Seminarie Picanol Group: achter de schermen van de nieuwe IT-infrastructuur

modern werken

Incrius, Fujitsu en Microsoft slaan de handen in elkaar en bieden jou een unieke kijk achter de schermen van Picanol Group, een wereldwijde industriële speler in weefmachines, ook actief binnen machinebouw, landbouw, voeding, energie, watermanagement, efficiënt (her)gebruik van natuurlijke hulpbronnen en overige industriële markten met focus op water.  
 
Met hun nieuwe hybrid-cloudoplossing, een 12-node Azure Stack HCI-oplossing, is Picanol helemaal klaar voor de toekomst. Benieuwd naar hun IT-strategie, gloednieuwe infrastructuur en het verhaal achter de implementatie?
 
Schrijf je dan nu in voor het gratis seminarie op 08/12/2022 in de voormiddag op de prachtige site van Picanol Group in de Westhoek. (Steverlyncklaan 15, 8900 leper)
 
Wees er snel bij, want enkel de eerste twintig registraties krijgen die dag een exclusieve rondleiding in het bedrijf.

Op het programma: 

8u30: Ontvangst en heerlijk ontbijt

9u00: Panelgesprek tussen Picanol Group, Fujitsu, Incrius en Microsoft
          met moderator Valerie Thys. Enkele van de vragen die aan bod zullen
          komen: 

  • Hybride-cloudoplossingen als toekomststrategie. 
  • Kunnen ook kleinere bedrijven met deze oplossing werken of zijn er alternatieven?  
  • Wat zijn de next-steps? Wie kan ons begeleiden? Wat kan er voor mijn onderneming?  

11u00: Netwerkmoment met een hapje en een drankje.

11u30: Exclusieve rondleiding op de site van Picanol (max 20 deelnemers)

12u30: Einde event.  

Veilig terug naar kantoor met Microsoft Shifts 

Nu telewerk niet langer verplicht is, keren steeds meer werknemers terug naar hun vertrouwde kantooromgeving. En dat kan een uitdaging zijn voor office managers of bedrijfseigenaars, die erop moeten toezien dat die terugkeer veilig en geleidelijk gebeurt.

Hoe zorg je ervoor dat je een duidelijk en actueel overzicht hebt van welke collega’s op welke dagen aanwezig zullen zijn op kantoor?

In dit artikel vertellen we je hoe je Microsoft Shifts kan gebruiken om de geleidelijke terugkeer naar de werkplaats op een eenvoudige manier te organiseren.

 

First things first: wat is Microsoft Shifts?

Microsoft Shifts is een programma voor planningsbeheer. Concreet kan je met Shifts planningen voor je hele team aanmaken en beheren vanuit Microsoft Teams.

Die planningen of schema’s helpen je om beter in kaart te brengen wie aan- en afwezig is in elk team of departement. Zo ben je zeker dat er altijd voldoende personen zijn om elke dienst draaiende te houden.

Bovendien kan je via Shifts ook snel en doeltreffend deadlines of taken delen met je team.

 

Shifts inzetten om veilige afstanden te garanderen? Dat kan!

Met Shifts kan je in je planning ploegen (de zogenaamde “shifts”) creëren waarvoor werknemers zich kunnen registreren. Zo kunnen bedrijven aangeven hoeveel personen er maximum aanwezig mogen zijn om een veilige afstand van elkaar te respecteren.

Bijvoorbeeld: als je per dag graag maximum 10 werknemers vanop kantoor laat werken, dan kan je in je planning elke dag een shift aanmaken met daarin 10 beschikbare plaatsen. Je teamleden kunnen een plaats aanvragen zolang er beschikbaarheid is. Is de shift volzet? Dan dient de collega een andere dag te kiezen om naar kantoor te komen. First come, first served!

Je kan natuurlijk ook werken met ploegen per afdeling of per verdieping, afhankelijk van hoe je kantoorruimte is onderverdeeld.

Als je Shifts op deze manier inzet, wordt het ook makkelijker om binnen je bedrijf aan contact tracing te doen. Is er ondanks alles toch een teamlid ziek geworden? Dan kan je efficiënt controleren wie er in dezelfde ploeg aanwezig was en de betreffende collega’s inlichten.

Snel en eenvoudig

Zoals je ziet, is Microsoft Shifts een heel laagdrempelige oplossing om vlot schema’s op te stellen voor terugkerende werknemers.

Werkt je organisatie al met Microsoft Teams, dan is Shifts al beschikbaar zonder dat je hiervoor nog iets hoeft te doen. De planningen zijn bovendien eenvoudig toegankelijk voor alle leden in je Teams-groep.

