Samenwerken Archives - incrius

Voluit – Vlotte migratie en overstap naar de cloud

Voluit is een non-profitorganisatie die actief is in de zorgsector. Deze vzw begeleidt volwassenen met een beperking in dagbesteding, wonen, werken en vrije tijd. Onder haar huidige naam is Voluit vzw pas sinds 1 januari 2023 actief. Toen besloten de organisaties Obra/Baken en Den Dries om hun krachten te bundelen en er samen ‘voluit’ voor te gaan.

Bij zo’n fusie komt telkens heel wat kijken, ook op het vlak van IT. In hun zoektocht naar een IT-partner klopte Voluit bij Incrius aan.

Ondersteuning op maat van Voluit

Maurice Vansteenkiste, ICT-medewerker bij Voluit, vertelt waar zijn team precies naar op zoek was. “Bij Voluit werken we momenteel met z’n tweeën op de IT-dienst. Zowel mijn collega als ikzelf hebben eigenlijk geen IT-opleiding gevolgd: ik ben maatschappelijk werker en Dirk is orthopedagoog. We zijn allebei organisch tot IT-medewerker uitgegroeid. Dat lukt prima, maar voor de migratie van Obra/Baken en Den Dries hadden we nood aan een partner met de juiste knowhow en ervaring om alles in goede banen te leiden. Die partner vonden we in Incrius.”

“Incrius paste vanaf het begin hun manier van werken en communiceren aan ons aan”, vertelt Maurice. “Michael en Glenn kwamen niet met dure begrippen en moeilijke technische termen aandraven, maar met begrijpelijk en straightforward taalgebruik. Dat apprecieerden wij vanuit onze achtergrond enorm.”

“Maar wat hen voor ons écht van andere IT-ondersteunende bedrijven onderscheidt, is het verhaal dat Incrius vertelt. Ze doen alles samen met de klant, in onderling akkoord en met respect voor onze eigen input en waarden. Die focus op samenwerken is precies wat we nodig hadden.” Maurice Vansteenkiste

Omschakeling naar Microsoft 365 en de cloud: complete transitiebegeleiding van a tot z

Obra/Baken werkte voor de fusie al met het Microsoft 365-pakket en zat daarbij ook al volledig in de cloud. Bij Den Dries lag dit anders. Daar werd in een Google-omgeving gewerkt, waarbij zorgdossiers op lokale servers stonden die via VPN-verbindingen toegankelijk waren. Met de samensmelting tot Voluit wilde de organisatie volledig naar Microsoft overschakelen en naadloos in de cloud samenwerken. Een opdracht op maat van Incrius, als Microsoft Solutions Partner For Modern Work.

Maurice Vansteenkiste: “Onze zorgverleners steken al hun tijd natuurlijk het liefst in de zorg voor hun cliënten. Het was dus belangrijk dat de migratie van beide bedrijven ook op het vlak van IT efficiënt gebeurde. Met de hulp van Incrius is die switch goed verlopen.”

“Voor Obra/Baken betekende dit een omschakeling van werken in SharePoint-sites naar Microsoft Teams. Dat is nu onze enige ingang naar documenten en werkplaatsen. Voor de collega’s van Den Dries was de stap iets groter”, vervolgt Maurice. “Zij maakten de overstap van Google naar Microsoft 365. Maar ik zie dat iedereen heel vlot met de nieuwe Teams-omgeving omgaat. Ook het mailverkeer is een stuk afgenomen. We doen nu immers alles in Microsoft Teams. We delen daar nieuws in ons algemene infokanaal, werken samen aan documenten en communiceren met elkaar via de chatfunctie.”

Efficiënter beheer van IT-apparatuur

Samen met Incrius implementeerde Voluit sinds de migratie ook een oplossing voor eindpuntbeheer. Via Microsoft Intune en Endpoint Protection worden alle toestellen van medewerkers nu beter bijgehouden en opgevolgd. Zo behoudt de organisatie niet alleen het overzicht over alle IT-apparatuur die in omloop is, maar kan ze indien nodig ook toestellen vanop afstand blokkeren. Een belangrijk gegeven om de zorginformatie van cliënten veilig te stellen.

