat. 

Hoe meer werknemers beheerdersrechten hebben, hoe onduidelijker het platform wordt. Onze tip? Kies enkele beheerders uit en maak hen het aanspreekpunt binnen je organisatie. Enkel deze beheerders kunnen dan teams creëren volgens de afspraken die je samen maakt. 

Als alternatief kan je ook kiezen voor een goedkeuringsflow in Power Automate. Telkens wanneer iemand een nieuw team aanmaakt, krijgen je beheerders dan een melding te zien in Teams. Ze kunnen de aanvraag van dit team goedkeuren of afkeuren volgens de gemaakte afspraken. 

Voor welke optie je ook kiest, zorg ervoor dat het proces snel en gemakkelijk verloopt en niet te veel extra druk legt op je IT-dienst. Zo voorkom je dat je werknemers hun geduld verliezen en naar andere programma’s en “old-school” mailtjes overschakelen. 

Om je geheugen op te frissen, geven we je ook nog even mee welke soorten beheerders er bestaan in Microsoft Teams: 

  • Administrators kunnen teams aanmaken, aanpassen, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook rollen toekennen aan andere gebruikers, leden toevoegen en beheren.  
  • Owners kunnen teams bewerken, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook leden toevoegen en beheren.   
  • Members kunnen alleen lid worden van (openbare) teams en kanalen aanmaken. 

 

#4 Gebruik een standaard naamgeving 

 

Microsoft Teams bereikt zijn doel alleen als de structuur duidelijk opgebouwd is. Zo kunnen gebruikers bestanden en data gemakkelijk terugvinden. 

Als iedereen een willekeurige naam geeft aan nieuwe teams en kanalen, wordt je Teams-omgeving een rommeltje. Het wordt moeilijk om info terug te vinden en je ziet het bos door de bomen niet meer. Door een gebrek aan structuur kan je zelfs te maken krijgen met dubbele teams of kanalen. 

De oplossing: bepaal een structuur voor de naamgeving van nieuwe teams en kanalen, zodat die altijd op dezelfde manier opgebouwd zijn. Ook de achterliggende M365-groep zal dan automatisch diezelfde naam krijgen. Je kan bijvoorbeeld werken met afkortingen of identificatiegegevens zoals regio, afdeling of kantoor. Vergeet de conventies voor namen niet te delen met je team! 

 

#5 Bepaal regels voor externe gasten 

Een van de vele voordelen van Microsoft Teams is dat je ook externe partijen kan toelaten tot je Teams-omgeving. Zo kan je vlot samenwerken aan projecten met partners of klanten, zonder dat je elkaar voor elk klein vraagje moet bellen of mailen. 

Toch maak je ook best heel duidelijke afspraken met je team en beheerders over wie externe toegang krijgt en wie niet, en welke kanalen hiervoor gebruikt worden. Een tip die we je zeker willen meegeven: zorg ervoor dat de naamgeving van gedeelde kanalen met externe partijen verschillend is van die van je interne kanalen. Zo voorkom je dat er interne bedrijfsinfo in de gedeelde kanalen terechtkomt.  

Geef je partners of klanten toegang tot Teams, stel dan ook de juiste beveiligingsmaatregelen in om je data te beschermen: 

  • Gebruik MFA (Multi-Factor Authentication) om in te loggen. 
  • Blokkeer downloads vanuit Teams als gasten inloggen met een onbekend toestel. 
  • Stel gebruiksvoorwaarden op die om de zoveel tijd opnieuw goedgekeurd moeten worden door je gast. 

 

#6 Maak een plan voor het archiveren van oude content 

Zoals je organisatie constant evolueert, zal dat ook het geval zijn voor je teams en kanalen in Microsoft Teams. Gelukkig heb je de mogelijkheid om teams te archiveren zodra ze verouderd zijn of niet meer relevant. De gebruikers binnen dat team behouden wel hun toegang, zodat ze op elk moment de info en documenten kunnen raadplegen. Nieuwe berichten posten is daarentegen niet meer mogelijk. 