Wel raden we je aan om één teamlid verantwoordelijk te maken voor het toewijzen van de plaatsen in een shift. Alle Teams-beheerders krijgen namelijk de verzoeken te zien, maar het is duidelijker om die bij één persoon te centraliseren. Je office manager is de logische keuze.

Wil je plaatsen automatisch toewijzen zolang er beschikbaarheid is? Ook dat is mogelijk, want Shifts is compatibel met Power Automate, waar je je goedkeuringsproces kan automatiseren volgens je wensen.

Wil jij een korte demo van Microsoft Shifts?

Plan dan gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda! Een van onze experts laat je dan met plezier zien hoe jij alles uit deze handige applicatie kan halen.

Wil jij hier onmiddellijk mee aan de slag? Contacteer ons en we implementeren het samen met jou.

6 tips om Microsoft Teams zo efficiënt mogelijk te gebruiken

Vandaag is Microsoft Teams populairder dan ooit bij bedrijven over de hele wereld. De applicatie maakt het mogelijk om vlot samen te werken op afstand, te vergaderen en in contact te blijven met personen binnen én buiten de organisatie. Teams is dan ook de ideale tool voor de dynamische en hybride werkomgeving van vandaag

Dat Teams zo gebruiksvriendelijk is, is een grote meerwaarde voor zijn gebruikers. De applicatie gaat uit van het self-service principe, waarbij werknemers zoveel mogelijk geresponsabiliseerd worden. Maar dat gebruiksgemak kan ook een nadeel zijn. Als Microsoft Teams niet efficiënt beheerd wordt en er vooraf geen duidelijke afspraken gemaakt worden, dan kan er al snel een heuse wildgroei aan teams en kanalen ontstaan.  

Je bedrijfsgegevens gaan zo in een mum van tijd verloren in een wirwar van kanalen, chats en teams. 

 

Waarom wildgroei aan teams en kanalen ook jouw probleem is 

 

Laat jij Teams op zijn beloop en denk je dat het zo wel goed zit? Think again! Een chaotische organisatie van Microsoft Teams heeft eigenlijk alleen maar nadelen voor de productiviteit en veiligheid van je bedrijfsomgeving. 

Als je werknemers hun weg niet vinden in de talloze teams en kanalen binnen je Teams-omgeving kunnen ze niet productief samenwerken aan documenten en projecten. En laat dat nu net het hele doel zijn van Teams! Bovendien zullen je medewerkers al snel een alternatieve applicatie zoeken waarmee ze wél gemakkelijk kunnen werken. Zo sluipen onofficiële tools ongemerkt je organisatie binnen. Tools waarover je IT-dienst totaal geen controle heeft. En dat zorgt op zijn beurt dan weer voor een verhoogd beveiligingsrisico

Als je organisatie niet efficiënt gebruikmaakt van Microsoft Teams, is de kans trouwens ook groot dat je werknemers zullen teruggrijpen naar vertrouwde tools, zoals e-mail en e-mailbijlagen. Op die manier zet je bedrijf een grote stap terug in het digitaliseringsproces. 

Met de volgende 5 tips kan je gelukkig voorkomen dat het zover komt én zet jij Teams zo efficiënt en productief mogelijk in. 

 

#1: Zet een aantal basisregels op papier 

 

First things first: voor je jouw (nieuwe) werknemers laat kennismaken met Microsoft Teams, zorg je er best al voor dat je een aantal basisregels duidelijk op papier zet. Maak afspraken die je wil maken voor het gebruik van Microsoft Teams. Bijvoorbeeld: wanneer wordt een nieuw kanaal aangemaakt? Wie krijgt toegang? Maak je teams en kanalen aan per departement of per project? 

Het geheel van afspraken en de regels die je organisatie opstelt voor Teams staan ook bekend onder de noemer “Teams Governance”: het beleid voor Microsoft Teams en het beheer ervan. 

 

#2: Geef een gebruikerstraining aan je medewerkers 

Heb je enkele basisregels uitgeschreven? Dan is het tijd voor de volgende stap. 

Met een korte training van Teams voor alle medewerkers van je bedrijf kom je al een heel eind. In deze training leg je uit waarvoor je organisatie Teams gebruikt (en waarvoor niet). Je toont je medewerkers hoe ze kanalen en teams kunnen gebruiken. Eventueel kan je ook laten zien hoe Teams-integraties werken; met Yammer, Lists, Forms of PowerApps, bijvoorbeeld. 