Maurice Vansteenkiste: “Dat we zoveel verschillende oplossingen kunnen combineren binnen het systeem van Microsoft 365, was voor Voluit ook een extra reden om voor deze cloudomgeving te kiezen.”

“Als non-profitorganisatie ontvangen we bovendien een jaarlijkse toelage voor Azure, waardoor we ook daar voordelig gebruik van kunnen maken om onze boekhoudsoftware beschikbaar te stellen op diverse locaties. Dat onze middelen als vzw beperkter zijn dan commerciële bedrijven, is trouwens nog iets wat Incrius al snel heel goed begreep”, besluit Maurice. “Hun mensen hielden hier rekening mee doorheen het hele traject en volgden de opdracht stap voor stap samen met ons op. Incrius voelde op alle vlakken echt aan als een natuurlijke partner voor Voluit!”

Samengevat: een overzicht van de taken die Incrius, Microsoft Solutions Partner For Modern Work, voor Voluit uitvoerde als onderdeel van dit project:

Advies over de basic set-up van de migratie
Plan van aanpak met gefaseerde planning in Milestones

Milestone 1: architectuur uitwerken en afstemmen
– Voorbereidende vergaderingen om gebruikerssjablonen, security groups, Intranetarchitectuur, notificatie- en communicatieflows … af te stemmen
– Samenwerking met IT en ambassadeurs van Voluit om het standpunt van de eindgebruikers af te toetsen
Milestone 2: testomgeving voorbereiden
– Aankoop licenties Microsoft M365
– Configuratie Microsoft Intune, Teams en SharePoint
– Intranetmigratie en -opzet
– Opleidingen eindgebruikers met Q&A
Milestone 3: implementatie nieuwe M365-omgeving
– Oude omgeving blokkeren en redirecten
– Stand-by voor ondersteuning
Milestone 4: telefonie via Teams activeren
Milestone 5: overschakeling MS Access naar PowerPlatform
Milestone 6: verwijderen oude omgevingen

Wil jij binnenkort je hele IT-omgeving omschakelen naar de cloud of wil je net zoals Voluit verschillende vestigingen migreren tot één samenhangende (infra-)structuur?

Laten we samen op zoek gaan naar de oplossing die het best bij je onderneming past.

Ryhove – IT-ondersteuning speelt mee in professionalisering

Ryhove werkt sinds 2019 samen met Incrius voor de versterking en professionalisering van hun IT-departement. We laten Ryhove aan het woord om over dit geslaagd partnership te vertellen.

Peter Leyman, Directeur van Ryhove: “Ryhove is een maatwerkbedrijf dat in Gent en Merelbeke gevestigd is. Wij zijn een ex-beschutte werkplaats waar we zo’n 340 medewerkers tewerkstellen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Onze toegevoegde waarde zit in het aanbieden van werk op maat. Zo verpakken onze medewerkers food en non-food, maar bieden we ook assemblage en grafisch werk aan.”

“De subsidiërende Vlaamse Overheid heeft ons gevraagd om sterk te professionaliseren. Dan heb je een ondersteunend proces van IT nodig. Vandaar dat wij het noodzakelijk achtten om een beroep te doen op een externe partij met gepaste ervaring. Dat werd Incrius.”

“IT is op enorm veel verschillende domeinen actief in ons bedrijf. We hebben daar niet altijd een zicht op. We hebben ook niet altijd de juiste IT-competenties. Die hebben we daarom binnengehaald via Incrius. Onze mensen zijn daar alleen maar beter van geworden!” – Peter Leyman, Directeur van Ryhove

We Care

Zowel Peter De Winne, Account Manager bij Incrius, als Tim DeVriendt, Support & Project Manager, werken samen met Ryhove.

Peter De Winne: “Peter (Leyman) kwam oorspronkelijk bij ons aankloppen met een probleem met het netwerk van Ryhove. Nadat we dat probleem snel hadden opgelost, was het vertrouwen er snel. We zijn dan verder gaan kijken welke andere IT-projecten we konden opstarten om het bedrijf te helpen in de toekomst.”

“Binnen Incrius hebben wij een “We Care”-verhaal. Kort samengevat willen we onze klanten ondersteunen op regelmatige basis om proactief operationele IT-zaken op te nemen. We ontzorgen hen zodat zij sneller kunnen schakelen.”