Het is dus aangewezen om vooraf te bepalen wanneer een team gearchiveerd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld na afloop van een project, wanneer een team op een andere manier ingericht wordt, of als een team een bepaald aantal weken of maanden inactief is geweest. Maak duidelijke afspraken met je beheerders en geef hen ownership van de Teams-archieven. 

Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden van Microsoft Teams voor je organisatie en wil je nog meer tips om het meeste uit deze applicatie te halen? Het Incrius-team staat voor je klaar met raad en daad. Voeg ons gerust toe aan een nieuw Incrius-kanaal in je Teams-omgeving 😉 

Je kan ons ook inboeken voor een mini-inspiratiesessie waarin we je tonen hoe wij bij Incrius onze eigen omgeving hebben opgezet. Contacteer ons gerust om een gepast moment te vinden.  

7 Verborgen schatten uit Microsoft Teams die je zullen verrassen.

Dé tool van Microsoft 365 (Business Premium) die sinds de corona-pandemie enorm aan populariteit gewonnen heeft, is Microsoft Teams. Deze tool wordt meestal ingeschakeld als kanaal om te vergaderen, maar is tevens een ideaal platform om samen te werken met collega’s. Vanuit teams kan je tal van verborgen schatten gebruiken om je dagelijkse workflows eenvoudiger en sneller te laten verlopen.

Microsoft teams

7 Tools vanuit Microsoft Teams voor optimaal samenwerken:

  • SWAY:

Met deze vereenvoudigde editor maak je documenten die je via een webbrowser kan delen en bekijken. De voordelen van sway? Je hebt geen technische of grafische achtergrond nodig, het is heel gebruiksvriendelijk en snel, ziet er professioneel uit en na het delen kan je opvolgen hoeveel keer je document gelezen is. Perfect dus voor al je marketingcommunicatie.

  • FORMS:

Forms is een app waarmee je gemakkelijk informatie kan inwinnen van je collega’s, externen, klanten… Handig om te gebruiken voor de inschrijvingen van een evenement, om feedback te krijgen rond een bepaald idee of om bijvoorbeeld je maaltijdkeuze door te geven aan de catering. Je stelt je vragen op, kiest een thema voor de gepaste lay-out en deelt het formulier als link of QR-code. De antwoorden krijg je netjes in Excel opgelijst.

  • POWER AUTOMATE:

Met deze verborgen schat bespaar je heel wat tijd en werk daar het ontwikkeld is om werkstromen (deelhandelingen in bepaalde volgorde die je regelmatig herhaald) te automatiseren. De eerste flows zullen wat oefening vragen, maar eens je het onder de knie hebt, is het kinderspel. Kies één van de sjablonen en pas die volledig aan jouw omgeving aan. Je hoeft hiervoor geen codering te kennen, een wizard leidt je door het hele proces.

  • PLANNER:

Planner is jouw ideale bondgenoot om het overzicht bij projecten te bewaren. Het project wordt opgesplitst in buckets. Daaronder staan de deeltaken, elk met hun timings en toegewezen aan de betrokken perso(o)n(en). Dankzij de verschillende weergave-mogelijkheden zie je perfect hoe ver elke taak staat.

  • SHIFTS:

Deze tool is gemaakt voor bedrijven waar medewerkers in een ploegensysteem werken, denk maar aan thuisverpleging, techniekers op de baan, poetsdiensten… Vanaf nu geen gedoe meer om shiften te wisselen of verlof aan te vragen.

  • BOOKINGS:

Met Bookings leg je een deel van je administratie bij je collega, klant of extern contact. Door je agenda open te stellen voor (specifieke) anderen, kan die persoon rechtstreeks een afspraak inboeken.

  • MY ANALYTICS:

De app is de allesweter van Microsoft 365 wat timemanagement en samenwerking betreft. Het houdt namelijk bij met wie je samenwerkt, voor hoe lang, hoeveel focustijd je hebt, enz. Zo kan je nagaan of je je dag wel efficiënt hebt ingedeeld of waar je nog te veel tijd verliest.

 

Meer weten?