 

#3 Stel beheerdersrechten op maat in 

Standaard kunnen alle gebruikers van Microsoft Teams in je organisatie teams aanmaken. Hoewel dat misschien gemakkelijk lijkt, brengt die vrijheid enkele risico’s met zich mee. Voor je het weet, heb je namelijk tientallen teams die niet goed beheerd worden, een onduidelijk doel hebben, of soms zelfs twee keer bestaan. Of teams die eigenlijk geen teams zijn, maar gebruikt worden als chat. 

Hoe meer werknemers beheerdersrechten hebben, hoe onduidelijker het platform wordt. Onze tip? Kies enkele beheerders uit en maak hen het aanspreekpunt binnen je organisatie. Enkel deze beheerders kunnen dan teams creëren volgens de afspraken die je samen maakt. 

Als alternatief kan je ook kiezen voor een goedkeuringsflow in Power Automate. Telkens wanneer iemand een nieuw team aanmaakt, krijgen je beheerders dan een melding te zien in Teams. Ze kunnen de aanvraag van dit team goedkeuren of afkeuren volgens de gemaakte afspraken. 

Voor welke optie je ook kiest, zorg ervoor dat het proces snel en gemakkelijk verloopt en niet te veel extra druk legt op je IT-dienst. Zo voorkom je dat je werknemers hun geduld verliezen en naar andere programma’s en “old-school” mailtjes overschakelen. 

Om je geheugen op te frissen, geven we je ook nog even mee welke soorten beheerders er bestaan in Microsoft Teams: 

  • Administrators kunnen teams aanmaken, aanpassen, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook rollen toekennen aan andere gebruikers, leden toevoegen en beheren.  
  • Owners kunnen teams bewerken, archiveren en verwijderen. Ze kunnen ook leden toevoegen en beheren.   
  • Members kunnen alleen lid worden van (openbare) teams en kanalen aanmaken. 

 

#4 Gebruik een standaard naamgeving 

 

Microsoft Teams bereikt zijn doel alleen als de structuur duidelijk opgebouwd is. Zo kunnen gebruikers bestanden en data gemakkelijk terugvinden. 

Als iedereen een willekeurige naam geeft aan nieuwe teams en kanalen, wordt je Teams-omgeving een rommeltje. Het wordt moeilijk om info terug te vinden en je ziet het bos door de bomen niet meer. Door een gebrek aan structuur kan je zelfs te maken krijgen met dubbele teams of kanalen. 

De oplossing: bepaal een structuur voor de naamgeving van nieuwe teams en kanalen, zodat die altijd op dezelfde manier opgebouwd zijn. Ook de achterliggende M365-groep zal dan automatisch diezelfde naam krijgen. Je kan bijvoorbeeld werken met afkortingen of identificatiegegevens zoals regio, afdeling of kantoor. Vergeet de conventies voor namen niet te delen met je team! 

 

#5 Bepaal regels voor externe gasten 

Een van de vele voordelen van Microsoft Teams is dat je ook externe partijen kan toelaten tot je Teams-omgeving. Zo kan je vlot samenwerken aan projecten met partners of klanten, zonder dat je elkaar voor elk klein vraagje moet bellen of mailen. 

Toch maak je ook best heel duidelijke afspraken met je team en beheerders over wie externe toegang krijgt en wie niet, en welke kanalen hiervoor gebruikt worden. Een tip die we je zeker willen meegeven: zorg ervoor dat de naamgeving van gedeelde kanalen met externe partijen verschillend is van die van je interne kanalen. Zo voorkom je dat er interne bedrijfsinfo in de gedeelde kanalen terechtkomt.  

Geef je partners of klanten toegang tot Teams, stel dan ook de juiste beveiligingsmaatregelen in om je data te beschermen: 

  • Gebruik MFA (Multi-Factor Authentication) om in te loggen. 
  • Blokkeer downloads vanuit Teams als gasten inloggen met een onbekend toestel. 
  • Stel gebruiksvoorwaarden op die om de zoveel tijd opnieuw goedgekeurd moeten worden door je gast. 

 

#6 Maak een plan voor het archiveren van oude content 

Zoals je organisatie constant evolueert, zal dat ook het geval zijn voor je teams en kanalen in Microsoft Teams. Gelukkig heb je de mogelijkheid om teams te archiveren zodra ze verouderd zijn of niet meer relevant. De gebruikers binnen dat team behouden wel hun toegang, zodat ze op elk moment de info en documenten kunnen raadplegen. Nieuwe berichten posten is daarentegen niet meer mogelijk. 

Het is dus aangewezen om vooraf te bepalen wanneer een team gearchiveerd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld na afloop van een project, wanneer een team op een andere manier ingericht wordt, of als een team een bepaald aantal weken of maanden inactief is geweest. Maak duidelijke afspraken met je beheerders en geef hen ownership van de Teams-archieven. 

Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden van Microsoft Teams voor je organisatie en wil je nog meer tips om het meeste uit deze applicatie te halen? Het Incrius-team staat voor je klaar met raad en daad. Voeg ons gerust toe aan een nieuw Incrius-kanaal in je Teams-omgeving 😉 

Je kan ons ook inboeken voor een mini-inspiratiesessie waarin we je tonen hoe wij bij Incrius onze eigen omgeving hebben opgezet. Contacteer ons gerust om een gepast moment te vinden.  

Wat te doen als je e-mailbijlage plots een winmail.dat-bestand wordt?

Stel: je verstuurt een e-mail met bijlage en de ontvanger van je mail antwoordt je onmiddellijk dat je bijlage niet geopend kan worden omdat het bestandsformaat “winmail.dat” is.

Winmail-wat? Dit probleem komt vaker voor dan je denkt en wordt veroorzaakt door een compatibiliteitsprobleem tussen Microsoft enerzijds en softwarebedrijven als Apple en Google anderzijds. Maar geen zorgen, wij vertellen je hoe je dit in één-twee-drie oplost!

Het probleem en de oorzaak

Je ontvangt of verstuurt een e-mail en de bijlage is plots omgezet naar een winmail.dat-bestand… Maar jij hebt je bijlage verstuurd als een PDF-bestand. Hoe is dit dan toch kunnen gebeuren?

Microsoft Outlook kan mails in 3 formaten opmaken:

  1. Platte tekst
  2. Rich Text Format (RTF)
  3. HTML

Het probleem doet zich vooral voor bij mails opgemaakt in het (oudere) RTF-formaat. Microsoft gebruikt namelijk een RTF-variant die eigen is aan hun software, TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format). Deze indeling werkt perfect als je een mail met bijlage stuurt naar iemand die ook met Microsoft werkt. Maar als een gebruiker van Gmail, bijvoorbeeld, zo’n mailtje ontvangt, zal hij dit bestandstype niet herkennen en wordt de bijlage automatisch omgezet naar een winmail.dat-bestand. Daardoor kan je de bijlage niet openen.

 

Hoe je dit probleem snel oplost

  • Optie 1 – Vraag aan de verzender van de mail om deze in HTML formaat te versturen.
  • Optie 2 – Zet het winmail.dat-bestand om naar het oorspronkelijke bestandsformaat via een online tool zoals www.winmaildat.com.
  • Optie 3 – Wil je voor eens en altijd van dit probleem af zijn? Dan kan je deze stappen doorlopen in je e-mailsettings:
    • Ga naar Microsoft Outlook en kies in de menubalk voor Bestand > Opties
    • Selecteer “E-mail” als categorie
    • Bij het onderdeel Berichten opstellen selecteer je “HTML” bij “Bericht in deze opmaak opstellen”
    • Scroll naar het onderdeel Berichtindeling en kies “Converteren naar HTML-indeling” bij “Bij verzenden van RTF-berichten naar internetgeadresseerden”

Hulp nodig?

Geraak je er toch niet helemaal aan uit of wens je meer informatie? Onze IT-architects helpen je graag verder met dit vervelende probleem. Of met iets anders, natuurlijk!

Wat gebruik je best wanneer: SharePoint, OneDrive of Teams?

Gebruikers van Microsoft 365 kunnen op verschillende plekken aan bestanden (samen)werken en documenten delen met anderen. Zo zijn er OneDrive en SharePoint, maar ook in Microsoft Teams kan je eenvoudig bestanden bewerken en delen.

Maar wat is nu precies het verschil tussen al deze diensten? En welke van de drie applicaties gebruik je het best in welke situatie?

In dit artikel zetten we deze Microsoft-diensten op een rijtje en leggen we uit waarvoor ze dienen en hoe je er het meeste uithaalt. We voelen de productiviteit zo al de hoogte in schieten!

 

Wat je moet weten over OneDrive

OneDrive is eigenlijk vooral bedoeld voor persoonlijke documenten. Dat kunnen werkgerelateerde bestanden zijn, zoals presentaties, voorbereidingen voor een project of notities, maar ook HR-documenten zoals loonfiches of attesten. Ook concepten van bestanden die nog niet klaar zijn om te delen met anderen kan je op je OneDrive zetten.

Wat al de bovenstaande voorbeelden gemeenschappelijk hebben, is dat ze alleen voor jou bestemd zijn.