“In het begin was er geen duidelijke visie,” bevestigt Tim. “Voor elk softwarepakket of nieuw IT-stukje dat erbij kwam, werden er nieuwe servers bijgeplaatst bij Ryhove. Maar daaraan zit natuurlijk wel een maandelijkse kost verbonden. Vanuit Incrius hebben wij dan gekeken hoe we het hele proces konden stroomlijnen, maar ook welke zaken we konden samenzetten én welke we konden afbouwen.”

Ondersteuning op maat van de klant

Tom Feys, Finance & IT Manager Ryhove: “We komen om de zoveel tijd samen met Incrius om te babbelen. We bekijken dan samen hoe we strategisch kunnen verdergaan in de toekomst. Dat gaat dan over infrastructuur, netwerk, applicaties, enz. Onze relatie is een partnership. Incrius adviseert en ontzorgt ons een beetje. Samen denken we na en bekijken we wat de beste oplossingen voor ons zijn in de toekomst.”

Tim: “Om Ryhove te ondersteunen in hun groei, hopen we de stabiliteit erin te krijgen op het vlak van IT. We willen ervoor zorgen dat iedereen dagdagelijks kan werken met alle oplossingen. Ook daarom is het belangrijk om iemand on-site te hebben. Die persoon kan alles wat sturen en kan beter aanvoelen wat de noden van Ryhove zijn. We willen echt weten waarmee de mensen bezig zijn en hoe we ze kunnen helpen om anders én beter te werken.”

Dat Ryhove beter geworden is van de samenwerking met Incrius bevestigt Peter Ryhove: “IT is op enorm veel verschillende domeinen actief in ons bedrijf. We hebben daar niet altijd een zicht op. We hebben ook niet altijd de juiste IT-competenties. Die hebben we daarom binnengehaald via Incrius. Onze mensen zijn daar alleen maar beter van geworden!”

Wil je zelf meer weten over hybrid en cloud, ben je benieuwd welke stappen je zelf kan ondernemen op je weg naar de modernere manier van werken of zoek je hulp bij het uitwerken van je toekomstvisie betreffende IT? Aarzel dan niet om ons te contacteren.

Graphius – Vlot digitaliseren als bedrijf in volle groei

Graphius werkt al bijna 20 jaar samen met Incrius, die hen als sparringpartner helpt om vlot te digitaliseren en bij te blijven met de laatste technologieën. In deze getuigenis heeft Graphius het over deze succesvolle samenwerking, en hoe die ervoor zorgt dat het bedrijf zich kan focussen op wat écht telt.

Denis Geers, CEO van Graphius, en François Pczycki, IT-manager, vertellen in de onderstaande video over het belang van IT en digitalisering binnen hun organisatie.

“Een externe partner is belangrijk, want onze IT-mensen krijgen daardoor de handen vrij om ander werk te doen. Ik heb liefst dat mijn mensen zich daarop kunnen toeleggen, in plaats van bezig te zijn met de harde IT die nu door Incrius gedaan wordt.” – Denis Geers, CEO van Graphius

Vaste partners in een veranderende wereld

Graphius is een drukkerijgroep die actief is in diversie divisies, waaronder katernendrukwerk. Dat is eigenlijk alles gaande van boeken en catalogi tot brochures. Het bedrijf, dat bijna 500 medewerkers tewerkstelt, heeft twee industriële drukkerijen, eentje in Gent en de andere in Parijs.

IT is fundamenteel voor Graphius. “Er zijn zeer veel medewerkers van ons die elke dag in aanraking komen met IT”, zegt Denis. “IT is het hart van het bedrijf. We doen daarom beroep op Incrius, die ons als externe IT-partner bijstaat.”

Incrius en Graphius werken al sinds 2004 samen. Incrius staat onder andere in voor de dagdagelijkse ondersteuning in zowel hardware, netwerk, switchen en security. Niet alleen evolueerde Graphius op die tijd heel wat, ook Incrius groeide uit van infrastructuurpartner naar een sparringpartner die volledig transformeerde naar Hybrid Cloud. Samen gaan de twee partners op zoek naar de juiste oplossingen om de doelen van Graphius te bereiken.