Uiteraard zijn er nog zoveel meer tools te ontdekken binnen de wereld van Microsoft 365 en Teams.

In ons webinar: “Ontdek de verborgen schatten van Microsoft 365” komen bovenstaande en nog enkele andere praktische apps aan bod

Incrius Tip: Videocalls zonder stress met 5 eenvoudige trucjes.

Videocalls zijn alom tegenwoordig. De één is er al wat beter mee weg dan de ander, maar we slaan er ons doorheen. Toch kan je het jezelf wat makkelijker maken. Door goed voorbereid aan je meeting te beginnen, hoef je je om het praktische aspect alvast geen zorgen meer te maken tijdens het gesprek. Wat kan je doen?

videocalls

1: Zet een herinnering in je agenda/telefoon.

Te laat komen in een fysieke meeting is not done. Wel, dat is evenmin het geval bij deze virtuele variant. Een agendapunt in je outlook agenda zetten, doen we vaak al. Maar omdat we niet altijd achter onze pc zitten, kan het helpen om een kwartier/half uur voor je meeting een alarm op je telefoon te zetten zodat je zeker op tijd kan starten.

2: Voorzie voldoende tijd.

Een meeting heeft de eigenschap om steeds wat uit te lopen. Hou hiermee rekening in je planning. Ook na je meeting nog een momentje voorzien om de notities af te werken en de actiepunten in te plannen, helpt om het overzicht te behouden.

3: Je scherm delen zonder gepruts.

Werk je thuis op een laptop met daarnaast een groter scherm? Dat kan bij schermdelingen voor wat onhandigheid zorgen. Dupliceer vanaf nu gewoon je laptopscherm met de snelkoppeling: Windows-toets+P-toets (extend/uitbreiden => duplicate/dupliceren).

4: Zet je notities vooraf klaar.

Voor je aan de meeting begint, zet je best al een one-note pagina klaar met de agendapunten. Via je outlook agendapunt kan je dit in één klik aanmaken met de knop bovenaan: “Meeting notes/notities bij vergadering”. Tijdens je meeting kan je de pagina delen zodat iedereen makkelijk kan volgen en de datums, extra info en to-do’s kan je meteen live aanvullen zodat niks vergeten geraakt.

5: Positioneer je camera.

Een eerste indruk is belangrijk. Doordat je elkaar bij videocalls enkel via een camera kunt zien, bekijk je best op voorhand om deze goed te positioneren. Hou daarbij rekening met de belichting. Zet je best niet voor een raam, want dit geeft een overbelicht beeld. Wil je helemaal professioneel overkomen? Zet je achtergrond wazig of gebruik een foto als background om je rommelige bureau weg te steken.

videocall/meeting

 

Vond je onze tips interessant of heb je zelf nog leuke ideetjes? Laat het ons zeker weten via ons contactformulier, want ook wij leren graag bij 🙂

Incrius Tip: vermijd storend achtergrondlawaai bij videocalls.

Bij Incrius willen we jullie op regelmatige basis iets bijbrengen. We introduceren dan ook onze Incrius Tip waarin we korte handige methoden/tools laten zien die het (werk)leven zoveel makkelijker kunnen maken. Get inspired!

Vandaag starten we met deze: “Vermijd storend achtergrondlawaai bij videocalls.”

videocall

 

Aangezien we momenteel massaal van thuis werken, zijn we aangewezen op videocalls om met elkaar verbonden te blijven. Microsoft Teams is daar één van. Thuiswerken heeft zo zijn voordelen: je geniet ‘s ochtends van je eigen heerlijke koffie, hoeft niet te stressen in de file en het toilet is (bijna) altijd vrij. Maar zoals steeds er zijn ook enkele minder praktische kantjes…

Heb jij thuis een blaffende hond, huilende baby of humeurige tiener die wel eens met de deur durft te slaan? Wanneer dit voorvalt in een meeting met je CEO of erger…met een klant die je al maanden probeert te overtuigen, komt dit niet echt gelegen. Beperk je achtergrondlawaai met deze tips en zorg er zo voor dat het je meeting niet langer verstoort.