Waarvoor gebruik je OneDrive dan weer best niet? Samen aan gedeelde bestanden werken in OneDrive is minder aan te raden. Je komt namelijk al snel terecht in een wirwar aan toegangsrechten op bestands- en mapniveau. Bovendien is het verwarrend dat iedereen bestanden deelt van zijn eigen OneDrive om er daar met meerderen aan te werken.

Ook belangrijk om te weten is dat wanneer een werknemer je organisatie verlaat, hun persoonlijke OneDrive doorgaans stopgezet wordt binnen de 30 dagen. Geloof ons: niets is vervelender dan op een dag te ontdekken dat alle bestanden waaraan je team maanden gewerkt heeft plots weg zijn.

Waar je dan wel op een efficiënte manier bestanden kan delen en input kan vragen aan collega’s, vraag je? Dan komen we (niet verrassend) in het vaarwater van SharePoint terecht.

 

De ster van de show: Sharepoint

SharePoint is namelijk het perfecte platform om met anderen samen te werken aan bestanden en om bestanden te publiceren zodat iedereen in je organisatie ze kan zien.

Dat SharePoint dient om bestanden te beheren, weten vele Microsoftgebruikers ondertussen wel. Maar dat is eigenlijk maar één van de twee luiken van SharePoint. Je kan een SharePoint-site immers ook gebruiken om pagina’s te creëren en te publiceren.

Pagina’s op SharePoint kan je zowel met interne gebruikers delen als met (eind)klanten. Zo kan je bijvoorbeeld verschillende pagina’s maken die samen je intranet vormen, of onepagers voor klanten over bepaalde producten of diensten van je bedrijf. The sky is the limit!

Plot twist: ook OneDrive draait achter de schermen eigenlijk gewoon op SharePoint, want SharePoint is dé hoofdrolspeler als het gaat om cloud-bestanden in Microsoft. Je kan dus gerust zeggen dat OneDrive een “persoonlijke” SharePoint-versie is. Niet meer en niet minder!

 

En hoe zit het dan met Microsoft Teams?

Dat SharePoint de draaiende kracht is achter cloud-bestanden, zie je ook terug in Microsoft Teams. Want ook als je via Teams bestanden bewerkt en deelt, werk je eigenlijk in SharePoint zonder dat je het misschien beseft.

Hoezo dan? Telkens wanneer je een nieuw team creëert in Microsoft Teams, wordt er op de achtergrond automatisch een SharePoint-site aangemaakt. De rechtenstructuur van die site is gekoppeld aan dat specifiek team, zodat alle teamleden automatisch de juiste toegangs- en bewerkingsrechten krijgen. Handig, toch?

Het loont dus de moeite om vooraf goed na te denken op welke manier je Microsoft Teams wil gebruiken in je bedrijf, zodat je kan profiteren van de automatische rechtenstructuur gekoppeld aan elk team.

Volgens diezelfde logica maakt Microsoft een nieuwe hoofdmap aan op je SharePoint-site voor elk openbaar Teams-kanaal dat je creëert. Maak je echter een privékanaal aan, dan wordt er achter de schermen een volledig nieuwe SharePoint-site in het leven geroepen. Dat gebeurt zo omdat de toegangsrechten van een privékanaal kunnen afwijken van een openbaar kanaal.

De kijk van Incrius

Bij Incrius vinden we Microsoft Teams hét samenwerkingsplatform bij uitstek voor kleine en middelgrote bedrijven. Omdat Teams zelf sites op SharePoint aanmaakt en ze bovendien meteen voorziet van de juiste toegangsrechten voor groepsleden, hoef je je hoofd daar alvast niet meer over te breken. En dat is pure tijdwinst!

Een van onze persoonlijke bonustips is dan ook de volgende: een horizontale structuur van je SharePoint-sites is het meest toekomstbestendig. Zeker wanneer je bedrijf meer en meer met Teams wil werken of wanneer de structuur van je onderneming onderhevig is aan veranderingen. Je vermijd dus best subsites voor een zo hoog mogelijke productiviteit.

 

Klaar om de theorie in praktijk te brengen?

Diensten zoals SharePoint en OneDrive en hun integratie in Microsoft Teams mogen dan misschien complex lijken, maar eenmaal je de logica kent is alles zo klaar als een klontje. OneDrive gebruik je voor jezelf, SharePoint gebruik je voor het hele team of bedrijf.

Bestanden in Microsoft Teams worden op de achtergrond ook op SharePoint gezwierd en zelfs automatisch gekoppeld aan de juiste toegangsrechten voor de gebruikers.

Heb je na het lezen van onze uitleg nog vragen of wil je nog meer concrete tips om het beste te halen uit Microsoft 365? Laat het ons weten, want van efficiëntieverhoging is nog nooit iemand slechter geworden 😉