Digitale transformatie

“Change gaan realiseren in een bedrijf dat continu aan het evolueren en het groeien is, dat is niet altijd even makkelijk”, zegt Kris Walraevens, CEO van Graphius. “Het werk moet namelijk gedaan worden, maar mensen moeten ook mee zijn met de vernieuwingen. We moeten daar dus altijd een transitie voorzien.”

Een van de grootste uitdagingen wordt bijvoorbeeld een transitie naar nieuwere diensten, zoals Microsoft Teams, om klassieke zaken als e-mail te vervangen.

“Het is een heel slimme beslissing geweest van Graphius om te beginnen digitaliseren. Ze beseffen dat hun business heel traditioneel is, maar dat vele processen gedigitaliseerd kunnen worden, zoals het communiceren met de klant en de verwerking van die flows. Het is door heel sterk in te zetten op die digitalisatie dat Graphius ook heel succesvol is.”

Future-proof teamwork

François en Denis kijken uit naar een verdere professionalisering van de samenwerking met Incrius in de toekomst. “Door alsmaar tijd te investeren in nieuwe technologieën, en ons daarin advies te verlenen, kan Incrius ons verder helpen om te groeien. Zo’n externe partner is belangrijk, want onze IT-mensen krijgen daardoor de handen vrij om ander werk te doen. Ik heb liefst dat mijn mensen zich daarop kunnen toeleggen, in plaats van bezig te zijn met de harde IT die nu door Incrius gedaan wordt.

Wil je zelf meer weten over hybrid en cloud, ben je benieuwd welke stappen je zelf kan ondernemen op je weg naar de modernere manier van werken of zoek je hulp bij het uitwerken van je toekomstvisie betreffende IT? Aarzel dan niet om ons te contacteren.

DiBO – Naadloos samenwerken in de cloud

**Incrius – vaste IT-partner van DiBO – Getuigenis**

Ruim 40 jaar maakt DiBO reinigingsmachines en -systemen voor de professional die perfectie nastreeft. Machines die gekenmerkt worden door hun ongekende kracht en prestaties, ongeëvenaarde kwaliteit en betrouwbaarheid en een zeer lange levensduur. DiBO besteedt continue aandacht voor groen produceren en ondernemen en maakt daarbij gebruik van innovatieve en duurzame technologie.

Incrius: It-partner van DiBO Cleaning Systems

Zo groeide DiBO uit tot een groot bedrijf met meer dan 100 werknemers, verspreid over vestigingen in België, Nederland en Duitsland. Ongeacht de afstand moeten die medewerkers vlot kunnen communiceren én samenwerken, via een moderne IT- en communicatie-infrastructuur. Vandaag meer dan ooit, ook van thuis uit.

Niet alleen uitvoeren, ook meedenken

Dus nodigden de CEO, de nieuwe CFO en de CTO bij DiBO hun jarenlange IT-partner op de koffie uit voor een stevige brainstormsessie. “Enerzijds wouden we ons bestaand telefoniesysteem door Microsoft Teams (VoIP) vervangen”, vertelt John Burmanje, ICT Export Manager bij DiBO. “Anderzijds waren we benieuwd naar de mogelijkheden van werken in een gedistribueerde cloudomgeving, via oplossingen als Microsoft 365 en Power Bi. Onze CFO had daar al ervaring mee.”

Al gauw zat DiBO met zijn IT-partner samen en deed Incrius wat het bedrijf al ruim 20 jaar lang voor DiBO doet: niet alleen professioneel uitvoeren, maar ook blijven mee nadenken, adviseren en inspireren. Welke noden ervaart DiBO vandaag? En met welke nieuwe technologie kunnen die het best vervuld worden, met oog voor morgen?

Werken in de hybride cloud

Incrius bevestigde wat DiBO reeds vermoedde: het bedrijf evolueert best naar een meer hybride cloudomgeving. Een combinatie van eigen IT-infrastructuur en cloudservices, waarin medewerkers naadloos kunnen communiceren én samenwerken, waar ze zich ook bevonden. Makkelijk aan te passen aan toekomstige noden en in alle veiligheid.

“De informatie van Incrius kwam voor ons precies op het gepaste moment en versterkte nog ons al grote vertrouwen in de samenwerking”, vervolgt John Burmanje. Dus gingen beide partners ervoor. Incrius werkte met DiBO een complete oplossing op maat uit, die de IT-partner daarna hielp realiseren met maximale ondersteuning, ook achteraf. Bovendien werd de nodige opleiding ook door Incrius voorzien.