Private Channels in Microsoft Teams? Eindelijk!

De langverwachte feature binnen de Teams user community!

private channel teams
Private channels teams

Wat zijn Private Channels ?

Met Private Channels kan je bepalen welke teamleden het gesprek en inhoud binnen een bepaald channel kunnen zien. Bovendien kan je de deelname en zichtbaarheid heel gericht instellen zonder dat er nieuwe en aparte “discrete” teams gecreëerd moeten worden.

De feiten!

Private Channels is de meest gevraagde functie op Microsoft User Voice. De functie is al meer dan twee jaar in ontwikkeling. Op 19 maart 2019 werd aangekondigd dat later dit jaar de functionaliteit zal doorgevoerd worden op alle Office365 Tenants. Volgens User Voice willen gebruikers meer opties als het gaat om het creëren van Channels in Microsoft Teams. Ze willen Channels die onderstaande privacy instellingen hebben:
  • Public-Open: Overal zichtbaar – zowel intern als extern – iedereen kan deelnemen
  • Public-Invitation: Overal zichtbaar – zowel intern als extern – op uitnodiging
  • Company-Open: Alleen zichtbaar intern – iedereen intern kan deelnemen – extern op uitnodiging
  • Company-Invitation: Alleen zichtbaar intern – enkel op uitnodiging
  • Secret: Onzichtbaar voor iedereen – Enkel op uitnodiging

Waarom willen organisaties dit ?

Private Channels stellen beheerders in staat om meer controle te hebben over wie wel en wie niet toegang heeft tot bepaalde content. Gevoelig materiaal kan gemakkelijker worden afgesloten. Het hebben van Private Channels zou ook een manager/executive-only chat binnen een team mogelijk maken.
Teams Microsoft
Teams Collaboration

Waarom willen organisaties dit niet ?

Microsoft Teams draait om open collaboration. Het is ontworpen om het werken met anderen zo naadloos mogelijk te laten verlopen. Als je eenmaal in een team zit, heb je toegang tot alles wat er in zit. Door meer controles te implementeren en van de team-eigenaar te eisen dat hij de rechten voor elk privé-team dat wordt aangemaakt instelt, kan het al snel tegen het open doel van het platform ingaan. Private Channels kan als overbodig beschouwd worden. Je kan een nieuw team aanmaken als je privacy wilt. En als u een privéchat wilt tussen twee of meer managers/executives, waarom dan niet een gewone groepschat maken? Dit zijn allemaal werkbare (maar niet noodzakelijkerwijs even handige) opties.

Mogelijke problemen ?

Of je nu voor of tegen Private Channels in Microsoft Teams bent, ze zijn en blijven een populair verzoek. Waarom heeft het dan zo lang geduurd voordat ze werden geïmplementeerd? Zoals eerder vermeld, zijn Channels in Teams au fond niet gemaakt om geblokkeerd te worden. Hierdoor leent de architectuur van Channels zich niet voor een privé-architectuur. Elk team dat gecreëerd wordt, wordt mogelijk gemaakt door andere componenten van Office 365. Teams hebben bijvoorbeeld Planner nodig voor taakbeheer en SharePoint voor bestandsopslag. Als een bepaald Channel in een team Private wordt dan worden:
  • Planner permissies verbroken.
  • SharePoint machtigingen gebroken.
  • Streams verbroken.
  • Tabs en machtigingen van Tabs verbroken.
Onnodig te zeggen dat het Microsoft Teams team een hoop obstakels moest overwinnen om een deel van hun open samenwerkingsplatform te sluiten. Waren alle vertragingen de moeite waard? We zullen tot het einde van het jaar moeten wachten om dat te weten te komen.
Teams client

Wat kan Microsoft Teams voor jouw organisatie betekenen ?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen, tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen. De diepe integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook opslag en krachtige mogelijkheden voor het delen van data biedt, dankzij SharePoint en OneDrive For Business. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Benieuwd welke toegevoegde waarde Microsoft Teams kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op!