Iedereen toegang tot centrale bestanden

Om te beginnen, werd een groot deel van de bestanden van DiBO overgezet naar Sharepoint Online: een onderdeel van Microsoft 356, waarmee je je eigen intranetsite maakt om online bedrijfsnieuws, bronnen en dus ook files te delen. Zo zijn die databestanden centraal voor iedereen beschikbaar.

De bestanden van DiBO werden niet zomaar één op één gekopieerd, maar op aanraden van Incrius ook anders georganiseerd. Alleen op die manier zou DiBO immers maximaal de krachtige mogelijkheden van Sharepoint Online kunnen benutten. Tegelijk maken de medewerkers gebruik van OneDrive om bestanden in de cloud te bewaren.

Iedereen overal bereikbaar, via Microsoft Teams

Ondertussen troffen DiBO en Incrius samen de nodige voorbereidingen, om over te stappen naar VoIP; bellen via het internet dus. Dé redenen waarom DiBO daarvoor koos, waren dat je via VoIP altijd bereikbaar bent, ongeacht waar je werkt – thuis, op kantoor, onderweg – én dat internetbellen erg gebruiksvriendelijk is.

Aanvankelijk zou DiBO overschakelen naar Skype For Business. Maar ondertussen schakelde Microsoft zelf over naar zijn applicatie Microsoft Teams. Waarop Incrius snel adviseerde om meteen naar die nieuwe oplossing – de toekomst – over te stappen. Een slimme keuze, waar DiBO meteen vol vertrouwen en appreciatie in meeging. En dus verving Incrius alle Skype-licenties door exemplaren voor Microsoft Teams.

Altijd en overal bereikbaar via Microsoft Teams

“We waarderen het erg dat onze IT-partner geregeld proactief adviseert en héél snel reageert. Dat is ook een must in de snel veranderende IT-wereld van vandaag” John Burmanje, ICT Export Manager bij DiBO

Dagelijks werken in de cloud, via Microsoft 365

Tot slot bouwde Incrius een meer hybride, gedistribueerde cloudomgeving uit, waarin de medewerkers van DiBO zouden kunnen werken. Alle data staan op virtuele servers in het eigen datacenter van DiBO. Binnenkort krijgen die servers een VMware ESXi-upgrade, waardoor de performantie en bedrijfszekerheid verzekerd blijven.

“Daarnaast voeren onze mensen de meeste dagelijkse taken in de cloud uit, met Microsoft 365, waartoe de onlineversies van de Office-kantoorapps behoren, net als OneDrive en Teams, en met de crm- en ERP-oplossing Microsoft Dynamics 365. Dat laatste pakket wordt ondersteund door webservers en een SQL-server in Microsoft Azure. Dicht bij de lokale Dynamics-omgeving, waardoor werknemers er aangenaam en snel in kunnen werken”, ging John Burmanje verder.

“Zelfs om de ontwikkeling van het bedrijf op de voet te volgen, zetten we de kracht van cloudservices in” John Burmanje, ICT Export Manager bij DiBO

“Onze managers en verkopers maken dagelijks gebruik van dashboards in Microsoft Power Bi. Een oplossing die bedrijfsdata visualiseert en zo inzichtelijk maakt. Op die manier weten we in één oogopslag hoe onze onderneming evolueert.” IT-partner Incrius maakte dit waar samen met een gespecialiseerde Power Bi-partner.

“Het resultaat was precies de IT- en communicatie-infrastructuur die DiBO nodig had. We werken naadloos samen in één omgeving, die ook makkelijk aanpasbaar én maximaal beschikbaar en veilig is”, vat John Burmanje samen. Zowel alle gebruikers en verbindingen, als de e-mails en data zijn waterdicht beschermd, door een uitgekiende Incriusmix van oplossingen.

Wilt u ook in de cloud werken, uiterst veilig?

Voelt u dezelfde noden als DiBO? Maar hebt u nog geen IT-partner die met u meedenkt, vervolgens een sterk plan opstelt en dat daarna helpt uitvoeren, met maximale ondersteuning? Incrius staat u graag te woord. Contacteer ons vrijblijvend.